Das Modul hat den Titel „Kassetten“, aber es kann ebenfalls zur Verwaltung von CDs oder MDs oder anderen Datenträgern verwendet werden. In dieser Dokumentation wird der Einfachheit halber nur von Kassetten gesprochen.

Benutzerrechte

Pro Benutzer können verschiedene Berechtigungsstufen gesetzt werden:

Betrachten
Drucken
Bearbeiten
Verwalten

Dabei beinhaltet eine höhere Stufe alle darunterliegenden Rechte.

Auf der ersten Stufe (Betrachten) dürfen die Kassetten/Serien betrachtet und durchsucht werden, d.h. sie erscheinen in der Auflistung, sie können aber weder verändert noch gelöscht werden.

Die zweite Stufe (Drucken) erlaubt es dem Benutzer, Kassetten zur Druckliste hinzuzufügen und diese auszudrucken.

Die dritte Stufe (Bearbeiten) erlaubt es dem Benutzer Serien und einzelne Kassetten zu bearbeiten, neue anzulegen und bestehende zu löschen.

In der letzten Stufe (Verwalten) können ebenfalls die Gruppen verwaltet werden. D.h. Anlegen von neuen, Bearbeiten und Löschen von bestehenden.

Gruppen – Serien – Kassetten

Jede Kassette muss zu einer Gruppe gehören. Es empfiehlt sich, die Gruppen nach den Termingruppen der entsprechenden aufgezeichneten Terminen zu benennen. Damit wird das Wiederfinden eines Anlasses vereinfacht und kOOL wird dadurch die korrekte Gruppe für neue Kassetten einfacher erkennen können – mehr dazu weiter unten.

Falls der Einsatz von Gruppen als Obergruppe nicht als notwendig erachtet wird, kann einfach eine Gruppe mit dem Namen„Kassetten“ (als Beispiel) erstellt werden. Dann können alle Kassetten in dieser Gruppe gespeichert werden.

Als eine weitere Gruppierungsmöglichkeit stehen Serien zur Verfügung. Diese fassen einzelne Kassetten zusammen und ermöglichen es, alle Einträge einer Serie mit einem einfachen Filter zu finden oder einen zusätzlichen Text auf dem Kassetten-Label zu drucken. Eine Kassette kann Teil einer Serie sein, muss aber nicht.

Neue Serien können entweder über das Serien-Submenu erstellt werden, oder auch gleich bei der Neuerfassung einer Kassette. Dazu kann im Textfeld hinter „oder“ der Name der neuen Serie eingegeben werden. Um eine Kassette aus einer Serie zu entfernen, reicht es, den Serie-Eintrag der entsprechenden Kassette auf leer zu setzen.

In der Listenansicht der Serien und Gruppen kann durch einen Klick auf den entsprechenden Gruppen- resp. Serienname ein Filter für diese Gruppe/Serie angewandt werden. Damit werden in der Kassetten-Liste nur noch die Kassetten angezeigt, die zu dieser Gruppe/Serie gehören.

Neue Kassetten erfassen

Über den Eintrag „Neuer Eintrag“ des Submenus „Kassetten/CDs“ können neue Kassetten-Einträge hinzugefügt werden. Für die Serie und den Prediger können Einträge aus einer Auswahlliste ausgewählt werden. In diesen Listen sind alle Serien resp. Prediger enthalten, die bisher verwendet wurden. Soll eine neue Serie erstellt werden oder ein Prediger eingetragen werden, kann den entsprechende Name im Textfeld hinter dem „oder“ angegeben werden. Die Felder für Titel und Untertitel werden je nach Druckvorlage verschieden verwendet und können je nach Verwendung auch leer gelassen werden.

Neue Kassetten zu einem erfassten Termin

Wenn bereits ein Termin in der Termin-Datenbank erfasst ist und nun zu diesem Termin ein neuer Tapeeintrag erstellt werden soll, gibt es dazu einen einfacheren Weg, als das Datum, den Prediger und das Thema nochmals zu erfassen.

Als erstes muss für die entsprechende Termingruppe die Verwendung für das Kassetten/CD-Modul aktiviert sein. Dazu kann die Termingruppe über das Termine-Modul bearbeitet werden und das Häckchen bei „Kassetten/CDs“ gesetzt werden.

Als nächstes kann über die Einstellungen im Tape-Modul definiert werden, wie viele Tage zurück und vorwärts nach Terminen gesucht werden soll (siehe mehr dazu weiter unten). Nach diesen Einstellungen wird beim Erfassen von neuen Kassetten-Einträgen eine Liste der Termin angezeigt, die für eine neue Kassette in Frage kommen. Dabei wird der Titel aus dem Termin-Kommentar, der Prediger aus der Diensteinteilung und die Serie aus dem Predigt-Titel erraten. Wenn die Kassetten-Gruppen die gleichen Namen haben wie die Termingruppen, werden ebenfalls die Gruppen korrekt erkannt. Durch einen einfachen Mausklick auf die entsprechende Zeile werden die Daten zu dem Termin im Formular unterhalb für die Kassette vorausgefüllt. Nun können noch allfällige Änderungen angebracht werden und schon kann der neue Eintrag mittels „Speichern“ gespeichert werden.

Liste der Kassetten

Wie gewohnt können die Einträge in der Listenansicht nach allen Spalten auf- oder absteigend sortiert werden. Ein neues Element ist ganz links in den Zeilen zu finden. Statt der üblichen Checkbox steht dort ein kleines Textfeld. Dort kann die Anzahl angegeben werden, wie oft diese Kassette als Label gedruckt werden soll.

Filter

Um die Liste der Kassetten übersichtlich zu bewahren, gibt es das Filter-Submenu. Damit können die Einträge auf einfachste Weise nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden:

Gruppe: Durch Auswahl einer Gruppe aus der Liste, werden nur noch die Einträge dieser Gruppe angezeigt. (Im Screenshot ist ein Gruppenfilter gesetzt – der Text „Gruppe“ erscheint in fetter Schrift – und zwar für die Gruppe GÖ.
Serie: Analog zum Gruppenfilter, werden nur noch die Einträge der ausgewählten Serie angezeigt.
Titel: Eine Volltextsuche für das Titelfeld. Im Screenshot ist ein Titelfilter aktiv und zwar für den Text „bei“. Der bestehende Filter kann durch einen anderen ersetzt werden, indem ein neuer Suchbegriff angegeben wird. Um nur den Titelfilter zu löschen, kann ein leerer Suchtext angegeben werden.
Untertitel: siehe Titel-Filter
Prediger: Siehe Gruppen-Filter

Um alle Filter zu entfernen genügt es, den Text „Alle Filter entfernen“ anzuklicken. Danach werden wieder alle Einträge angezeigt. Werden mehrere Filter angewandt – wie dies im Beispiel der Fall ist – werden diese durch ein UND verknüpft. Das heisst, es werden im Beispiel nur die Kassetten angezeigt, die sowohl in der Gruppe „GÖ“ sind wie auch den Text „bei“ im Titel enthalten.

Drucken

Kassetten zum Drucken vorbereiten

Aus der Listenansicht können einzelne Kassetten zur Druckliste hinzugefügt werden. Dazu dient das kleine Textfeld am linken Rand jeder Zeile. Durch einen Mausklick mit der linken Maustaste irgendwo auf die Zeile der entsprechenden Kassette kann die Anzahl für diese Kassette um eins erhöht werden. Analog dazu wird mit einem Klick mit der rechten Maustaste die Anzahl um eins vermindert. Alternativ dazu kann die Anzahl über die Tastatur eingegeben werden. Um die Anzahl für alle angezeigten Kassetten um eins zu erhöhen, genügt ein Klick auf das Häckchen in der Titelzeile.

Mittels „Markierte Einträge drucken“ wird die entsprechende Anzahl der verschiedenen Kassetten zur Druckliste hinzugefügt. Diese Kassetten erscheinen anschliessend in der Druckliste im Drucken-Submenu. Neben dem Datum und dem Titel erscheint ebenfalls die Anzahl in der Druckliste. Mit „Löschen“ werden die ausgewählten Einträge aus der Liste entfernt und mit „Leeren“ wird die ganze Liste geleert.

Labels drucken

Sind alle zu druckenden Kassetten der Druckliste hinzugefügt, muss nur noch die Druck-Vorlage und die Start-Etikette gewählt werden. Für die Start-Etikette werden die Etiketten von links nach rechts und von oben nach unten durchnummeriert.

Durch Klicken auf „Drucken“ wird schliesslich eine PDF-Datei mit den entsprechenden Druckdaten geöffnet. Dies kann nun über einen angeschlossenen Drucker auf Klebe-Etiketten gedruckt werden. Damit der Druck direkt passiert, kann ein kleines Skript verwendet werden, das den Acrobat-Reader direkt im Druck-Modus öffnet. Dieses muss die folgende Zeile enthalten:

c:\Programme\Adobe\Acrobat\Acrobat.exe /t "%s" "DRUCKERNAME"

Dieser Datei kann man nun die Dateiendung .bat geben und als Standard-Applikation zum Öffnen von PDF-Dokumenten definieren.

Druckvorlagen

kOOL liefert einige Standard-Druckvorlagen von Haus aus mit. Falls diese nicht Ihren Bedürfnissen entsprechen, können Sie unter Einstellungen die bestehenden Vorlagen bearbeiten oder auch neue hinzufügen. Mehr dazu weiter unten.

Einstellungen

Neue Einträge: Die Angaben zu „Wieviele Tage zurück“ und „Wieviele Tage vor“ können Sie definieren, wie weit die Suche nach Terminen aus der Termindatenbank gehen soll, wenn Sie eine neue Kassette erfassen.
Prediger aus Dienst: Für die verschiedenen Kassetten-Gruppen können Sie definieren, aus welchem Dienst der Prediger ausgelesen werden soll. Dies kann z.B. für einen Jugendanlass aus dem Dienst „Jugend-Predigt“ sein und für einen Erwachsenen-Anlass aus dem Dienst „Predigt“.
Drucken: Wählen Sie, ob nach dem Drucken die Druckliste gelöscht werden soll oder nicht. Und wählen Sie die Standard-Druckvorlage.
Druckvorlagen: Über das Submenu Einstellungen->Druckvorlagen gelangen Sie zur Liste der Druckvorlagen. Wie gewohnt können Sie diese über das Löschen-Symbol löschen oder mit dem Bearbeiten-Symbol bearbeiten. Um eine neue Druckvorlage zu erstellen, können Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken.
Das Formular zur Erfassung der Druckvorlage besteht aus drei Teilen:
- Name der Druckvorlage: Unter diesem Namen wird die Vorlage im Druck-Submenu zur Auswahl stehen.
- Layout der einzelnen Etikette: Hier können Sie für jedes Elemente wie Titel, Prediger, Datum usw. einerseites das Erscheinungsbild (Schriftgrösse, Schriftart, Ausrichtung usw.) wie auch die exakte Position in Milimetern definieren. Die Angaben der Position beziehen sich dabei auf die linke obere Ecke der einzelnen Etikette.
- Layout des Etikettenbogens: Die Anordnung der einzelnen Etiketten auf dem Etikettenbogen (A4) wird im letzten Abschnitt definiert. Als erstes geben Sie an, wie viele Etiketten auf einem Bogen vorhanden sind. Danach können Sie die X- resp. Y-Positionen (gemessen am ganzen Bogen in A4) der einzelnen Etiketten angeben.
Die Einstellungen mögen auf den ersten Blick etwas kompliziert erscheinen. Am besten orientieren Sie sich an einem der Beispiele (6x1, 6x2 oder Liste). Durch die exakte Definition des Layoutes sind praktisch beliebige Anordnungen und Darstellungen möglich.