Das Gruppen E-Mail Modul bietet die Möglichkeit, E-Mails an Empfänger aus kOOL zu senden. Die Mitglieder einer Gruppe oder Kleingruppe aus kOOL oder auch die Adressen in "Meine Liste" können direkt über E-Mail Adressen nach dem Muster XY@kool.domain.tld addressiert werden.

Ein E-Mail, das an eine solche Adresse geschickt wird, wird von kOOL verarbeitet und an alle zu diesem Zeitpunkt dieser Gruppe zugewiesenen Adressen verschickt.

Der Sende-Ablauf sieht normalerweise wie folgt aus:

1. Du sendest ein E-Mail an z.B. meinegruppe@kool.domain.tld

2. Du erhältst ein E-Mail von kOOL welches du beantworten musst

3. Die Adressen, die zu diesem Zeitpunkt der Empfänger-Gruppe zugewiesen sind, erhalten dein E-Mail - jeder wird persönlich adressiert.

Der zweite Schritt ist nötig, damit das System nicht missbraucht werden kann. Da es sehr einfach ist, die Absender Adresse bei E-Mails zu fälschen, könnte jemand sehr einfach E-Mails an kOOL-Adressen verschicken, sobald er eine E-Mail Adresse eines kOOL-Logins mit Zugang zum Gruppen E-Mail Modul erraten kann. Weil aber das Bestätigungs-E-Mail nur vom richtigen Absender gelesen werden kann, macht dieser Schritt den ganzen Prozess sicher gegen solche Zugriffe auf die kOOL-Adressen.

Empfänger

Es gibt drei verschiedene Empfänger-Typen:

- Mitglieder einer Gruppe/Rolle

- Mitglieder einer Kleingruppe

- Adressen aus "Meine Liste"

Gruppen-Mitglieder als Empfänger

Alle einer Gruppe zugewiesenen Adressen können über eine E-Mail Adresse nach dem Muster grXXXXXX@kool.domain.tld addressiert werden, wobei XXXXXX für die sechsstellige ID dieser Gruppe steht. Diese Adresse ist für jede Gruppe anders und kann in der Liste der Gruppen über das E-Mail Icon bei jeder Gruppe gefunden werden. Ebenfalls erscheint diese Adresse als E-Mail Link, wenn du die Gruppe bearbeitest. Dort findest du zusätzlich die E-Mail Links, um nur die Adressen einer bestimmten Rolle innerhalb dieser Gruppe zu adressieren.

Weil ist nicht einfach ist, sich diese E-Mail Adressen zu merken, ist es möglich sogenannten E-Mail Aliase zu definieren (siehe unten).

Kleingruppen-Mitglieder als Empfänger

Alle einer Kleingruppe zugewiesenen Adressen können über eine E-Mail Adresse nach dem Muster sgXXXX@kool.domain.tld addressiert werden, wobei XXXX für die vierstellige ID dieser Kleingruppe steht. Diese Adresse ist für jede Kleingruppe anders und kann in der Liste der Kleingruppen über das E-Mail Icon bei jeder Kleingruppe gefunden werden. Ebenfalls erscheint diese Adresse als E-Mail Link, wenn du die Kleingruppe bearbeitest.

Weil ist nicht einfach ist, sich diese E-Mail Adressen zu merken, ist es möglich sogenannten E-Mail Aliase zu definieren (siehe unten).

"Meine Liste" als Empfänger

Mit der Adresse ml@kool.domain.tld werden alle Adressen angeschrieben, die momentan in "Meine Liste" gespeichert sind.

E-Mail Aliase definieren

Da die E-Mail Adressen für die Gruppen E-Mails nicht so einfach zu merken sind, kann für jede Gruppe und Kleingruppe ein E-Mail Alias definiert werden. Damit kann eine Gruppe z.B. unter der Adresse meinegruppe@kool.domain.tld angeschrieben werden. Dazu musst du die entsprechende Gruppe/Kleingruppe bearbeiten und bei "E-Mail Alias" den Teil der gewünschten E-Mail Adresse vor dem @ eintragen, also für obiges Beispiel meinegruppe.

Diese Aliase müssen für das ganze kOOL eindeutig sein.

Autorisierungs-Prozess: Wer darf Gruppen E-Mails verschicken?

Damit ein kOOL-Benutzer Gruppen E-Mails verschicken darf, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

- Lesezugriff auf die entsprechende Gruppe/Kleingruppe und deren Adressen

- Zugriff auf das Gruppen E-Mail Modul

- Eine gültige E-Mail Adresse, die seinem Login zugewiesen sein muss (siehe unten)

Wenn kOOL ein Gruppen E-Mail erhält, überprüft es die Absender-Adresse und sucht nach einem kOOL-Login mit dieser E-Mail Adresse. Falls kOOL ein solches Login findet, sendet es ein Moderations-E-Mail an die Hauptadresse dieses Logins.

Falls jemand mit einer gefälschten Absender-Adresse ein Gruppen E-Mail verschickt, ist es an der Person, die die Moderationsanfrage erhält, dieses E-Mail nicht zu autorisieren, damit es nicht verschickt wird.

Einem kOOL-Login können mehrere E-Mail Adressen zugewiesen sein. Von allen diesen Adressen können Gruppen E-Mails verschickt werden, allerdings geht die Moderationsanfrage immer an die Hauptadresse. Diese Hauptadresse wird nach folgender Prioritätenliste bestimmt:

1. Admin E-Mail, die bei diesem Login eingetragen ist

2. Bevorzugte E-Mail Adresse der diesem Login zugewiesenen Person

3. Erste E-Mail Adresse der diesem Login zugewiesenen Person (normalerweise zuerst die private dann die geschäftliche)

Mit Platzhaltern persönliche E-Mails versenden

Im E-Mail Text können Platzhalter verwendet werden, die beim Versand an jeden Empfänger individuell ersetzt werden, wodurch persönliche E-Mails möglich werden. Die Platzhalter haben folgendes Muster: ###FELD###, wobei FELD dem entsprechenden Adressfeld entspricht.

Einige wichtige Platzhalter:

###_SALUTATION###: Persönliche Anrede, "Liebe" oder "Lieber"
###_SALUTATION_FORMAL###: Formelle Anrede, z.B. "Sehr geehrte Frau "
###VORNAME###: Der Vorname des Empfängers
###NACHNAME###: Der Nachname des Empfängers

Gruppen E-Mail Einstellungen

Im Admin-Modul können unter den Allgemeinen Einstellungen folgende Einstellungen vorgenommen werden:

- Anzahl E-Mails, die aufs Mal verschickt werden: Alle 5 Minuten werden diese Anzahl E-Mails verschickt.

- Maximale Anzahl Empfänger (0 für kein Limit): Falls ein Gruppen E-Mail mehr Empfänger hat als hier definiert, erhält der Sender eine entsprechende Fehlermeldung.

- Versand nur über E-Mail Alias erlauben: Ist diese Option aktiviert, dürfen Gruppen E-Mails nur noch an Gruppen/Kleingruppen verschickt werden, für welche ein E-Mail Alias definiert ist. Dies kann helfen, unabsichtliches Versenden von E-Mails zu unterbinden.