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Dokumentation

  Das Dienstplan-Modul (neu seit R43)

Mit dem Release R43 wurde das Dienstplan-Modul von Grund auf neu programmiert. Die vorliegende Seite dokumentiert die neue Version, während die Doku zur früheren Version hier zu finden ist.

Benutzerrechte

Es gibt 5 verschiedene Berechtigungsstufen, welche für jeden Dienst individuell vergeben werden können:

1: Die Einteilung dieses Dienstes ansehen

2: Die Einteilung dieses Dienstes exportieren

3: Dienstplanung für diesen Dienst vornehmen, bearbeiten oder löschen

4: Den Teammitgliedern e-Mails verschicken

5: Dienste neu erstellen und bearbeiten, Status eines Termins ändern (öffnen oder schliessen), generelle Dienstplan-Einstellungen bearbeiten.

 

Einem Teamleiter wird in der Regel Berechtigungsstufe 1 oder 2 für alle Teams sowie Stufe 3 oder 4 für sein eigenes Team gegeben. Die Person, die für den gesamten Dienstplan verantwortlich ist, wird in der Regel Berechtigungsstufe 5 für alle Teams benötigen.

Dienste

Ein "Dienst" ist eine spezifische Arbeit, die für die Durchführung einer Verantstaltung benötigt wird (z.B. Lobpreis, Prediger, Verkehrsdienst etc). Ein Dienst kann bei bestimmten Termingruppen zum Einsatz kommen und bei anderen nicht nötig sein. Daher muss für jeden Dienst die zugehörenden Termingruppen ausgewählt werden. Ausserdem müssen eine oder mehrere Leute-Gruppen ausgewählt werden, welche im jeweiligen Dienst mithelfen.

 

Es gibt zwei verschiedene Arten von Diensten: "Pro Anlass" als Standard bedeutet, dass für jeden Termin eine oder mehrere Personen eingeteilt werden müssen. Ist hingegen "Dienstwoche" ausgewählt, kann eine Person für eine ganze Woche zum Dienst eingeteilt werden. Wird der Einsatzplan erstellt, wird diese Person automatisch für alle Veranstaltungen eingeteilt, in welchem der Dienst benötigt wird.

 

Sie können das Konsensus-Tool pro Dienst aktivieren/deaktivieren. Falls Sie es deaktivieren können Helfer keine Präferenzen für diesen Dienst erfassen. Zusätzlich können Sie einen Beschreibungstext abspeichern, der im Konsensus-Tool angezeigt wird. 

 

Einem Dienst können auch Teams als ganzes zugeteilt werden, z.B. Lobpreis Team 1 und Lobpreis Team 2. Es kann dann ein ganzes Team eingeteilt werden, anstatt alle Mitarbeiter einzeln auswählen zu müssen. Dazu müssen zuerst Untergruppen für die Gruppen, welche dem Dienst zugeordnet sind, erstellt werden: Gruppe "Lobpreis" hat zwei Untergruppen "Team 1" und "Team 2". Sobald die Gruppe "Lobpreis" dem Dienst "Lobpreis" zugeordnet ist, wird das Auswahlfeld nur die zwei Einträge "[Team 1]" und "[Team 2]" anzeigen, aber nicht mehr die einzelnen Personen, welche diesen Untergruppen angehören. Wird ein e-Mail an all die eingeteilten Personen gesandt, erhält jedoch jedes Mitglied des eingeteilten Teams ein Mail.

Termine für den Dienstplan vorbereiten

Nicht alle Termine müssen im Dienstplan-Modul geplant werden. Für jeden Termin muss im kOOL daher einzeln ausgewählt werden, ob er für den Dienstplan verwendet werden soll oder nicht. Dazu muss der Termin bearbeitet und die Dienstplan-Checkbox aktiviert werden. Sollen die meisten Termine einer Termingruppe im Dienstplan erscheinen, kann die Checkbox der Termingruppe aktiviert werden, so dass neue Termine automatisch für den Dienstplan verwendet werden.

Wird einem Termin kein Dienst zugeordnet, wird dieser Termin für die Diensteinteilung nicht angezeigt. Daher ist es wichtig, jeder Termingruppe mindestens einen Dienst zuzuordnen.

Dienste einteilen

Sind alle Dienste und Termingruppen vorbereitet, kann mit dem Einteilen begonnen werden. Für jeden Dienst bestehen zwei Einteilungsmöglichkeiten: mittels Auswahlliste die jeweiligen Personen auswählen oder mittels Textfeld einen eigenen Text einfügen (z.B. "Gastredner" oder "kein Lobpreis"). Sobald eine Person aus der Auswahlliste ausgewählt wurde oder nach der Texteingabe "enter" gedrückt wird, wird der Eintrag gespeichert und rechts angezeigt.

Um eine Einteilung zu löschen, genügt es, mit der Maus darüber zu fahren und den "Löschen"-Knopf anzuklicken. Auch diese Änderung wird sofort gespeichert.

 

Sie können wählen, welche Termine und Dienste beim Einteilen angezeigt werden sollen. Dazu muss lediglich der jeweilige Termin bzw. der jeweilige Dienst im Untermenu aktiviert oder deaktiviert werden. Eine solche Ansicht von Diensten und Termingruppen kann gespeichert werden, so dass zwischen verschiedenen Ansichten bequem hin- und hergewechselt werden kann.

 

Ebenfalls kann die Zeitspanne ausgewählt werden, welche angezeigt werden soll. Dazu können Sie entweder die Zeitspanne oben rechts angeben, diese mittels der + und - Zeichen ändern oder aber einen bestimmten Monat oder ein Datum wählen, wenn Sie auf das rote Kalender-Icon klicken. Wird das blaue Kalender-Icon angeklickt, werden die bereits vergangenen Termine der gewählten Zeitspanne ausgeblendet.

Termine öffnen und schliessen

Jeder Termin bzw. jede Dienstwoche kann den Status "offen" oder "geschlossen" haben. Standardmässig sind alle neuen Termine offen zum Einteilen. Das Klicken auf das Icon des roten Schlosses für einen Termin / eine Dienstwoche schliesst dieses und verunmöglicht weitere Änderungen der Einteilung. Um mehrere Termine / Dienstwochen miteinander zu öffnen oder zu schliessen kann das Icon oben rechts verwendet werden.

Dienste den einzelnen Terminen zuteilen

Wird ein Termin im Terminmodul bearbeitet, kann die Diensteinteilung angezeigt und auch bearbeitet werden. Dazu muss auf "Dienstplanung für diesen Termin" geklickt werden.

Dienstpläne

Die Diensteinteilung kann in verschiedenen Formaten exportiert werden. Bei jedem Termin kann auf das Excel-Icon geklickt werden, wodurch ein Excel-File der angezeigten Dienste für diesen Termin erstellt wird.

 

Im Kopfbereich von kOOL befinden sich die verschiedenen Export-Möglichkeiten, welche alle aktuell angezeigten Termine und Dienste exportieren. Vor dem Export müssen daher alle Termine und Dienste, die exportiert werden sollen, zuerst angezeigt werden.

Die Dienste erscheinen auf den Dienstplänen immer in der selben Reihenfolge, in der sie in der Dienstliste erscheinen. Normalerweise erfolgt diese Sortierung alphabetisch. Falls die Option "Dienste manuell sortieren lassen" (siehe unten) aktiviert ist, können die Dienste in der Liste mittels Drag&Drop manuell sortiert werden. Diese Reihenfolge wird dann auch in den Dienstplänen verwendet.

  • Terminliste (XLS): Dieser Export ist ähnlich wie derjenige für einen einzelnen Termin. Statt eines Termins werden alle ausgewählten Termine und die einteilten Dienste aufgelistet.
  • Tabelle Termine / Dienste (XLS): Dieser Export erstellt eine Tabelle mit den Terminen als Zeilen und den Diensten als Spalten.
  • Tabelle Wochen / Dienste (XLS): Werden nur Dienstwochen angezeigt, erstellt dieser Export eine Excel-Liste der aktuell angezeigten Dienstwochen als Zeilen und der einteilten Diensten als Spalten.
  • Tabelle Dienste / Termine (PDF): In dieser PDF-Datei erscheinen die Termine als Spalten und die Dienste als Zeilen.

E-Mails verschicken

Im Dienstplan-Modul können auf zwei verschiedene Arten E-Mails verschickt werden.

Wird ein Dienstplan exportiert, findet sich immer auch ein Link "Datei versenden" im Download-Fenster. Mit diesem Link werden verschiedene Optionen geöffnet, um die erstellte Datei direkt als E-Mail zu verschicken.

Soll ein E-Mail an die eingeteilten Personen verschickt werden, ohne dass ein Dienstplan angehängt wird, kann das @-Icon angeklickt werden. Dies funktioniert für einen einzelnen Termin oder für alle angezeigten Termine.

 

Wird ein E-Mail aus dem Dienstplan-Modul gesendet, gibt es folgende Optionen:

Empfänger

  • "Alle eingeteilten Dienstmitarbeiter": Alle Personen (aller Dienste), die aktuell in den exportierten oder angezeigten Terminen eingeteilt sind.
  • "Eingeteilte Mitarbeiter der sichtbaren Dienste": Alle Personen der sichtbaren Dienste, die aktuell in den exportierten oder angezeigten Terminen eingeteilt sind.
  • "Alle Mitarbeiter der sichtbaren Dienste": Alle Mitglieder der aktuell angezeigten Dienste, nicht nur die zum Dienst eingeteilten.
  • "Alle Leiter der sichtbaren Dienste": Alle Leiter der aktuell angezeigten Dienste.
  • "ALLE Dienstmitarbeiter": alle Personen, die irgend einem Dienst zugeteilt sind.
  • "ALLE Dienstleiter": alle Leiter, die irgend einem Dienst zugeteilt sind.
  • "Eingeteilte Mitarbeiter folgender Dienste": Die eingeteilten Mitarbeiter der Dienste, die ein E-Mail erhalten sollen, können einzeln ausgewählt werden. (Mit der Ctrl oderr Shift-Taste können mehrere Dienste gleichzeitig ausgewählt werden)
  • "Mitarbeiter folgender Dienste": Die Mitarbeiter der Dienste, die ein E-Mail erhalten sollen, können einzeln ausgewählt werden (Mit der Ctrl oderr Shift-Taste können mehrere Dienste gleichzeitig ausgewählt werden)
  • "Leiter folgender Dienste": Die Leiter, die ein e-Mail erhalten sollen, können einzeln ausgewählt werden.
  • "Einzelne Personen": Einzelne Personen können ausgewählt werden - Ctrl-Taste drücken um mehrere auszuwählen. Es werden nur Personen angezeigt, die einem Dienst zugeteilt sind.

Für all diese Exporte gelten die Benutzerrechte. Daher können Sie nur e-Mails an die Mitarbeiter derjenigen Dienste verschicken, für die Sie die Berechtigungsstufe 4 oder höher haben.

Platzhalter einfügen

In den e-Mail Texten können Platzhalter eingefügt werden. Diese werden beim Versenden durch die richtigen Daten ersetzt.

  • _SALUTATION: informelle Anrede, z.B. Liebe...
  • _SALUTATION_FORMAL: formelle Anrede, z.B. Sehr geehrter Herr ...
  • FIRSTNAME: Vorname des Empfängers
  • LASTNAME: Nachname des Empfängers
  • TEAM_NAME: Liste der Dienste, der der Empfänger zugewiesen ist
  • LEADER_TEAM_NAME: Wie TEAM_NAME, es erscheinen aber nur die Dienste, in denen der Empfänger Dienstleiter ist.
  • PERSONAL_SCHEDULE: Nur die persönlichen Einsätze des Empfängers. Dieser Plan enthält nur die Veranstaltungen und Dienste, für welche der Empfänger eingeteilt ist.
  • TEAM_EVENTS: Liste der Termine, in welchen die gewählten Dienste Einsatz haben (ohne Einteilung).
  • TEAM_EVENTS_SCHEDULE: Liste der Termine, in welchen die gewählten Dienste Einsatz haben (mit Einteilung).
  • LEADER_TEAM_EVENTS: Wie TEAM_EVENTS aber es erscheinen nur die Termine, in denen der Empfänger als Dienstleiter verantwortlich ist.
  • LEADER_TEAM_EVENTS_SCHEDULE: Wie TEAM_EVENTS_SCHEDULE aber es erscheinen nur die Termine und Dienste, für die der Empfänger Dienstleiter ist.
  • ALL_EVENTS: Liste aller Termine in der aktuell ausgewählten Zeitspanne (ohne Einteilung).
  • ALL_EVENTS_SCHEDULE: Liste aller Termine in der aktuell ausgewählten Zeitspanne (mit Einteilung).
  • CONSENSUS_LINK: Ein Link, mit dem Helfer das Konsensus-Tool aufrufen können.

Eine Text-Vorlage einfügen

Häufig wirst du den selben E-Mail Text verwenden wollen, wenn du Dienstplan-E-Mails verschickst. Deshalb können Texte als Vorlagen gespeichert und später wieder verwendet werden. Dazu musst du vor dem Senden lediglich unter "Text als Vorlage speichern" dieser Text-Vorlage einen Namen geben. Beim nächsten Mal steht diese Vorlage dann oberhalb des Textfeldes unter "Eine Text-Vorlage einfügen" zur Verfügung. Normalerweise sind deine Vorlagen nur für dich zugänglich, mit der Berechtigungsstufe 5 ist es allerdings möglich, globale Vorlagen zu speichern, die allen Benutzern zur Verfügung stehen. Dazu einfach "Global speichern" aktivieren.

Konsensus: Doodle-Planung für Dienstleiter

"Konsensus" ist ein Hilfsmittel für die Dienstleiter. Jeder Dienstleiter kann seinen Mitarbeitern einen Link verschicken über den die Mitarbeiter für jeden zu planenden Termin angeben können, ob ein Einsatz an diesem Datum möglich ist oder nicht. (Analog zu den bekannten Doodle-Umfragen)

Konsensus muss für jeden Dienst separat aktiviert werden, erst dann ist es möglich, Konsensus-Umfragen zu starten.

 

In der "Einteilen"-Ansicht im kOOL können Sie den gewünschten Zeitraum wählen, für den Sie die Konsensus-Umfrage an Ihre Mitarbeiter schicken möchten. Ganz oben klicken Sie dazu auf das "@"-Symbol um den E-Mail Versand zu starten. Im E-Mail Text können Sie nun den Platzhalter für den Konsensus-Link einfügen.

Über diesen Link gelangen Ihre Mitarbeiter auf die persönliche Erfassungsmaske, in der sie pro Termin "Ja", "(Ja)" oder "Nein" eintragen können.

 

Die erfassten Präferenzen der Mitarbeiter kann der Dienstleiter anschliessend beim Einteilen seiner Mitarbeiter direkt verwenden. In der "Einteilen"-Ansicht erscheinen nun bei jedem Dienst, für den Konsensus aktiviert ist, die gemachten Angaben der Mitarbeiter auf der rechten Seite. Grün heisst "Ja", Orange heisst "(Ja)", Rot heisst "Nein" und Grau heisst "noch keine Antwort".

Sie können auf einen Eintrag klicken um die Person oder die Gruppe einzuteilen.

Dienstplan-Einstellungen

Benutzer-Einstellungen

  • Standard Ansicht: Die Ansicht kann definiert werden, wenn das Dienstplan-Modul in der Hauptnavigation ausgewählt wird.
  • Liste: Anzahl Dienste pro Seite: Anzahl der Dienste, die auf einer Seite angezeigt werden.
  • Listen-Trennzeichen zwischen Mitarbeitern: Definiert das Trennzeichen, welches die Namen der Mitarbeiter in einer Liste trennt.
  • Leere Einträge hervorheben: Hat ein Dienst an einem Termin Einsatz, es wurde aber noch niemand eingeteilt, wird diese Vakanz im Export speziell hervorgehoben.
  • Personen-Auswahl sortieren nach: Die Auswahlliste wird nach Vor- oder Nachname sortiert.
  • Namensformat für Einteilungen im PDF: Die Namen der eingeteilten Personen im PDF-Export können verschieden ausgegeben werden.
  • Mitglieder von Untergruppen einzeln einteilen lassen? Damit können nicht nur die Untergruppen als ganze Gruppe, sondern auch die Gruppenmitglieder einzeln eingeteilt werden.
  • Schriftgrösse für den PDF-Export: Die Schriftgrösse für den PDF-Export wird hier definiert.
  • Termingruppen im PDF-Export einfärben? Wenn dies auf Ja ist, werden die Termine mit der Farbe ihrer Termingruppen eingefärbt.
  • Folgende Felder pro Termin anzeigen: Sollen beim Einteilen und für die Exporte zusätzliche Felder zu einem Termin angezeigt werden, können sie hier ausgewählt werden.

Globale Einstellungen

  • Bei der Gruppen-Auswahl für die Dienste auch die Rolle wählen?: Ist diese Einstellung aktiviert, können nicht nur Mitarbeiter aus Gruppen, sondern auch nach Rollen ausgewählt werden. Ist sie deaktiviert und eine Mitarbeiter-Rolle ist definiert (siehe unten), werden nur Personen aus der ausgewählten Gruppe und der jeweiligen Rolle angezeigt.
  • Dienste manuell sortieren lassen: Ist diese Option aktiviert können die Dienste in der Liste mittels Drag&Drop manuell sortiert werden, andernfalls erfolgt die Sortierung alphabetisch. Diese Reihenfolge wird dann für die Dienstpläne verwendet.
  • Welche Gruppen-Rolle definiert die Mitarbeiter?: Zeigt nur Personen an, die diese Rolle innerhalb der Gruppe einnehmen.
  • Welche Gruppen-Rolle definiert die Leiter? Die Gruppen-Rolle, welche die Dienstleiter innerhalb der Dienstgruppe definiert.
  • Die Dienstwochen starten am: Das Startdatum für Dienstwochen wird hier ausgewählt.
  • Dienstwochen im Terminkalender anzeigen?: Ist dies aktiviert, wird die Einteilung der Dienstwochen als Termin im Termin-Modul angezeigt.
  • Text, der im Konsensus-Tool angezeigt wird: Hier können Sie allgemeine Informationen ablegen wie zum Beispiel die Bedeutung von 'Ja', '(Ja)' und 'Nein'.
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