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Dokumentation

  Das Spenden-Modul

Benutzerrechte

Pro Benutzer können verschiedene Berechtigungsstufen gesetzt werden:

1. Ansehen

2. Erfassen

3. Bearbeiten/Löschen

4. Konten erstellen

Dabei beinhaltet eine höhere Stufe alle darunterliegenden Rechte.

Diese Rechte können pro Konto oder global vergeben werden.

Auf der ersten Stufe (Ansehen) können die erfassten Spenden angesehen aber weder geändert noch neue erfasst werden.

Die zweite Stufe (Erfassen) ermöglich das Erfassen von Spenden aber nicht deren Bearbeitung.

Die Änderung oder das Löschen von Spenden wird mit der dritten Stufe (Bearbeiten/Löschen) möglich.

Mit der vierten Stufe (Konten erstellen) dürfen schliesslich die Konten verwaltet werden. D.h. Konten erstellen, ändern und löschen.

Spenden-Konten

Jede Spende wird einem Konto zugewiesen. Dieses Konto kann eine Nummer einen Namen und Bemerkungen dazu enthalten. Die Nummer und der Name werden dann verwendet, um diese Konto zu identifizieren.

Neue Spenden erfassen

Um neue Spenden zu erfassen, klicken Sie auf „Spende erfassen“ und füllen das Formular aus. Das Datum definiert den Eingang der Spende. Mit der Zahlungsart kann definiert werden, wie die Spende eingegangen ist, z.B. als Barzahlung oder per Banküberweisung usw. Es steht eine Liste der bisher verwendeten Zahlungsarten zur Auswahl, mit dem Textfeld rechts daneben kann eine neue Zahlungsart definiert werden.

Um Spenden erfassen zu können, müssen erst mindestens ein Konto erstellt werden. Die neue Spende können Sie einem vorhanden Konto zuweisen und im Textfeld „Betrag“ die Höhe der Spende eintragen.

Mit der Adress-Auswahlbox können Sie die Spende einer Person aus der Adressdatenbank zuweisen und im Feld „Bemerkungen“ allfällige Bemerkungen zu dieser Spende erfassen.

Mit der Option „Spende wiederholen in“ haben Sie die Möglichkeit, wiederkehrende Spenden einfach zu handhaben. Mehr dazu weiter unten.

Wiederholte Spenden

Häufig werden Spenden regelmässig (z.B. monatlich) gemacht. Damit die Erfassung solcher Spenden vereinfacht werden kann, kann eine Spende mit einem Wiederholungsintervall versehen werden. Dazu kann bei einer Spende im Feld „Spende wiederholen in“ ein Intervall ausgewählt werden. Damit wird trotzdem nur diese eine Spende erfasst, alle Wiederholungen müssen manuell freigegeben werden.

Alle Spenden, die mit einem Wiederholungsintervall versehen sind erscheinen in der Liste „Wiederkehrende Spenden“. Als zusätzliche Spalte erscheint dort das Fälligkeitsdatum, welches nach Ablauf in roter Schrift dargestellt wird. Wenn nun eine solche Spende eingeht, kann die Spende mit dem Häckchen-Symbol freigegeben werden und damit wird auch das Fälligkeitsdatum um das Wiederholungsintervall nach hinten geschoben.

Um die Wiederholung einer Spende aufzuheben, kann in der Liste der wiederkehrenden Spenden das Abfalleimer-Symbol angeklickt werden. Damit wird keine bereits erfasste Spende gelöscht, sondern lediglich die Wiederholung deaktiviert.

Spendendatum vs Valutadatum

Für jede Spende kann ein Datum erfasst werden. Zusätzlich kann bei Bedarf ein separates Valutadatum erfasst werden, damit diese Spende manuell einem bestimmten Jahr oder Monat zugewiesen werden kann.

Danach ist es möglich über eine Einstellung (siehe unten) das entsprechende Datum für Filterungen und Exporte auszuwählen.

 

Falls eine solche Trennung nicht benötigt wird, kann auf die Erfassung des Valutadatums verzichtet werden.

Liste der Spenden / Filter

In der Spenden-Liste erscheinen alle erfassten Spenden. Mit der Konten-Auswahl können die Spenden einzelner Konten ein- oder ausgeblendet werden. Die darzustellenden Konten können in Vorlagen gespeichert werden.

Über die Filter können die darzustellenden Spenden weiter eingegrenzt werden.

  • Datum-Filter: Mit den zwei Textfeldern kann sowohl das Start- wie auch ein Enddatum definiert werden. Wenn eines oder beide der Daten definiert sind, werden nur die Spenden, die in diesem Intervall eingegangen sind, dargestellt. Als Datum kann auch lediglich eine Jahrzahl (2007) oder ein Monat und ein Jahr (2.2008) eingetragen werden.
  • Leute-Filter: Hier können Sie eine gespeicherte Filter-Vorlage aus dem Leute-Modul auswählen. Dann werden nur noch die Spenden, der darin enthaltenen SpenderInnen dargestellt. Damit sind beliebige Spenden-Analysen nach Spender-Gruppen möglich.
  • Suche nach SpenderIn: Hier kannst du den Namen eines Spenders eintragen, um nur noch dessen Spenden zu sehen.
  • Die SpenderInnen sind in der Listenansicht mit einem Link versehen. Wenn Sie den Namen eines Spenders anklicken, wird ein Filter für diese Person angewandt. Damit werden nun noch die Spenden von dieser Person dargestellt. Sie können diesen Filter über das Filter-Submenu wieder löschen, damit wieder die Spenden aller Personen erscheinen.
  • Betrag: Damit findest du alle Spenden über einen bestimmten Betrag. Der Platzhalter (*) ist ebenfalls erlaubt, um z.B. alle Spenden mit 15 Rappen zu finden ("*.15").

Spenden zusammenfassen

In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, die Spenden, die zu einer Person erfasst wurden, einer anderen Person zuzuweisen. Z.B. wenn zwei Personen heiraten und man die Spenden zukünftig gemeinsam unter einem Namen verwalten möchte.

Dazu besteht unter dem Menüpunkt "Spenden zusammenfassen" die Möglichkeit, indem man eine Person auswählen kann, der die Spenden von einer oder mehreren anderen Personen zugewiesen werden soll.

Es können nur Personen ausgewählt werden, für die schon mindestens eine Spende erfasst ist.

Spenden-Statistiken

Für jedes Jahr, in dem Spenden erfasst sind, kann eine Statistik angezeigt werden, die Pro Monat pro Konto die Anzahl Spenden und der summierte Spenden-Betrag dargestellt. Ebenfalls erscheinen zu jedem Monat, jedem Konto und übers ganze die totalen Spenden-Beträge.

Export

Mit den Export-Funktionen können die Spenden-Daten in verschiedenen Formaten exportiert werden.

  • Summe pro Person
    Damit wird für die aktuelle Spendenliste eine Excel-Datei erstellt, in der für jeden Spender pro Konto die gemachten Spenden und die Anzahl Spenden im definierten Zeitraum ausgewiesen werden. Ebenfalls werden die Adressdaten der SpenderInnen ausgegeben.
    Dies kann z.B. verwendet werden, um mittels Serienbrief Spenden-Bestätigungen zu erstellen.
  • Summe pro Familie
    Dieser Export entspricht dem obigen (Summe pro Person) mit dem Zusatz, dass die Spenden aller Familienmitglieder jeweils zusammengefasst werden.
  • Summe pro Ehepaar
    Dieser Export entspricht dem obigen (Summe pro Familie) mit dem Unterschied, dass die Spenden der Kinder separat ausgewiesen werden.
  • Gefilterte Spenden
    Alle momentan dargestellten Spenden werden in eine Excel-Datei geschrieben. Dies unter Berücksichtigung aller momentan angewandten Filter.
  • Jahres-Statistik
    Exportiert die Jahres-Tabelle wie sie im kOOL erscheint als Excel-Datei. Allerdings ohne die Anzahl Spenden bei jedem Betrag mitzuführen.

Einstellungen

Benutzer-Einstellungen

  • Standard-Seite: Durch Klicken auf "Spenden" in der Hauptnavigation öffnet diese Seite.
  • Liste: Anzahl Spenden/Konten pro Seite:
  • Anzahl Spenden in Statistik anzeigen? Mit dieser Option können zusätzlich zu den monatlichen Summen auch die Anzahl Spenden in der Jahresstatistik eingeblendet werden.
  • Konten zusammenfassen im Export? Im Export "Pro Person pro Monat" wird mit dieser Option pro Monat nur ein Betrag ausgegeben, die Summe aller Spenden auf alle Konten. Ansonsten erscheint pro Monat pro Konto eine separate Spalte.
  • Beim Erfassen wiederkehrender Spenden nach Datum und Betrag fragen? Beim Erfassen einer neue wiederholten Spende kann mit dieser Option das Datum und der Betrag dieser neuen Spende noch bearbeitet werden.
  • Bevorzugtes Datumsfeld für Exporte und Filterung: Hier kann zwischen Datum und Valuta gewechselt werden, je nach dem nach welchem Datum die Filterung und die Exporte durchgeführt werden sollen. Zu beachten ist, dass bei der Verwendung von Valuta, zu jeder Spende auch ein Valutadatum erfasst werden muss.

Globale Einstellungen

  • Beim Spenden erfassen diese Filtervorlage für die Personen-Auswahl anwenden: Damit wird die Personen-Auswahlliste beim Erfassen einer neuen Spende auf diese Filtervorlage eingeschränkt.
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