De velden "verjaardagslijst +" en "verjaardagslijst -" bepalen hoeveel verjaardagen er getoond worden in de front-module door de verjaardagen te tonen die vallen tussen "verjaardagslijst -" dagen geleden en "verjaardagslijst +" dagen in de toekomst.
De twee e-mailadressen "algemeen e-mailadres" en "reserve e-mailadres" worden gebruikt als afzender voor e-mails die vanuit kOOL verstuurd worden.
Het reserve-e-mailadres wordt gebruikt als er geen andere beschikbaar is.
De start- en eindtijd van de dag wordt gebruikt in de weekweergave in de Activiteiten- en de Reserveringen-module om te bepalen wat het eerste en laatste getoonde uur van de dag moet zijn.
Als "Gebruiker toestaan om zijn eigen adresgegevens te bewerken" op "ja" wordt ingesteld, dan mogen mensen hun eigen persoonlijke gegevens bewerken. Dit is soms handig, maar vereist wel dat de Gebruiker bevoegdheden heeft om de Personen-module te gebruiken.
Om het makkelijker te maken om de huidige Groepen in de Groepen-module te vinden, kun je de optie "Groepen tonen die zijn beëindigd" instellen op "nee", zodat Groepen met een einddatum in het verleden worden verborgen.
"Gebruiker toestaan om eigen paswoord te veranderen": deze optie maakt het mogelijk voor Gebruikers met autorisatieniveau 1 of hoger voor de Admin-module om hun eigen paswoord te veranderen.
"Standaard landcode voor mobiele nummers": Deze landcode wordt gebruikt wanneer er geen landcode wordt opgegeven bij het versturen van SMS-berichten.
Verborgen adressen tonen of verbergen: Hiermee kunt u kiezen om verborgen adressen in de Personen-module altijd of nooit weer te geven. De derde optie voegt een checkbox toe aan het Submenu Snelfilter, zodat iedere gebruiker zelf kan kiezen of verborgen adressen wel of niet moeten worden weergegeven.

Lay-out instellingen

Als zijn bevoegdheden het toestaan, kan elke Gebruiker de lay-out instellingen gebruiken om het uiterlijk van kOOL aan te passen aan zijn eigen behoeften.

Front-modules: Of de individuele front-modules op de voorpagina worden getoond, alsmede hun plaatsing, wordt ingesteld door de radio buttons in deze sectie te gebruiken. De instellingen worden onmiddellijk van kracht.
Limiet-lijsten: Afhankelijk van de grootte van het scherm kan het nuttig zijn om het aantal items in een lijst aan te passen. Deze sectie maakt het mogelijk om limieten te definiëren voor iedere module.
Ook kan het aantal maanden dat per keer getoond moet worden in de jaarweergave van de kalender hier gewijzigd worden. Beschikbare keuzen zijn 3, 4, 6 of 12 maanden.
Standaardweergaven voor iedere module: Als de kalenderweergave van de Activiteiten-module vaak gebruikt wordt, zet dan het standaard startscherm voor de Activiteiten-module op "kalender". Als je liever de lijstweergave eerst ziet, selecteer dan die.
Menu's: Het is mogelijk om in te stellen of er drop-down menu's moeten verschijnen in het hoofdmenu bovenaan. Indien dit zo is ingesteld, tonen de selectielijsten de inhoud van de Submenu's voor de module. Het is ook mogelijk om de volgorde waarin de menu's verschijnen te definiëren.
Personen-filter: In deze sectie kun je selecteren welke filters verborgen moeten worden in de Personen-module. Dit maakt het makkelijker om de vaker gebruikte filters te vinden. Verborgen filters verschijnen weer als de link "-- meer --" onderaan de filterlijst wordt aangeklikt.
Overige: In de week- en maandweergave is er de mogelijkheid om verjaardagen te tonen op de betreffende datums, of juist niet. Dit wordt bepaald door de optie "Toon verjaardagen in Activiteitenkalender".
Wanneer een Reservering wordt bewerkt, wordt er een e-mail met de gewijzigde gegevens en de beveiligingscode verzonden naar het geselecteerde e-mailadres. Dit is niet mogelijk niet nodig voor Gebruikers met grote bevoegdheden. Met de volgende optie kan deze e-mail onderdrukt worden.
Een Gebruiker met de bevoegdheid tot modereren in de Reserveringen-module kan de optie "Bevestigingse-mail van Reserveringen door Gebruikers met autorisatieniveau 3 ontvangen" om te bepalen of er een e-mail moet worden gestuurd als iemand met autorisatieniveau 3 een Reserveringsobject onder moderatie reserveert. Gebruikers met autorisatieniveau 3 hoeven niet te worden gemodereerd, met deze optie blijft de systeemeigenaar gewoon op de hoogte van wijzigingen.
Het is mogelijk om alle door het systeem aangemaakte bestanden, zoals bijv. een Excel-bestand met een lijst van Personen of een PDF-bestand met etiketten, na het downloaden op te slaan als gedeeld bestand. Stel hiervoor de optie "Geëxporteerde bestanden (PDF, XLS) opslaan als gedeeld bestand" in op "ja".

Lay-out instellingen voor gastgebruikers

Omdat het gastaccount (ko_guest) doorgaans geen toegang heeft tot de Admin-module, kunnen gastgebruikers niet hun eigen lay-out instellingen kiezen. Dit menu-item biedt de mogelijkheid om de dezelfde instellingen te veranderen voor het gastaccount, als voor andere kOOL-gebruikers.

Etiketten

De actie "Etiketten aanmaken" uit de Personen-module, biedt de mogelijkheid om voorkeurslijsten te kiezen voor de etiketgroottes. Deze worden gedefinieerd in de sectie "Etiketten". De voorkeurslijsten moeten hier gedefinieerd worden, voordat men begint met exporteren, omdat de Personen-module op dit punt vereist dat er een voorkeurslijst wordt geselecteerd.

Gebruikers

Gebruikers die autorisatieniveau 4 hebben, mogen Gebruikers bewerken. Deze bevatten een Gebruikersnaam, een paswoord, de modules waarvoor de Gebruiker geautoriseerd is en de bevoegdheden daarvoor. Al deze instellingen kunnen worden aangepast in de Admin-module. Er kunnen nieuwe Gebruikers worden aangemaakt en bestaande kunnen worden bewerkt of verwijderd.

Een bestaande Gebruiker kan worden gekopieerd. Dit betekent dat alle bevoegdheden en instellingen (bijv. de plaatsing van Submenu's, lay-out instellingen, filters voor voorkeurslijsten en kolommen, etc.) worden toegepast op de nieuwe Gebruiker. Daarnaast is het mogelijk om bij het aanmaken van een nieuwe Gebruiker te selecteren van welke Gebruiker de bevoegdheden en instellingen moeten worden gekopieerd.

Het is aan te raden om een Gebruiker die niet langer nodig is te verwijderen of te deactiveren, zodat de lijst met Gebruikers geen ongebruikte Gebruikers bevat.

Aan een Gebruiker kan een Persoon uit de Personen-module worden toegewezen. Deze toewijzing is de enige manier waarop een Gebruiker persoonlijke gegevens zoals een naam, e-mailadres, etc. kan krijgen. Deze persoonlijke gegevens worden dan bijv. gebruikt bij het maken van nieuwe Reserveringen, zodat dit niet iedere keer handmatig hoeft te worden ingevuld. Het is vooral belangrijk om het record van een Persoon te koppelen aan Gebruikers die rechten hebben om Activiteitengroepen of Reserveringsgroepen te modereren. E-mails ter notificatie van moderatietaken worden namelijk gestuurd naar het e-mailadres van de gekoppelde Persoon.

Een Persoon wordt als volgt gekoppeld aan een Gebruikersnaam: Bewerk de Gebruikersnaam. Kies de juiste Persoon onder "Toegewezen Persoon vanuit database".

De Gebruiker "ko_guest" vervult een speciale rol. Zodra iemand kOOL opent in een webbrowser, wordt hij, als hij niet geïdentificeerd kan worden met een Gebruiker, ingelogd als ko_guest. De bevoegdheden voor alle "onbekende" Gebruikers, kunnen gedefinieerd worden met deze virtuele Gebruiker. In principe is het mogelijk om deze Gebruiker de volledige controle over de Personen-module te geven, alhoewel dit meestal niet wenselijk is. Dit is de enige Gebruiker die niet verwijderd kan worden.

Als iemand zijn paswoord vergeet, kan een Gebruiker met voldoende bevoegdheden om de inloggegevens te wijzigen (bijv. een administrator) een nieuw paswoord toekennen. Het oude paswoord kan niet worden achterhaald, omdat het om veiligheidsredenen is opgeslagen in een gecodeerd formaat.

De knop "Overschakelen naar geselecteerde Gebruiker" stelt een administrator in staat om in te loggen als een andere Gebruiker. Buiten deze functie kun je je alleen aanmelden als een bepaalde Gebruiker als je het wachtwoord weet. De enige manier om weer administrator te worden is afmelden en opnieuw aanmelden.

De toegang van een gebruiker tot Personen kan beperkt zijn tot een bepaalde Groep - zie "Het nauwkeurig afstemmen van Gebruikersrechten (Rijen)" in de documentatie voor de Personen-module. Om deze gebruiker in staat te stellen om de Personen die zij toevoegen te bekijken, kiest u deze Groep uit de selectielijst met het label "Adressen die door deze gebruiker zijn toegevoegd worden toegewezen aan deze groep". Alle Personen die toegevoegd of bewerkt zijn door deze gebruiker, zullen automatisch worden toegewezen aan de geselecteerde Groep. Anders zou de gebruiker er aan moeten denken om de nieuwe Persoon toe te voegen aan de Groep.

Gebruikers deactiveren

Om een Gebruiker de toegang tot kOOL te ontzeggen, is het niet nodig om zijn Gebruikersnaam te verwijderen. Deze kan tijdelijk worden gedeactiveerd. Wanneer de Gebruiker opnieuw geactiveerd wordt, kan men zich hiermee weer aanmelden. Alle instellingen en bevoegdheden zijn dan nog bewaard. In de Gebruikerslijst staat een rood of groen status-symbool. Dit toont in één oogopslag of de Gebruiker geactiveerd is of niet. Het is ook mogelijk om de status van een Gebruiker te wijzigen door op dit symbool te klikken. Er zijn twee Gebruikers waarvan de status niet kan worden gewijzigd: root en ko_guest.

Admin-groepen

Admin-groepen bestaan om het beheer van Gebruikers makkelijker te maken. De bevoegdheden worden op dezelfde manier aan de Admin-groepen toegekend als aan Gebruikers. Er kunnen nul of meer Admin-groepen worden toegewezen aan een Gebruiker. De bevoegdheden worden gevormd door de optelling van alle Admin-groepen waaraan de Gebruiker is toegekend.

Voorbeeld: Stel dat de twee Admin-groepen "Gastvrijheid" en "Adressen" worden toegewezen aan Gebruiker "Gerard". De Gebruiker zelf heeft geen modules of bevoegdheden toegewezen gekregen. De Groep "Gastvrijheid" bevat de twee modules "Activiteiten" (niveau 1 - Bekijken) en "Reserveringen" (Niveau 2 - Bewerken). De Groep "Adressen" bevat de Personen-module (niveau 1 - Bekijken) en een kolom-voorkeurslijst met de kolommen voor adresgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats), welke het aantal zichtbare kolommen beperkt.

De Gebruiker "George" heeft daarom de gecombineerde rechten; hij kan bijv. de adresgegevens bekijken, én Reserveringen bewerken én alle Personen bekijken. Admin-groepen zijn een krachtige manier om veel Gebruikers te beheren. in het bijzonder als de bevoegdheden van een groep Gebruikers veranderd moet worden. Door de Gebruikers te groeperen op de bevoegdheden die ze nodig hebben, kunnen wijzigingen hierop worden toegepast op de Admin-groep in plaats van op iedere Gebruiker apart.

Logboek

Tijdens het gebruik van kOOL worden de belangrijke bewerkingen vastgelegd in een database tabel. Dit heeft meerdere doelen: het archiveren van voorbije Activiteiten, het vastleggen van bewerkingen door Gebruikers, foutregistratie, etc.

Het logboek-filter biedt de mogelijkheid om loggegevens naar drie criteria te filteren:

- type: het type vastgelegde bewerking

- gebruiker: welke Gebruiker een actie heeft uitgevoerd

- tijd: het bekeken tijdsinterval voor loggegevens

Om meer duidelijkheid te creëren, kunnen de acties van gastgebruikers worden verborgen met de optie "Verberg Gastaccount".

Als er geen filter nodig is, kun je de lege regel in de selectielijst kiezen. Als alle drie de filters leeg zijn, worden alle regels in de database getoond. Dit kan een zeer lange lijst zijn.