[ EN ]    [ DE ]   
kOOL Logo HomeÜberDownloadDokumentation
Rects
Dokumentation

  Das Gruppen E-Mail Modul

Was macht dieses Modul?

Das Gruppen E-Mail Modul bietet die Möglichkeit, E-Mails an Empfänger aus kOOL zu senden. Die Mitglieder einer Gruppe oder Kleingruppe aus kOOL oder auch die Adressen in "Meine Liste" können direkt über E-Mail Adressen nach dem Muster XY@kool.domain.tld addressiert werden.

Ein E-Mail, das an eine solche Adresse geschickt wird, wird von kOOL verarbeitet und an alle zu diesem Zeitpunkt dieser Gruppe zugewiesenen Adressen verschickt.

 

Der Sende-Ablauf sieht normalerweise wie folgt aus:

1. Du sendest ein E-Mail an z.B. meinegruppe@kool.domain.tld

2. Du erhältst ein E-Mail von kOOL welches du beantworten musst

3. Die Adressen, die zu diesem Zeitpunkt der Empfänger-Gruppe zugewiesen sind, erhalten dein E-Mail - jeder wird persönlich adressiert.

 

Der zweite Schritt ist nötig, damit das System nicht missbraucht werden kann. Da es sehr einfach ist, die Absender Adresse bei E-Mails zu fälschen, könnte jemand sehr einfach E-Mails an kOOL-Adressen verschicken, sobald er eine E-Mail Adresse eines kOOL-Logins mit Zugang zum Gruppen E-Mail Modul erraten kann. Weil aber das Bestätigungs-E-Mail nur vom richtigen Absender gelesen werden kann, macht dieser Schritt den ganzen Prozess sicher gegen solche Zugriffe auf die kOOL-Adressen.

Empfänger

Es gibt drei verschiedene Empfänger-Typen:

- Mitglieder einer Gruppe/Rolle

- Mitglieder einer Kleingruppe

- Adressen aus "Meine Liste"

- Adressen von Leute Filter-Vorlagen

Gruppen-Mitglieder als Empfänger

Alle einer Gruppe zugewiesenen Adressen können über eine E-Mail Adresse nach dem Muster grXXXXXX@kool.domain.tld addressiert werden, wobei XXXXXX für die sechsstellige ID dieser Gruppe steht. Diese Adresse ist für jede Gruppe anders und kann in der Liste der Gruppen über das E-Mail Icon bei jeder Gruppe gefunden werden. Ebenfalls erscheint diese Adresse als E-Mail Link, wenn du die Gruppe bearbeitest. Dort findest du zusätzlich die E-Mail Links, um nur die Adressen einer bestimmten Rolle innerhalb dieser Gruppe zu adressieren.

Weil ist nicht einfach ist, sich diese E-Mail Adressen zu merken, ist es möglich sogenannten E-Mail Aliase zu definieren (siehe unten).

 

Für jede Gruppe kann über die entsprechenden Einstellungen erlaubt werden, dass auch Gruppenmitglieder oder sogar externe direkt E-Mails an alle Gruppenmitglieder senden dürfen - mit oder ohne Moderation. Dies sollte allerdings nur bewusst eingesetzt werden, denn dadurch ermöglicht man allenfalls nicht-erwünschte Massenversände (Mehr dazu weiter unten). Zusätzlich kann pro Gruppe bestimmt werden, ob die persönliche Email-Adresse des Empfängers oder die Gruppen Email-Adresse als Empfänger angezeigt wird. 

Kleingruppen-Mitglieder als Empfänger

Alle einer Kleingruppe zugewiesenen Adressen können über eine E-Mail Adresse nach dem Muster sgXXXX@kool.domain.tld addressiert werden, wobei XXXX für die vierstellige ID dieser Kleingruppe steht. Diese Adresse ist für jede Kleingruppe anders und kann in der Liste der Kleingruppen über das E-Mail Icon bei jeder Kleingruppe gefunden werden. Ebenfalls erscheint diese Adresse als E-Mail Link, wenn du die Kleingruppe bearbeitest.

Weil ist nicht einfach ist, sich diese E-Mail Adressen zu merken, ist es möglich sogenannten E-Mail Aliase zu definieren (siehe unten).

"Meine Liste" als Empfänger

Mit der Adresse ml@kool.domain.tld werden alle Adressen angeschrieben, die momentan in "Meine Liste" gespeichert sind.

Empfänger von Leute Filter-Vorlage

Sie können ein alias für die Filter-Vorlage bestimmen. Als Beispiel: wenn Sie ein alias 'test123' für eine Filter-Vorlage 'xyz' setzen, können Sie Leute die von der Vorlage erfasst werden über die Email-Adresse 'test123(at)kool.domain.tld' adressieren.

E-Mail Aliase definieren

Da die E-Mail Adressen für die Gruppen E-Mails nicht so einfach zu merken sind, kann für jede Gruppe und Kleingruppe ein E-Mail Alias definiert werden. Damit kann eine Gruppe z.B. unter der Adresse meinegruppe@kool.domain.tld angeschrieben werden. Dazu musst du die entsprechende Gruppe/Kleingruppe bearbeiten und bei "E-Mail Alias" den Teil der gewünschten E-Mail Adresse vor dem @ eintragen, also für obiges Beispiel meinegruppe.

Diese Aliase müssen für das ganze kOOL eindeutig sein.

Autorisierungs-Prozess: Wer darf Gruppen E-Mails verschicken?

Damit ein kOOL-Benutzer Gruppen E-Mails verschicken darf, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

- Lesezugriff auf die entsprechende Gruppe/Kleingruppe und deren Adressen

- Zugriff auf das Gruppen E-Mail Modul

- Eine gültige E-Mail Adresse, die seinem Login zugewiesen sein muss (siehe unten)

 

Wenn kOOL ein Gruppen E-Mail erhält, überprüft es die Absender-Adresse und sucht nach einem kOOL-Login mit dieser E-Mail Adresse. Falls kOOL ein solches Login findet, sendet es ein Moderations-E-Mail an die Hauptadresse dieses Logins.

Falls jemand mit einer gefälschten Absender-Adresse ein Gruppen E-Mail verschickt, ist es an der Person, die die Moderationsanfrage erhält, dieses E-Mail nicht zu autorisieren, damit es nicht verschickt wird.

 

Einem kOOL-Login können mehrere E-Mail Adressen zugewiesen sein. Von allen diesen Adressen können Gruppen E-Mails verschickt werden, allerdings geht die Moderationsanfrage immer an die Hauptadresse. Diese Hauptadresse wird nach folgender Prioritätenliste bestimmt:

1. Admin E-Mail, die bei diesem Login eingetragen ist

2. Bevorzugte E-Mail Adresse der diesem Login zugewiesenen Person

3. Erste E-Mail Adresse der diesem Login zugewiesenen Person (normalerweise zuerst die private dann die geschäftliche)

Speziell für Gruppen

Für Gruppen gibt es noch einen verfeinerten Autorisierungsmechanismus als nur über kOOL-Logins. Dabei wird jeder Sender gemäss seiner Absender E-Mail Adresse in einer der folgenden Kategorien eingestuft: Moderator, Mitglied, Andere. Um ein Mitglied zu sein, muss es in kOOL eine Adresse mit der E-Mail Adresse des Senders geben, welche der Empfängergruppe zugewiesen ist. Falls eine Rolle als Moderator-Rolle definiert ist und diese Adresse innerhalb der Gruppe diese Rolle einnimmt, ist er sogar Moderator. Andernfalls ist er ein "Anderer". Basierend auf dieser Kategorisierung wird ein E-Mail entweder abgelehnt, zur Moderation weitergeleitet oder zum sofortigen Versand freigegeben - abhängig von den folgenden Gruppen-Einstellungen:

  • Dürfen Moderatoren / Logins E-Mails senden? Diese Einstellung gilt für Moderatoren gemäss der nächsten Einstellung. Ebenfalls gilt diese Einstellung für kOOL-Logins, die das Modul Gruppen E-Mail zugewiesen haben.
  • Moderatoren sind durch folgende Rolle definiert. Wähle eine Rolle, welche die Moderatoren innerhalb der Gruppenmitglieder definiert. Dadurch werden nicht nur die Rechte für diese Moderatoren gesetzt sondern diese Moderatoren erhalten auch Moderationsanfragen per E-Mail für Gruppen E-Mails.
  • Dürfen Gruppen-Mitglieder E-Mails senden? Definiert den Zugriffslevel für Gruppen-Mitglieder.
  • Dürfen Externe E-Mails senden? Definiert den Zugriffslevel für alle externen E-Mail Addressen.
  • Antwort senden an Hiermit kann definiert werden, an welche Adresse eine Antwort gehen soll, wenn einer der Empfänger auf das erhalten E-Mail antwortet.

Mit Platzhaltern persönliche E-Mails versenden

Im E-Mail Text können Platzhalter verwendet werden, die beim Versand an jeden Empfänger individuell ersetzt werden, wodurch persönliche E-Mails möglich werden. Die Platzhalter haben folgendes Muster: ###FELD###, wobei FELD dem entsprechenden Adressfeld entspricht.

Einige wichtige Platzhalter:

  • ###_SALUTATION###: Persönliche Anrede, "Liebe" oder "Lieber"
  • ###_SALUTATION_FORMAL###: Formelle Anrede, z.B. "Sehr geehrte Frau "
  • ###VORNAME###: Der Vorname des Empfängers
  • ###NACHNAME###: Der Nachname des Empfängers

Gruppen E-Mail Einstellungen

Im Admin-Modul können unter den Allgemeinen Einstellungen folgende Einstellungen vorgenommen werden:

- Anzahl E-Mails, die aufs Mal verschickt werden: Alle 5 Minuten werden diese Anzahl E-Mails verschickt.

- Maximale Anzahl Empfänger (0 für kein Limit): Falls ein Gruppen E-Mail mehr Empfänger hat als hier definiert, erhält der Sender eine entsprechende Fehlermeldung.

- Versand nur über E-Mail Alias erlauben: Ist diese Option aktiviert, dürfen Gruppen E-Mails nur noch an Gruppen/Kleingruppen verschickt werden, für welche ein E-Mail Alias definiert ist. Dies kann helfen, unabsichtliches Versenden von E-Mails zu unterbinden.

Rects
©Renzo Lauper, CH-5000 Aarau, All rights reserved