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Dokumentation

  Das Reservations-Modul

Gruppen, Objekte und Reservationen

Bei einer Reservation wird immer ein Objekt reserviert. Dieses Objekt kann ein Raum, ein Gerät oder sonst etwas sein, abstrakt nennen wir es einfach ein Objekt. Ein solches Reservationsobjekt besitzt in kOOL einen Namen, eine Beschreibung und optional eine Farbe. Damit ist prinzipiell alles vorhanden, um ein solches Objekt zu reservieren.

Eine Reservation gilt für ein bestimmtes Reservationsobjekt und ist durch ein Datum und eine Zeit bestimmt. Weiter werden bei einer Reservation ein Zweck, der Name und weitere Kontaktangaben zur reservierenden Person gespeichert.

Wenn bei einzelnen Reservationsobjekten eine gewisse Kontrolle über die gemachten Reservationen wünschenswert ist, kann ein Objekt als „moderiert“ deklariert werden. Dann werden die Reservationen dieses Objektes nicht sofort ausgeführt, sondern erst, wenn ein „Moderator“ (z.B. der Pastor) die Reservation genehmigt hat. Dabei wird noch unterschieden, ob beim Eingang einer zu moderierenden Reservation zusätzlich ein Mail an alle Moderatoren verschickt werden soll. Auf jeden Fall sieht ein Moderator die Anzahl offener, zu moderierender Reservationen entweder im Frontmodul „Moderation“ oder auch im Submenu „Moderation“ des Reservations-Moduls. Weiter werden solche offenen Reservationen in der Kalenderansicht dargestellt. Mehr dazu weiter unten.

Da es schnell relativ viele Reservationsobjekte geben kann, werden die Berechtigungen nicht auf Stufe Objekt vergeben, sondern einzelne Objekte werden zu Reservationsgruppen zusammengefasst. Zum Beispiel könnten alle Räume in einer Gruppe „Räume“ oder alle technischen Anlagen wie Beamer, Kamera usw. in einer Gruppe „Technik“ oder „Multimedia“ zusammengefasst werden. Nun können einzelnen Logins Rechte für solche Reservationsgruppen zugewiesen werden. Dies ermöglicht es für die verschiedenen Gruppen, verschiedene Moderatoren zu haben.

Verknüpfte Objekte

Ein Reservations-Objekt („Objekt A“) kann mehrere mit ihm verknüpfte Objekte („Objekte B-E“) haben. Dies bedeutet, dass eine Reservation für „Objekt A“ ebenfalls die „Objekte B-E“ blockiert. Dies kann z.B. bei mehreren Räumen in einem Gebäude sinnvoll sein. Dann kann man für jeden einzelnen Raum ein Reservations-Objekte anlegen, damit man diese einzeln reservieren kann. Aber zusätzlich dazu könnte man noch ein Objekte „Alle Räume“ anlegen, welches dann alle Räume als verknüpfte Objekte enthält. Analog könnte dieses Konzept für Räume mit Trennwänden verwendet werden.

Das Objekt, das verknüpfte Objekte enthält, ist selber aber trotzdem ein eigenständiges Reservations-Objekt. Somit muss z.B. für dieses Objekt definiert werden, ob es moderiert sein soll oder nicht.

In der Liste der Reservations-Objekte erscheint hinter dem Namen eines Objektes, das verknüpfte Objekte hat, in Klammern die Anzahl verknüpfter Objekte. Ebenso erscheint beim Erfassen einer neuen Reservation eines Objektes, welches verknüpfte Objekte hat, in der Objektbeschreibung (Submenu) eine Liste der verknüpften Objekte.

Benutzerrechte

Die Berechtigungen können pro Reservationsgruppe oder auch feiner pro Objekt definiert werden. Das gewünschte Verhalten kann in den globalen Einstellungen zum Reservations-Modul definiert werden.

Pro Benutzer können fünf verschiedene Berechtigungsstufen gesetzt werden:

  • Betrachten: Reservationen dieser Gruppe dürfen betrachtet werden, es können aber keine neuen Reservationen erfasst oder beantragt werden.
  • Neu: Reservationen dürfen erfasst oder bei moderierten Objekten beantragt werden.
  • Eigene und nicht-moderierte bearbeiten und löschen
  • Bearbeiten: Es dürfen alle Reservationen dieser Gruppe bearbeitet und auch gelöscht werden. Auch moderierte Objekte können ohne Bestätigung eines Moderators reserviert werden.
  • Moderieren: Zusätzlich zu den bisherigen Rechten werden Reservationsanträge von moderierten Objekten bestätigt oder abgelehnt.

Moderation

Jedes Reservationsobjekt kann moderiert werden. Die beiden Optionen „inkl.“ und „inkl. Mail“ unterscheiden sich lediglich dadurch, dass bei der letzteren sofort nach Beantragung einer Reservation ein Mail an alle Moderatoren des entsprechenden Objektes verschickt wird.

Nachdem ein Reservationsantrag entweder bewilligt oder abgelehnt wurde, kann dem Antragstellenden ein Mail zugestellt werden, damit dieser über den Entscheid Bescheid weiss. Dazu wird ein Standard-Mail verschickt, dessen Text bei Bedarf noch ergänzt werden kann.

Ab Berechtigungsstufe 4 (Bearbeiten) können auch moderierte Reservationsobjekte ohne Moderation reserviert werden.

Eingeloggte Benutzer können ihre eigenen offenen Reservations-Anträge sehen und auch wieder löschen, bevor sie von einem Moderator bewilligt wurden.

In der Ansicht "Objekte anzeigen" sind die Moderatoren der einzelnen Objekte im Tooltip ersichtlich, wenn man mit der Maus über die Spalte "Moderation" fährt.

Kalenderansicht

In der Kalenderansicht kommen die Farben der Reservationsobjekte zum Tragen, denn die einzelnen Reservationen werden je nach Objekt eingefärbt, was zur visuellen Orientierung beiträgt.

Die Kalender-Darstellung im Reservations-Modul ist identisch zum Kalender der Termin-Moduls. Zusätzlich können die Reservationen zu einem Termin kombiniert dargestellt werden. Dazu muss einerseits die entsprechende Option bei dieser Termingruppe aktiviert sein und andererseits kann über die globale Option in den Einstellungen zum Reservations-Modul die kombinierte Darstellung ein- und ausgeschaltet werden.

Ressourcen-Ansicht

In der Ressourcen-Ansicht werden die Reservationsobjekte einzeln angezeigt. Dies erleichtert die Abklärung, welche Objekte zu einer gegebenen Zeit reserviert bzw. noch nicht belegt sind. zB. Welches Zimmer kann für ein Seminar am Dienstag Abend benutzt werden? Mit der Drag&Drop Funktion können Reservationen einfach von einem Objekt zu einem anderen verschoben werden (zB wenn eine Veranstaltung in einem anderen Saal stattfindet). 

In der Ressourcen-Ansicht kann zwischen der Monats-, der Wochen- und der Tagesansicht gewählt werden. 

Reservationen erfassen und bearbeiten

Der Ablauf unterscheidet sich je nach den vorhandenen Benutzerrechten:

Stufe 2 „Neu“: Neue Reservationen für nicht moderierte Objekte können sofort erfasst werden. Bei moderierten Objekten muss ein Moderator die Reservation erst bestätigen. Einmal erfasst Reservationen können nur dann bearbeitet oder gelöscht werden, wenn der entsprechene Sicherheits-Code zu dieser Reservation eingegeben wird. Alternativ können eingeloggte Benutzer mit dieser Berechtigungsstufe ihre eigenen Reservationen auch ohne diesem Sicherheits-Code nachträglich bearbeiten oder löschen.

Stufe 4 „Bearbeiten“: Auf dieser Stufe dürfen sämtliche Reservationen sowohl erfasst wie auch nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden. Zu moderierende Reservations-Anfragen können nicht gelöscht oder bewilligt werden.

Ein eingeloggter Benutzer kann mehrere Reservations-Objekte auf einmal reservieren, damit muss er seine Kontakt- und Zweck-Angaben nur einmal für alle Objekte machen. Diese Option steht standardmässig dem Gast-Benutzer nicht zur Verfügung, kann aber mit einer Einstellung aktiviert werden (siehe unten).

Wiederholte Reservationen - Serien

Beim Erfassen einer neuen Reservation können Sie angeben, ob diese Reservation wiederholt erfasst werden soll. Sie haben dabei die Möglichkeit die Wiederholung auf verschiedenste Weisen zu definieren. So erfasste Reservationen werden in einer Serie zusammen gefasst und können später wieder als Serie bearbeitet oder gelöscht werden.

Beim Bearbeiten oder Löschen einer Reservation aus einer Serie, können Sie angeben, ob diese Änderungen nur für diese eine Reservation oder für die ganze Serie gelten soll.

Info-E-Mail bei neuen Reservationen

Pro neuer Reservation kann ein automatisches Info E-Mail verschickt werden, falls dies gewünscht ist. Dazu gibt es einerseits die globale Einstellung "Für jede erfolgte Reservation ein E-Mail senden an:" (siehe unten). Zusätzlich gibt es pro Reservations-Objekt die Möglichkeit, eine E-Mail Adresse und einen Text zu erfassen. Dadurch wird bei Reservationen für dieses Objekt ein E-Mail an diese Adresse geschickt und nicht an die bei obiger Einstellung hinterlegte.

Filter

Die angezeigten Reservationen können zeitlich gefiltert werden, dadurch kann die Übersichtlichkeit deutlich gesteigert werden. Beispiele:

  • Alle Reservationen ab dem aktuellen Monat anzeigen (d.h. alle Reservationen der vergangenen Monate ausblenden). Dies ist die Standard-Einstellung.
  • Reservationen während den nächsten Sommerferien (Juli bis August) anzeigen.

Wenn Sie die Berechtigungsstufe 4 (Moderator) haben, können Sie einen Filter auch als global speichern. Dies bedeutet, dass Benutzer von kOOL, die lediglich Reservationen erfassen aber keine bearbeiten dürfen (also lediglich Stufe 2 haben), nur noch die Reservationen innerhalb des definierten Zeitraumes sehen.

Zusätzlich können Sie den Filter manuell auf Logins und Login-Gruppen anwenden indem Sie die Einstellung 'Globalen Zeitfilter erzwingen' des Logins oder der Login-Gruppe auf Ja setzen.

Einstellungen

Benutzer-Einstellungen

  • Standard-Seite: Durch Klicken auf "Reservation" in der Hauptnavigation öffnet diese Seite.
  • Liste: Anzahl Reservationen pro Seite:
  • Anzahl Monate in Jahresansicht:
  • Erste Stunde im Kalender: Beginn des Wochen-Kalenders, auch im PDF.
  • Letzte Stunde im Kalender: Ende des Wochen-Kalenders, auch im PDF.
  • Reservations-Titel für den Monatskalender: Wähle was als Reservations-Titel im Monatskalender angezeigt werden soll: Objekt, Zweck, Name
  • Maximale Anzahl Zeichen für Titel im Monatskalender: Titel im Monatskalender werden nach dieser Anzahl Zeichen abgeschnitten. Falls ein Titel länger wird als die Breite des Tages wird der Titel auf eine zweite Zeile umgebrochen.
  • Sonntage in der Listenansicht hervorheben: Mit dieser Option werden die Reservationen, die an einem Sonntag stattfinden, in der Listenansicht hervorgehoben.
  • Reservationen zu Terminen im Kalender zusammengefasst darstellen: Wenn ein Termin viele Reservationen ausführt, kann die Darstellung – vor allem im Wochenkalender – unübersichtlich werden. Deshalb können mit dieser Option die Reservationen zu einem Termin im Reservations-Kalender zusammengefasst dargestellt werden. Diese Option kann für einzelne Termingruppen separat definiert werden, wenn Sie die Option "Reservationen kombiniert darstellen" entsprechend setzen.
  • Zeiten im PDF-Kalender anzeigen: Der als PDF-Datei exportierte Monatskalender kann entweder die Zeiten zu den Terminen enthalten oder nicht. Werden die Zeiten nicht angezeigt, steht natürlich mehr Platz für die Anlassbezeichnung zur Verfügung.
  • Zweck im PDF-Kalender anzeigen: Mit dieser Option wird der Zweck einer Reservation im PDF auf einer zweiten Zeile dargestellt.
  • Der Wochenkalender (PDF) beginnt am: Erster Tag für den Wochenkalender-Export als PDF.
  • Anzahl Tage für Wochenkalender (PDF): Anzahl Tage, die im PDF-Wochen-Export erscheinen sollen.
  • Beim PDF-Export Farblegende ausgeben? Damit wird im PDF-Export eine Farblegende aller Objekte erstellt.
  • E-Mail-Bestätigung für eigene Reservationen: Auch für die eigenen Reservationen erhält man eine E-Mail Bestätigung
  • E-Mail-Benachrichtigung für moderierte Reservationen von Stufe-4-Benutzern: Damit erhalten Sie als Moderator eine E-Mail Bestätigung wenn jemand eine moderierte Reservation anlegt, die ohne Moderation gespeichert wird, weil der Benutzer genügend Rechte dazu hatte.
  • iCal-Export: Vergangene Reservationen exportieren: Mit dieser Option wird definiert, wie weit zurück vergangene Reservationen ebenfalls im iCal-Export erscheinen sollen. Standard ist, dass nur Einträge ab heute erscheinen.

Globale Einstellungen (ab Stufe 4)

  • Pflichtfelder für neue Reservationen: Definieren Sie die Felder, die für jede neue Reservation zwingend ausgefüllt werden müssen, damit die Reservation erfasst werden kann.
  • Für jede erfolgte Reservation ein E-Mail senden an: Hier können Sie eine oder mehrere (durch komme getrennte) E-Mailadressen angeben, die für jede erfasste Reservation ein Bestätigungsemail erhalten sollen. Dies sind einerseits alle nicht moderierten Reservationen und andererseits alle bewilligten moderierten Reservationen.
  • Name und Email für Gast anzeigen: Damit haben Sie die Möglichkeit, die Personen-Angaben zu einer Reservation beim Guest-Account auszublenden. Damit werden Name und Emailadresse der Person, die eine Reservation eingetragen hat, nur noch angezeigt, wenn jemand eingeloggt ist.
  • Gast darf Zweck der Reservationen sehen: Die Zwecke der Reservationen werden auch für den Gast-Benutzer angezeigt.
  • Gast darf mehrere Objekte auf einmal reservieren: Ein eingeloggter Benutzer kann für eine neue Reservation mehrere Objekte auswählen. Mit dieser Option kann diese Möglichkeit auch dem Gast-Benutzer zur Verfügung gestellt werden.
  • Sollen offene Moderationen für alle Benutzer sichtbar sein? Wird diese Option auf "Ja" gesetzt, sehen alle Benutzer auch diejenigen Reservationen, welche vom Moderator noch nicht bearbeitet wurden.
  • ICS-Datei an Bestätigungs E-Mails an Reservierende anhängen: Bestätigungs E-Mails an Benutzer nach erfolgreicher Erfassung einer Reservation enthalten mit dieser Option einen ICS-Anhang. In dieser iCal-Datei sind die erfolgten Reservationen aufgeführt.
  • Berechtigungen definieren über: Die Zugriffsberechtigungen können entweder über die Reservationsgruppen (standard) oder die einzelnen Reservationsobjekte definiert werden.

iCal-Links: Import der kOOL-Reservationen in iCal, Outlook etc.

 

Die Reservationen aus kOOL können über einen sogenannten iCal-Feed direkt in ein Kalender-Programm importiert werden. Über den Menupunkt "iCal-Links" stehen verschiedene Links zur Verfügung, die unterschiedliche Termine beinhalten. Diese Links können mit der rechten Maustaste angeklickt werden und mittels "Adresse des Links kopieren" kopiert und im Kalender-Programm (Outlook, iCal, etc) eingefügt werden.

Neben den Links für alle Reservations-Objekte und -Gruppen stehen auch separate Links für die eigenen Vorlagen zur Verfügung. Falls in der Listenansicht ein Filter definiert wurde (durch Rechts-Klick auf eine der Spaltenüberschriften), wird dieser Filter auch auf den iCal-Link "Aktuell sichtbare (inkl. Filter)" angewandt.

Diese iCal-Links sind pro Login unterschiedlich, d.h. Sie sollten Ihre Links niemandem sonst weitergeben, sondern jeder sollte seine eigenen verwenden. In diesen Links sind Ihre Benutzernamen und Passwort für kOOL verschlüsselt enthalten. Sobald Sie also Ihr Passwort ändern, werden auch diese Links verändert. Das kann z.B. hilfreich sein, wenn Ihre iCal-Links veröffentlicht wurden, dann können Sie die alten durch Ändern Ihres Passwortes ungültig machen.

 

 

Die Unterstützung von iCal in Outlook ist in älteren Version ziemlich fehlerhaft, deshalb empfiehlt es sich, mindestens Outlook 2003 oder am besten Outlook 2007 einzusetzen. Für Outlook 2003 gibt es ein einfaches Plugin, mit dem die Verwaltung von Remote Kalendern wesentlich einfacher wird: remotecalendars.sourceforge.net

Weitere Informationen rund um iCal finden Sie in Wikipedia: en.wikipedia.org/wiki/ICalendar

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