[ EN ]    [ DE ]    [ NL ] 
kOOL Logo HomeÜberDownloadDokumentation
Rects
Dokumentation

  Das Admin-Modul

Allgemeine Einstellungen

Diese Einstellungen dürfen ab der Berechtigungsstufe 2 gemacht werden.

  • Füllen Sie die Kontakt-Angaben für Ihre Organisation aus. Diese Adresse kann z.B. beim Serienbrief als Absender verwendet werden. Die E-Mail Adresse wird als Absender für automatisch generierte E-Mails verwendet.
  • Mit der Option „Login darf seine Personendaten bearbeiten“, wird jeder eingeloggten Person erlaubt, ihre eigenen Personendaten zu bearbeiten. Dies kann in einigen Fällen wünschenswert sein. Allerdings muss für dieses Login das Leute-Modul installiert sein.
  • Benutzer darf sein Passwort ändern: Wenn diese Option aktiviert ist, kann ein Benutzer mit der Berechtigungsstufe 1 im Admin-Modul sein eigenes Passwort ändern.

SMS-Einstellungen

  • Aktivierte Absender: Alle diese Absender sind registriert und dürfen aus kOOL heraus verwendet werden.
  • Neuen Absender aktivieren (nur mit aspsms): Trage hier eine Mobilnummer ein, die als Absender verwendet werden soll. Auf diese Nummer wird per SMS ein Aktivierungscode geschickt, der hier wieder eingegeben werden muss, um die Nummer zu aktivieren.
  • Landesvorwahl für Handynummer: Diese Landesvorwahl wird für den SMS-Versand verwendet, falls die entsprechende Handynummer keine definiert hat.

Gruppen E-Mail Einstellungen

  • Anzahl E-Mails, die aufs Mal verschickt werden: Alle 5 Minuten werden diese Anzahl E-Mails verschickt.
  • Maximale Anzahl Empfänger (0 für kein Limit): Falls ein Gruppen E-Mail mehr Empfänger hat als hier definiert, erhält der Sender eine entsprechende Fehlermeldung.

Einstellungen für den Excel-Export

  • Schriftart für Text Definiere hier den Namen der Schriftart, die in Excel-Exports verwendet werden soll.
  • Schriftart für Titel Definiere hier den Namen der Schriftart, die in Excel-Exports für Titel verwendet werden soll.
  • Titel fett markieren? Damit werden die Titel fett markiert.
  • Farbe für die Titel Wähle eine Farbe, die für die Titel verwendet werden soll.

Layout Einstellungen

Falls die Berechtigungen dazu reichen, kann jeder Benutzer das Erscheinungsbild von kOOL über diese Optionen seinen Bedürfnissen anpassen.

  • Frontmodule: Sowohl die Platzierung wie auch die Darstellung der einzelnen Frontmodule kann hier definiert werden. Die gemachten Einstellungen werden sofort wirksam.
  • Listen-Limiten: Je nach Bildschirmgrösse kann es sinnvoll sein, die Anzahl der in einer Liste dargestellen Zeilen zu erhöhen oder zu begrenzen. Hier kann für jedes Modul das Listenlimit separat definiert werden.
    Ebenfalls kann hier definiert werden, wie viele Monate in der Jahresansicht auf einmal dargestellt werden sollen. Dabei stehen 3,4,6 oder 12 Monate zur Auswahl.
  • Default-Seiten pro Modul: Falls Sie beim Daten-Modul meistens mit der Kalender-Ansicht arbeiten, können Sie hier die Default-Seite für das Daten-Modul auf Kalender einstellen. Falls Sie lieber die Listenansicht als erstes sehen möchten, können Sie dies ebenfalls hier auswählen.
  • Menüs: Für die Menüs können Sie definieren, ob diese Dropdown-Menüs haben sollen, welche die Inhalte der Submenüs darstellen. Ebenfalls können Sie die Reihenfolge der Menüs selber definieren.
  • Notizen-Submenu anzeigen: Damit erscheint in jedem Modul ein zusätzliches Notizen-Submenu.
  • Angewandte Listen-Filter nach Logout wiederherstellen? Mit dieser Option werden die angewandten Listenfilter nach dem Logout wieder angewandt. Listenfilter können Sie setzen durch Rechtsklick auf die Spaltenüberschriften in den Listen.
  • Dateiformat für Excel-Exporte: Wählen Sie das gewünschte Excel-Format für die Exporte.

Layout-Eintellungen Gast

Da der Gast-Account (ko_guest) in den meisten Fällen nicht Zugriff auf das Admin-Modul hat, kann er seine Layout-Einstellungen nicht selber ändern. Deshalb findet sich hier dieser Menüeintrag, über welchen die selben Layout-Einstellungen wie für alle anderen kOOL-Benutzer gemacht werden können.

Etiketten

Für den Etiketten-Export aus dem Leute-Modul heraus, können hier verschiedene Layouts für Etiketten-Bögen erstellt werden. Beim Export kann dann eine dieser Vorlagen ausgewählt werden, weshalb die Einstellung hier zuerst erfolgen muss.

PDF-Layout

Für den PDF-Export von Adress-Daten im Leute-Modul können verschiedene Layout-Vorlagen verwendet werden. Ab der Berechtigungsstufe 2 im Admin-Modul können die vorhandenen PDF-Vorlagen bearbeitet und neue erstellt werden. Um eine PDF-Liste mit einer vorhandenen Vorlage zu erstellen, werden lediglich Betrachten-Rechte (Stufe 1) im Leute-Modul benötigt.

Im PDF-Layout können gewissen Einstellungen gemacht werden, die beim Export selber überschrieben werden können, z.B. die Kopf- und Fusszeilen oder die Filter- und Spalten-Vorlagen. Damit ist es möglich, allgemeine Layout-Vorlagen zu machen, die für verschiedene Listen verwendet werden können.

  • Name: Dies definiert lediglich den Namen der Vorlage, unter dem diese im Leute-Modul ausgewählt werden kann.
  • Seite: Definieren Sie neben der Seiten-Ausrichtung die Ränder oben, unten, links und rechts in Millimetern.
  • Kopfzeile: Für die Kopfzeile stehen 3 Bereich zur Verfügung: Link, Mitte und Rechts. Neben der Schriftart und -grösse können Sie auch einen Text einfüllen, den Sie beim eigentlichen Export überschreiben können, falls nötig
  • Titel-Zeile der Tabelle: In der ersten Zeile der Tabelle stehen die Spalten-Überschriften. Wie diese Spalte formatiert werden soll, können Sie hier angeben.
  • Daten - Filter: Durch die Angabe einer Filtervorlage, wird diese beim Export als Standart verwendet. Der Benutzer kann dennoch eine seiner eigenen Filtervorlagen verwenden, die hier eingestellt dient lediglich als Vorlage. Wenn Sie keine Filtervorlage auswählen, wird normalerweise der aktuelle Filter verwendet, falls der Benutzer nicht explizit eine seiner Filtervorlagen angibt.
  • Daten - Spalten: Analog zur Filtervorlage definieren Sie hier die Spaltenvorlage, die wiederum beim eigentlichen Export überschrieben werden kann. Wenn hier nichts angegeben wird, werden die zum Zeitpunkt des Exports sichtbaren Spalten verwendet.
  • Daten - Gruppen-Datenfelder: Hiermit definieren Sie, ob die Gruppen-Datenfelder zu Gruppen-Spalten ebenfalls ausgegeben werden sollen.
  • Daten - Spalten mit Eltern-Daten für Kinder ausgeben: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie für alle Kinder beim Export zusätzlich die Angaben der Eltern ausgeben möchten (z.B. Name oder Natelnummer der Eltern usw.)
  • Daten - Sortierung: Wählen Sie hier die Sortierreihenfolge der ausgegebenen Daten. Falls Sie dies leer lassen, wird jeweils die zum Zeitpunkt des Exports aktuelle Sortiereinstellung verwendet.
  • Daten - Inhalt: Definieren Sie die Schriftart und -grösse für den Tabelleninhalt
  • Fusszeile: Analog zur Kopfzeile können Sie hier die drei Bereich links, mitte und rechts im Fussbereich formatieren und vorgeben.

Passwort ändern

Ein Benutzer mit der Berechtigungsstufe 1 für das Admin-Modul kann sein eigenes Passwort ändern. Dies kann mit der oben erwähnten Option unterbunden werden (siehe Allgemeine Optionen).

Logins

Ab der Berechtigungsstufe 5 dürfen die Logins bearbeitet werden. Diese beinhalten den Loginnamen, das Passwort, die zur Verfügung stehenden Module und deren Berechtigungen. Alle diese Einstellungen können im Admin-Modul vorgenommen werden. Ebenfalls können neue Logins erstellt sowie bestehende gelöscht werden.

Sie können ein bestehendes Login kopieren, indem Sie die Berechtigungen und die Benutzereinstellungen (Platzierungen der Submenus, Layouteinstellungen, Filtervorlagen, Spaltenvorlagen, usw.) eines bestehenden Logins für ein neues verwenden. Dazu können Sie beim Erstellen des neuen Logins angeben, von welchem Login die Berechtigungen und von welchem die Einstellungen übernommen werden sollen.

Es empfiehlt sich, nicht mehr benötigte Logins umgehend zu löschen, damit keine nicht verwendeten Logins vorhanden sind.

 

Einem Login kann eine Person aus der Personendatenbank zugewiesen werden. Erst mit dieser Zuweisung wird ein Login „persönlich“. Ist einem Login eine Person zugewiesen, werden z.B. die Personendaten bei einer neu erfassten Reservation automatisch übernommen und müssen vom Benutzer nicht eingetragen werden. Wichtig ist diese Zuweisung vorallem für Moderatoren von Termingruppen oder Reservationsgruppen. Denn beim Eingang einer Moderation wird die E-Mail Adresse der diesem Login zugewiesenen Person verwendet, um das Benachrichtigungs E-Mail zu versenden.

Die Zuweisung einer Adresse zu einem Login erfolgt direkt über die Bearbeitung des Logins. Danach erscheint der Name der zugewiesenen Adresse in der Liste der Logins.

 

Über die Admin-E-Mail Adresse eines Logins kann einem Login eine E-Mail Adresse zugewiesen werden, ohne dass ein Personendatensatz aus dem Leute-Modul ausgewählt werden muss. Dies kann sinnvoll sein, wenn eine kOOL-Installation ohne Leute-Modul läuft oder um die dort gespeicherte Adresse zu überschreiben. Dies kann z.B. sinnvoll sein, um die private Adresse vom Leute-Modul nicht als Absender für E-Mails aus kOOL zu verwenden. In diesem Fall kann diese Geschäftadresse beim Login eingetragen, welche dann die private aus dem Leute-Modul überschreibt.

Analog dazu kann eine "Alternative Mobilnummer" erfasst werden. Dies kann entweder eine Mobilnummer oder ein Text sein, der beim Versenden von SMS als Absender verwendet werden kann. Damit dies funktioniert, muss dieser Wert als sender_id registriert sein (in ko-config.php).

 

Für einige Module können neben einem ALLE-Recht auch Berechtigungen für einzelne Elemente (z.B. Reservationsgruppen oder Spendenkonti) vergeben werden. Dabei gilt das ALLE-Recht immer als Minimum, d.h. für die einzelnen Elemente kann dieses Recht nur noch erhöht werden. Mit dem blauen Pfeil neben dem ALLE-Recht kann die aktuelle ALLE-Stufe allen Elementen zugewiesen werden, dies ist z.B. praktisch, um die Berechtigungsstufe für alle zu senken.

Gast-Konto ko_guest

Das Login "ko_guest" erfüllt eine Spezialrolle. Sobald jemand das kOOL im Webbrowser öffnet wird er – für ihn nicht erkennbar – mit diesem Login eingeloggt. Somit können mit diesem Login die Berechtigungen für alle „fremden“ Benutzer definiert werden. Somit wäre es prinzipiell möglich, die komplette Personendatenbank der allgemeinen Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen – obwohl dies in den meisten Fällen nicht wünschenswert wäre. Als einziges Login kann dieses nicht gelöscht werden.

 

Falls jemand das Passwort zu seinem Login vergessen hat, kann der Administrator – das Login mit den entsprechenden Berechtigungen, um die Logindaten anzupassen – ein neues Passwort vergeben. Das bisherige kann nicht ausgelesen werden, da dieses aus Sicherheits-Gründen nur verschlüsselt gespeichert wird.

Mit der Option „Identität annehmen“ kann sich ein Administrator mit einem fremden Login einloggen, ohne dass dafür das Passwort bekannt sein muss. Um sich danach wieder als Administrator zu arbeiten, muss er sich erst ausloggen und wieder mit seinem Passwort einloggen.

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, dass ein Login nur Adressen einer bestimmten Gruppe bearbeiten darf. Damit von diesem Login neu erfasste oder bearbeitete Personen auch sicher in der entsprechenden Gruppe bleiben, kann mit der Option "Personen, die dieser User bearbeitet oder hinzufügt, sollen dieser Gruppe zugewiesen werden" diese Gruppe definiert werden. Damit ist sichergestellt, dass dieses Login nach dem Erfassen einer Adresse diese selber nicht sehen kann, weil sie nicht der entsprechenden Gruppe zugewiesen wurde.

Logins deaktivieren

Falls Sie einen Benutzer für eine gewisse Zeit keinen Zugang zu kOOL geben möchten, müssen Sie das entsprechende Login nicht unbedingt löschen, sondern Sie können es auch vorübergehend deaktivieren. Nach dem Reaktivieren kann sich der Benutzer wieder einloggen und alle seine Berechtigungen und Einstellungen sind noch erhalten. Dazu finden Sie in der Liste der Logins eine Spalte mit einem grünen und einem roten Symbol. Dadurch erkennen Sie sowohl den momentanen Zustand jedes Login, können diesen aber auch durch einen Klick ändern. Der Status der beiden Logins ko_guest und root kann nicht geändert werden.

Benutzergruppen

Zur besseren Strukturierung der Zugriffsrechte können in kOOL Benutzergruppen verwendet werden. Für die einzelnen Benutzergruppen können gleich wie bei den Logins Berechtigungen für einzelne Module zugewiesen werden. Ein Login kann dann einer oder mehreren Benutzergruppen zugewiesen werden, wobei die Rechte kombiniert werden. Die Rechte für ein einzelnes Login werden durch alle zugewiesenen Benutzergruppen erweitert.

Als Beispiel soll ein Login „Hans“ betrachtet werden, welches den beiden Benutzergruppen „gast-rechte“ und „leute-adressen“ zugewiesen ist. Das Login selber hat gar keine zugewiesenen Rechte oder Module. Die Gruppe „gast-rechte“ enthält die beiden Module „Termine“ (Stufe 1, Ansehen) und „Reservationen“ (Stufe 2, Erfassen). Die Gruppe „leute-adressen“ enthält das Leute-Modul mit der Stufe 1 (Lesen) und einer Spaltenvorlage für die Stufe 1, mit welcher nur die Adressspalten (Name, Adresse, PLZ und Ort) dargestellt werden.

Resultierend hat der Benutzer Hans alle Rechte addiert, d.h. er kann Termine betrachten, neue Reservationen erfassen und kann von allen Personen die Adressdaten betrachten.

Der Vorteil von Benutzergruppen macht sich bei der Verwaltung von mehreren Logins bemerkbar, wenn die Rechte angepasst werden müssen. Durch eine sinnvolle Aufteilung der Rechte in verschiedene Gruppen, müssen Änderungen später lediglich an den einzelnen Gruppen vorgenommen werden und müssen nicht separat für jedes einzelne Login gemacht werden.

News auf der Startseite

Manchmal kann es praktisch sein, Informationen über die kOOL-Startseite zu publizieren. Dazu dienen die Startseiten-News, die im Admin-Modul ab der Berechtigungsstufe 2 erstellt und bearbeitet werden können.

"Öffentliche" News-Einträge werden auch dargestellt, wenn noch kein Benutzer eingeloggt ist (eingeloggte Benutzer sehen diese aber auch). News vom Typ "Nur für eingeloggte Benutzer" erscheinen erst, wenn sich ein Benutzer erfolgreich eingeloggt hat.

Log-Meldungen

Während der Arbeit mit kOOL werden alle wichtigen Operationen geloggt, d.h. in einer Tabelle notiert. Dies erfüllt verschiedne Zwecke: Nachvollzug der vergangenen Ereignisse, Zuweisung von Operationen zu Benutzern, Nachvollzug von Fehlern usw.

Mit dem Log-Filter können die Log-Einträge nach drei Kriterien gefiltert werden:

- Typ: Beschreibt die vollzogene Aktion

- User: Welcher Benutzer (Login) hat eine Aktion gemacht

- Zeit: Welche Zeitspanne soll in Betracht gezogen werden.

Daneben können der Übersichtlichkeit halber mit der Option „Guest verstecken“ alle Guest-Aktionen ausgeblendet werden.

Um einen Filter nicht anzuwenden, kann aus der Liste der leere Eintrag gewählt werden. Sind alle drei Filter auf leer eingestellt, werden alle Einträge dargestellt – dies kann eine ziemlich lange Liste ergeben!

SMS Statistik

Die aus kOOL versanden SMS können unter SMS Statistik angeschaut werden. Die Liste zeigt alle versandten Nachrichten im gewählten Zeitintervall. Benutzer mit Berechtigungsstufe 1 sehen nur die selber verschickten Mitteilungen. Benutzer mit Stufe 4 sehen die verschickten Nachrichten aller kOOL-Benutzer.

Für jede Nachricht zeigt die Spalte "Verhältnis" die Anzahl Nachrichten, die sofort übermittelt werden konnten - aus verschiedenen Gründen ist es nicht immer möglich, alle Nachrichten sofort zu übertragen. Die Spalte "Punkte" zeigt die verbrauchten Punkte für die sofort übermittelten Nachrichten an.

Die Statistik unterhalb der Liste zeigt eine Zusammenfassung über alle Nachrichten und nach Benutzer aufgeschlüsselt. Ebenfalls findet sich dort eine Schätzung der total verbrauchten Punkte.

Rects
©Renzo Lauper, CH-5000 Aarau, All rights reserved