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Dokumentation

  Grundkonzepte

kOOL ist von Grund auf einheitlich strukturiert und aufgebaut, dies erleichtert und beschleunigt die tägliche Arbeit damit. Im folgenden werden einige Grundkonzepte vorgestellt, die Sie in allen Modulen antreffen werden.

Module

Die ganze Software ist in verschiedene Module aufgeteilt. Jedes Modul ist prinzipiell in sich geschlossen, allerdings existieren – wo nötig und hilfreich – Schnittstellen zwischen den einzelnen Modulen. So werden zum Beispiel die Personendaten auch bei der Erstellung von Reservationen verwendet.

Jedem Benutzer können keine bis alle Module zugänglich gemacht werden, und für jedes Modul bestehen verschiedene Berechtigungsstufen, die ebenfalls pro Benutzer vergeben werden.

Login, Benutzerrechte

Da kOOL in der Standard-Installation übers Internet erreichbar ist, ist die Benutzerverwaltung und die damit verbundenen Benutzerrechte ein zentrales Thema.

Prinzipiell gibt es zwei Zustände, in denen sich ein Benutzer befinden kann: eingeloggt oder nicht eingeloggt. Weil es nicht praktikabel ist, jedem erdenklichen Benutzer erst ein Login zukommen zu lassen, und es durchaus wünschenswert sein kann, gewisse Informationen und Funktionalität der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen, werden alle nicht autorisierten Benutzer in einem fiktiven Login „ko_guest“ zusammengefasst. So gesehen ist doch jeder Benutzer „eingeloggt“, auch wenn er sich dessen nicht unbedingt bewusst ist. Mehr zu diesem fiktiven Account folgt im nächsten Abschnitt.

Jedes Login ist vorerst unabhängig von einer Person, die ev. dahinter steht und wird nur durch einen Loginnamen und ein Passwort definiert. Hinzu kommen Informationen darüber, welche Module und welche Berechtigungsstufen mit diesem Login zugänglich sind. Die Logindaten werden normalerweise von einer zentralen Stelle aus verwaltet und je nach Bedarf erteilt oder angepasst (Admin-Modul).

Ist ein Login soweit eingerichtet, kann ihm eine Person zugewiesen werden. Erst dann wird das Login effektiv persönlich. Somit ist auch klar, dass der Loginname nichts mit einem realen Namen zu tun haben muss. Mehr über die Zuweisung von Personen zu Logins finden Sie in der Dokumentation zum Leute-Modul.

Gast-Account "ko_guest"

Sobald ein Benutzer die kOOL-Webseite öffnet, ist er automatisch als Gast mit dem Login-Namen „ko_guest“ eingeloggt. Dies ist für den Benutzer nicht erkennbar und für die weitere Verwendung des Systems auch nicht wichtig. Sobald ein gültiger Loginname mit dem passenden Passwort eingegeben wird, ändert das aktuelle Login und ein Logout-Link erscheint.

Die Einstellungen, die für alle Benutzer ohne Login gelten sollen, müssen diesem Gast-Account zugewiesen werden. Dies geschieht im Admin-Modul, wo ko_guest in der Liste der Logins aufgeführt ist und bearbeitet wird wie jedes andere Login. Als einziger Unterschied zu den anderen Logins kann das Gast-Login nicht gelöscht werden.

Startseite, Front-Module

Die Startseite kann pro Login individuell gestaltet werden, damit die wichtigen Informationen gleich beim Einloggen ersichtlich und zugänglich sind. Die Abbildung 2 zeigt eine Startseite nach erfolgtem Login. Die einzelnen Bereiche (Daten, News, Geburtstage usw.) werden Frontmodule genannt und können über den Admin-Bereich ein- und ausgeblendet sowie angeordnet werden. Sie bieten diverse Informationen in kompakter Form. Die Startseite kann jederzeit über den Link „Home“ geöffnet werden.

Die Frontmodule in der Übersicht:

  • Termin-Kalender: Ein Kalender des aktuellen Monats wird angezeigt und Tage, an denen ein Termin eingetragen ist, erscheinen fett. Wenn Sie mit der Maus über einen Tag fahren, erscheinen weitere Details zu den Anlässen an diesem Tag.
  • News: Wenn das News-Frontmodul in der Mitte angezeigt wird, sind die ganzen News-Beiträge sichtbar. Wird es links oder rechts angezeigt, erscheint nur eine Titelübersicht. Durch Klicken auf einen Titel erscheint der ganze News-Text in der Mitte. Neue News können im Admin-Modul angelegt werden.
  • Geburtstage: Eine Liste mit den nächsten Geburtstagen.
  • Adressänderung: Hiermit können Adressänderungen beantragt werden. Dazu muss Name und Vorname eingetragen werden. Danach erscheinen die zu dieser Person bekannten Angaben, die zur Änderung beantragt werden können. Jede Adressänderung muss von einem Moderator genehmigt werden.
  • Moderation: Hier erscheinen alle offenen Moderationen. Dies sind Reservationen und Adressänderungen. Durch Klick auf die entsprechende Zeile werden die entsprechenden Einträge eingeblendet.
  • Dienstplan: Falls der aktuelle und der nächste Dienstplan-Monat bereits geschlossen sind (d.h. es sind keine Änderungen an den Diensteinteilungen mehr möglich), kann für jeden dieser Monate einzeln der Dienstplan runtergeladen werden. Dies ermöglicht es, den Dienstplan allen Interessierten zur Verfügung zu stellen, unabhängig davon, ob sie über ein kOOL-Login verfügen.
  • Heute: Sowohl die nächsten Anlässe, wie die eigenen Reservationen werden hiermit gleich auf der Startseite übersichtlich dargestellt. Falls das aktive Login für einen oder mehrere Dienste verantwortlich ist, werden ebenfalls die Anlässe angezeigt, bei denen für den nächsten Monat noch nicht alle Dienst-Erfassungen vorgenommen worden sind. Somit hat man auf einen Blick eine Übersicht über die nächste Zeit.
  • Adresse suchen: Bietet die selbe Funktionalität wie der Schnell-Filter im Leute-Modul.

Die Startseite und alle weiteren Layout-Einstellungen können für das Gast-Login ebenfalls im Admin-Modul definiert werden.

Submenus

Jedes Modul hat verschiedene Untermenüs (Submenus) mit Links zu den einzelnen Funktionen. Die Submenus sind in logische Gruppen zusammengefasst und jeweils mit einem Titel versehen. Die Abbildung links zeigt ein Submenu aus dem Daten-Modul, das es einem erlaubt, die Termine als Liste oder in der Kalenderansicht anzuzeigen.

Die Submenus selber sowie deren Inhalte sind abhängig von den aktuellen Benutzerrechten. So ist es im Beispiel links nicht möglich, einen neuen Termin hinzuzufügen, weil der Link dazu nicht angezeigt wird – d.h. die Rechte reichen dazu nicht aus.

Die Anordnung der Submenus kann jederzeit angepasst werden und wird pro eingeloggtem Benutzer separat gespeichert. Um ein einzelnes Submenu nach oben, unten rechts oder links zu verschieben, können Sie das Menu öffnen, in dem Sie mit der Maus über das kleine Dreieck links neben dem Titel fahren. Neben der Bewegung der Submenus können Sie das Menü auch schliessen, dann erscheint nur noch der Titel davon, öffnen können Sie es danach analog durch den entsprechenden Menu-Eintrag.

Ansichten, Vorlagen (Itemlisten)

Bei einigen Modulen kann die Ansicht auf vielfälltige Weise den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden. Dazu dienen unter anderem die Submenus, wie es am Beispiel des Leute-Moduls rechts gezeigt ist. In diesem Beispiel können einzelne Spalten ein- und ausgeblendet werden. Dazu müssen Sie lediglich das Häckchen des entsprechenden Eintrages setzen oder entfernen.

Eine solche Auswahl kann in einer Vorlage gespeichert werden, damit sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder ausgewählt werden kann. Im Beispiel rechts bedeutet die Vorlage "adresse", dass nur die Spalten "Vorname", "Nachname", "Adresse", "PLZ" und „Ort“ angezeigt werden sollen.

Eine gespeicherte Vorlage kann wieder gelöscht werden, indem sie zuerst ausgewählt und anschliessend durch Klicken auf das Löschen-Symbol gelöscht wird.

Um eine Vorlage zu bearbeiten, kann die neue Auswahl einfach unter dem selben Namen gespeichert werden.

Standardmässig sind bereits die Vorlagen "Alle" und "Keine" vorhanden.

Admin-User können globale Vorlagen speichern, die dann allen Benutzern zur Verfügung stehen. Solche globale Vorlagen sind mit einem "[G]" vor dem Namen markiert.

Export, Dateidownload

Bei einigen Modulen können Daten als Excel- oder PDF-Dateien exportiert werden. Der Download dieser Dateien beginnt sofort, wobei zusätzlich ein Link erscheint, mit dem die Datei auch auf der eigenen Festplatte gespeichert werden kann. Der automatisch Download kann in den eigenen Layout-Einstellungen im Admin-Modul deaktiviert werden.

Der Dateiname scheint auf den ersten Blick etwas kompliziert. Die Zahlen haben aber eine einfache Bedeutung: Die ersten 8 Ziffern stellen das Datum und die zweiten 6 die Uhrzeit in Stunden, Minuten und Sekunden dar.

Die Datei kann aus diesem Fenster entweder durch einen Links-Klick direkt geöffnet werden – wenn dies vom Browser unterstützt wird -, oder alternativ durch einen Rechts-Klick und Auswählen des Menüeintrages „Speichern unter...“ auf der Festplatte gespeichert werden.

Direkte Anfragen an den Server (Ajax)

Für einige Operationen im kOOL wird nicht die ganze Webseite neu geladen, sondern die Anfrage gelangt direkt an den Server und das Ergebnis wird sofort zurückgeschickt. Dadurch wird die Bedienung für Sie schneller und damit komfortabler. Dies ist z.B. beim PDF-Export der Wochenansicht oder beim ganzen Leute-Filter der Fall.

Damit Sie trotzdem sehen, ob Ihre Anfrage in Bearbeitung ist, stellt kOOL während der Bearbeitung das nebenstehende, animierte Bild in der rechten oberen Bildschirmecke dar. Ebenfalls wird in einigen Fällen die Maus als Sanduhr dargestellt. Sobald die Anfrage vom Server fertig behandelt wurde, verschwindet das animierte Bild wieder – ebenso die Sanduhr.

Sollte das Bild einmal nicht verschwinden, und die Anfrage länger als 10 Sekunden dauern, dann ist etwas schief gegangen. In diesem Fall, können Sie einfach mit einer anderen Operation weiterarbeiten (z.B. auf den Menülink klicken) und die selbe Anfrage später nochmals versuchen.

Mehrfachbearbeitung

In den meisten Listenansichten gibt es unterhalb jeder Spalte ein Bearbeitungssymbol. Damit können die Werte dieser Spalte für mehrere Datensätze gleichzeitig bearbeitet werden. Dazu kannst du einfach die Zeilen mit einem Häckchen markieren und auf das Mehrfachbearbeitungs-Symbol klicken.

Nun kannst du die Werte der gewählten Spalte für alle markierten Zeilen gleichzeitig ändern. Alternativ kannst du auch zuoberst auf "Diesen Wert für alle setzen" klicken und einen Wert eintragen, der dann für alle markierten Zeilen übernommen werden soll.

Direkt-Bearbeitung

Die Listen in kOOL erlauben es, die dargestellten Werte durch einen einfachen Doppelklick zu bearbeiten. Dadurch wird der aktuelle Wert in einem entsprechenden Eingabefeld dargestellt, welches bearbeitet und anschliessend durch Drücken der Enter-Taste gespeichert werden kann.

Um die Bearbeitung ohne Speichern abzubrechen genügt es, neben dem Eingabefeld zu klicken oder die Escape-Taste zu drücken.

Listen filtern

Die meisten Listen in kOOL können nach den einzelnen Spalten gefiltert werden. Bei einigen Modulen gibt es separate Submenus für die Filterung, aber die meisten Listen können sehr einfach gefiltert werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken.

Sobald ein Filter für eine Spalte angewandt ist, erscheint deren Spaltenüberschrift in rot, und zusätzlich erscheint über der Liste ein entsprechender Hinweis.

Im Admin-Modul unter "Layout" findet sich eine Option, mit der die so angewandten Filter auch nach dem Logout aktiviert bleiben. Diese Option heisst "Angewandte Listen-Filter nach Logout wiederherstellen?"

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