Mit einer Präsenzliste kann die Anwesenheit von Personen festgehalten werden. Dies kann z.B. für ein Kleingruppen-Treffen, ein Kinderdienst oder ein Kurs verwendet werden. Eine Präsenzliste ist definiert durch eine Reihe Termine und eine Gruppe von Teilnehmern. Die Anwesenheit jeder Person an jedem Termin kann erfasst und später als Excel- oder PDF-Datei exportiert werden. Es ist auch möglich vorgängig eine leere Präsenzliste als PDF zu erstellen um die Anwesenheit manuell eintragen zu können.

Benutzerrechte

Es gibt vier Berechtigungsstufen:

1: Präsenzlisten und die erfassten Daten anschauen
2: Präsenzen erfassen
3: Bestehende Präsenzlisten bearbeiten
4: Neue Präsenzlisten erstellen und bestehende löschen

Präsenzlisten erstellen

Es empfiehlt sich für jeden Kurs, jede Kleingruppe oder eine Serie von Anlässen, für die die Präsenz festgehalten werden möchte, eine neue Präsenzliste zu erstellen. Es ist nicht nötig, z.B. für Kleingruppen-Treffen jedes Semester oder Jahr eine neue Präsenzliste zu erstellen. Über den Zeitfilter im Präsenzlisten-Modul kann ein bestimmter Zeitbereich angezeigt und exportiert werden.

Eine Präsenzliste kann über die folgenden Felder definiert werden:

Gruppe Präsenzlisten können in Gruppen zusammengefasst werden, was die Selektion einer Präsenzliste einfacher machen kann. Um eine neue Gruppe zu erstellen, einfach den Namen im Feld rechts eintragen.
Name: Der Name der Präsenzliste wie er im kOOL und im Export erscheinen soll.
Modus: Beim Modus "Einfach" kann mit einer Checkbox die Anwesenheit definiert werden. Mit "Freier Wert" kann pro Person pro Datum ein beliebiger Wert eingetragen werden, eine Zahl oder auch Text. Der dritte Modus "Werte nach Typen" kann verwendet werden, wenn pro Person und Datum eine Eintragung nach Typ möglich sein soll.
Verwende Personen von: Wähle ein Kleingruppe, eine Gruppe oder eine Filtervorlage um die Teilnehmer zu definieren.
Bezeichnung für Werteingabe: Beim Modus "Freier Wert" kann hier eine kurze Bezeichnung für das Eingabefeld definiert werden.
Typen, einen pro Zeile (für Modus 'Werte nach Typen'): Hier können die verschiedenen Typen angegeben werden (jeder auf einer neuen Zeile), die beim Erfassen ausgewählt werden können.
Termine definieren gemäss: Wähle eine Methode, um die Termine für diese Präsenzliste zu definieren (siehe unten).
Wähle eine Termingruppe: Mit dieser Option werden alle Termine einer Termingruppe verwendet.
Wähle die einzelnen Termine: Damit können einzelne Termine über das Kalender-Flyout gewählt werden.
Wähle die Wochentage: Wähle die Wochentage an denen die Präsenzliste verwendet werden soll. Die Termine werden dann unendlich in die Vergangenheit und die Zukunft berechnet.
Beschreibung (Erscheint im Export als Hinweis): Hier kann ein allgemeiner Hinweis zu dieser Präsenzliste eingetragen werden, welcher im Export als Hinweis erscheint, z.B. für Anweisungen zum Ausfüllen der Präsenzliste.

Wann verwende ich welchen Modus?

Einfach (ja/nein): Mit diesem Modus wird die Anwesenheit einer Person an einem Kurs, in einer Kleingruppe o.ä. erfasst. Eine Person ist entweder anwesend oder nicht. Für die Summe pro Person entspricht der Anzahl Termine, an denen sie anwesend war.
Freier Wert: Mit diesem Modus können z.B. die Anzahl Stunden Mitarbeit einer Person erfasst werden. Im Textfeld können dann die Stunden eingetragen werden, welche für die Summe addiert werden. Dieser Modus kann aber auch verwendet werden, um die Anwesenheit an Kursen u.ä. feiner zu erfassen, z.B. mit Anwesend, Agemeldet, Krank usw.
Freier nicht-nummerischer Wert: Gleich wie Freier Wert aber alle Eingaben werden als Text behandelt. D.h. dass Eingaben wie "9", "11" nicht addiert werden sondern z.B. als "2x9, 3x11" zusammengefasst werden.
Werte nach Typen: Mit den beiden anderen Optionen kann pro Tag pro Person nur ein Eintrag gemacht werden. Mit dieser Option kann pro Typ ein Eintrag erfolgen. Dies ist z.B. nützlich um die Art der Mitarbeit zu erfassen, z.B. 2h Kochen, 1h Taxiservice usw. Die Summe zeigt dann nur noch die Anzahl Stunden.

Neue Präsenzlisten für bestehende Kleingruppen und Gruppen

Um eine neue Präsenzliste für eine bereits bestehende Kleingruppe anzulegen, gibt es in der Liste der Kleingruppen ein Icon, mit dem dies mit einem Klick erledigt werden kann. Für Kleingruppen, denen bereits eine Präsenzliste zugewiesen ist, erscheint ein anderes Icon, mit dem diese Präsenzliste direkt zur Erfassung geöffnet werden kann.

Das selbe gilt für Gruppen im Gruppen-Modul.

Liste der Präsenzlisten

Mit dem Submenu "Gruppen" können die Präsenzlisten einzelner Gruppen ein- und ausgeblendet werden. Mit der speziellen Gruppe "- Ohne Gruppe -" können alle Präsenzlisten ein- und ausgeblendet werden, welche keiner Gruppe zugewiesen sind.

Aus dieser Liste können die bestehenden Präsenzlisten bearbeitet und gelöscht werden. Vorsicht beim Löschen: Es werden auch alle Einteilungen für diese Präsenzliste mitgelöscht! Falls man alte Präsenzlisten noch behalten möchte, kann man z.B. eine Gruppe "Archiv" erstellen und die alten Präsenzlisten dieser Gruppe zuweisen. Über das Submenu "Gruppen" ist es dann einfach, diese Archiv-Präsenzlisten ein- und auszublenden, je nach Bedarf.

Anwesenheiten erfassen

Die Erfassung der Anwesenheiten kann durch Klicken auf den Namen einer Präsenzliste in der Listenansicht oder durch Auswahl einer Präsenzliste im Submenu "Präsenzlisten" gestartet werden. Es erscheint eine Tabelle mit den Teilnehmern als Zeilen und den Terminen als Spalten.

Bei Präsenzlisten mit dem Modus "Einfach" erscheint pro Person pro Datum eine Checkbox, mit der die Person als anwesend oder abwesend markiert werden kann. Dies wird sofort nach Klicken gespeichert und mit dem Grünen Häckchen-Symbol bestätigt. Beim Modus "Freier Wert" erscheint ein Eingabefeld mit der Bezeichnung darüber. Der Wert kann durch Klicken des Diskette-Icons oder durch Drücken der Enter-Taste gespeichert werden und wird durch Einblenden des grünen Häckchen-Symbols bestätigt. Um auf das nächste Eingabefeld zu gelangen verwendet man am einfachsten die Tabulator-Taste.

Die letzte Spalte zeigt die Summe pro Person für alle sichtbaren Termine und die letzte Zeile die Summe pro Termin.

Durch die Termine blättern

Die Anzahl sichtbarer Termine für die Eintragung kann jeder Benutzer unter den Einstellungen selber definieren - oder durch Klicken der Plus- und Minus-Knöpfe. Normalerweise startet die Erfassung beim heutigen Datum, durch die blauen Pfeilicons kann aber nach hinten und vorne geblättert werden. Durch Klicken auf ein Datum in der Überschriften-Zeile kann das entsprechende Datum als neues Startdatum gesetzt werden.

Mit dem Filter-Submenu können Start- und/oder Enddatum gesetzt werden, welche bestimmen, welche Termine für die Erfassung sichtbar sein sollen. Dies ist z.B. auch praktisch für den Export (siehe unten).

Präsenzlisten exportieren

Wenn eine Präsenzliste zum Erfassen ausgewählt ist, kann diese über das Submenu "Exportieren" als Excel- oder PDF-Datei ausgegeben werden. Die Termine, die im Export erscheinen sollen, können über eine der folgenden Optionen definiert werden:

Momentan sichtbare: Damit werden nur die beim Erfassen gerade dargestellten Termine exportiert.
Gemäss Filter: Als Start- und Stoppdatum für den Export wird die Filter-Einstellung verwendet.
Alle: Damit werden alle Termine dieser Präsenzliste verwendet (nicht verfügbar beim Modus "Kontinuierlich an bestimmten Wochentagen").

Zusätzlich können die Adressspalten gewählt werden, die im Export erscheinen sollen. Der Standardmodus "Nur Namen" exportiert nur Vor- und Nachname. Über eine Spaltenvorlage aus dem Leute-Modul können andere Spalten definiert werden, die neben den Anwesenheitsdaten erscheinen sollen.

Ausgabe-Format: Der Export kann auf Hoch- oder Querformat erfolgen.

Leerzeilen: Nach der letzten Person werden Leerzeilen eingefügt, damit beim manuellen Erfassen neue Personen einfacher erfasst werden können.

Mit der Option "Familien zusammenfassen" werden die Werte für alle Familienmitglieder addiert und als Summe in einer Zeile ausgegeben. Dabei wird zwischen Eintragungen von Eltern (e) und Kindern (k) unterschieden.

Summen: Damit kann die letzte Summen-Spalte im Export ein- oder ausgeblendet werden.

Mehrere Präsenzlisten auf einmal exportieren

Aus der Liste der Präsenzlisten können mehrere Listen markiert und zusammen exportiert werden. Für jede Präsenzliste wird die entsprechende Excel- oder PDF-Datei erstellt und alle zusammen werden dann als ZIP-Datei zum Download angeboten.

Die Optionen für den Export sind identisch zu denen oben, mit der Ausnahme, dass die Option "Alle Termine" auch für kontinuierliche Termine zur Verfügung steht. In diesem Fall werden alle Termine zwischen dem ersten und letzten Eintrag exportiert.

Einstellungen

Für das Präsenzlisten-Modul stehen die folgenden Einstellungen zur Verfügung:

Benutzer-Einstellungen

Liste: Anzahl Präsenzlisten pro Seite: Diese Anzahl kann auch über die Plus- und Minus-Knöpfe in der Listenansicht geändert werden.
Anzahl Termine pro Präsenzliste pro Seite: Diese Anzahl kann auch über die Plus- und Minus-Knöpfe beim Erfassen der Präsenzliste geändert werden.
Personen sortieren nach : Definiert die Spalte, nach der die Adressen in der Präsenzliste sortiert werden sollen.
Einträge ehemaliger Personen anzeigen: Mit dieser Optionen können die Einträge von Personen eingeblendet werden, welche aktuell nicht der definierten Gruppe, Kleingruppe oder dem Filter angehören, aber trotzdem Präsenz-Einträge haben.

Globale Einstellungen

Rollen bei Gruppen-Auswahl verwenden: Ist diese Option auf ja gesetzt, kann bei der Auswahl der Gruppe als Quelle für die Adressen neben der Gruppe auch die Rolle gewählt werden, um z.B. nur alle Teilnehmer einer Gruppe aber nicht die Leiter in der Präsenzliste zu haben.