Deze module heet "Tapes", maar kan ook gebruikt worden om CD's, DVD's en andere media te beheren. Om het simpel te houden, noemt dit document alleen Tapes.

Gebruikersbevoegdheden

Voor iedere Gebruiker kunnen de volgende autorisatieniveaus worden ingesteld.

Bekijken
Printen
Bewerken
Beheren

Ieder autorisatieniveau bevat alle bevoegdheden van de lagere niveaus.

Het eerste autorisatieniveau (Bekijken) staat een Gebruiker toe om Tapes en Series te bekijken. Ze verschijnen in de lijst, maar mogen niet veranderd of verwijderd worden.

Het tweede niveau (Printen) stelt de Gebruiker in staat om Tapes aan de printlijst toe te voegen en deze af te drukken.

Het derde niveau (Bewerken) staat de Gebruiker toe om Series en Tapes te veranderen. Hij mag nieuwe Tapes toevoegen en bestaande Tapes verwijderen.

Het hoogste niveau (Beheren) houdt in dat de Gebruiker Groepen mag beheren, dus nieuwe Groepen aanmaken en bestaande bewerken en verwijderen.

Groepen, Series en Tapes

Elke Tape moet tot een Groep behoren. Het is aan te raden om Groepen aan te maken die overeenkomen met de Activiteitengroepen waarin opnames worden gemaakt. Dit maakt het makkelijker om de opname van een Activiteit terug te vinden én maakt het makkelijker om de juiste Groep voor Tapes te herkennen in kOOL. Uitleg volgt hieronder.

Als Groepen overbodig worden geacht, maak dan een Groep aan met (bijvoorbeeld) de naam "Tapes". Alle Tapes kunnen dan in deze Groep worden opgeslagen. Tapes kunnen ook geordend worden in Series. Dit zorgt ervoor dat items met een simpel filter kunnen worden gegroepeerd of dat er extra tekst kan worden afgedrukt op het etiket van de Tape. Een Tape mag onderdeel van een Serie zijn, maar dat is niet noodzakelijk.

Een nieuwe Serie kan worden aangemaakt via het Submenu "Series" of door bij het aanmaken van een nieuwe Tape de naam van de nieuwe Serie te typen in het veld "of nieuwe Serie". Om een Tape te verwijderen uit een Serie, selecteer je de lege regel in de selectielijst van Series.

In de lijstweergave kunnen de Tapes gefilterd worden op Serie en Groep door de toepasselijke opties te kiezen uit de selectielijst in het Submenu "Filter". De lijst zal worden ververst, waarna alleen de Tapes in de geselecteerde Series of Groepen worden getoond.

Een nieuwe Tape toevoegen

Gebruik de optie "Item toevoegen" uit het Submenu "Tapes/CD's" om een nieuwe Tape toe te voegen. De Serie en de spreker kunnen worden geselecteerd uit de selectielijst. De lijst met Series bevat alle Series die tot nog toe opgegeven zijn. De lijst met sprekers bevat alle sprekers die tot nog toe zijn toegewezen aan een Tape. Als er een nieuwe Serie moet worden aangemaakt, of een nieuwe spreker moet worden geregistreerd, kan de naam ingevuld worden in het tekstveld onder "of nieuw (indien nog niet vermeld):". De wijze waarom de velden voor titels en subtitels worden gebruikt en of ze evt. leeg worden gelaten, hangt af van de print lay-out van de etiketten.

Nieuwe tapes voor een bestaande Activiteit

Als een Activiteit al bestaat in de database en er moet een nieuwe Tape worden ingevoerd, dan is er een gemakkelijker manier om die aan te maken dan de spreker en de titel opnieuw in te voeren. Eerst moet de Tapes/CD's-module worden ingeschakeld voor de betreffende Activiteitengroep. Om dit te doen, moet men de Activiteitengroep in de Activiteiten-module bewerken en de checkbox "Tapes/CD's" aanvinken.

Nu kunnen de instellingen worden gedefinieerd in de Tapes/CD's-module, zoals het op Activiteiten te doorzoeken tijdvenster (meer hierover volgt). Als de instellingen eenmaal zijn toegepast, worden de Activiteiten weergegeven die van toepassing zijn voor een nieuwe Tape. Als de Tapegroep dezelfde naam heeft als de Activiteitengroep, worden de velden als volgt ingevuld: de titel wordt overgenomen uit de opmerking bij de Activiteit en de spreker wordt overgenomen uit het Dienstrooster. De serie wordt geraden aan de hand van de titel. Klik op de bijbehorende regel om de gegevens van die rij over te brengen naar de velden in het formulier voor een nieuwe Tape. De velden kunnen indien nodig gewijzigd worden alvorens het nieuwe item op te slaan met de knop "Opslaan".

Tape lijstweergave

De lijstweergave kan gesorteerd worden op iedere kolom in oplopende of aflopende volgorde. In plaats van de gebruikelijke checkbox aan de linkerkant van iedere rij, is er een klein tekstveld. Hierin kan worden ingevoerd

hoeveel Tape-etiketten er moeten worden geprint.

Filteren

Het Submenu "Filter" stelt je in staat om Tapes te filteren op verschillende velden. Dit helpt de Gebruiker om als volgt een bepaalde Tape (of Tapes) te vinden:

Groep:Selecteer een Groep van de lijst om alleen Tapes te tonen die tot die Groep behoren. In het screenshot is een groepsfilter ingesteld om alleen Tapes van de groep "zondagse kerkdiensten" te tonen.
Serie:Gelijk aan het groepsfilter, alleen toont deze optie alleen Tapes die behoren tot de geselecteerde Series.
Titel: Het titelveld wordt doorzocht op de tekst die ingevoerd is in dit veld. In het screenshot is een filter actief voor de tekst "geloof". Dit filter kan vervangen worden door een andere door een nieuw zoekwoord in te voeren. Om het filter te verwijderen klik je op OK wanneer het zoekveld voor de titel leeg is.
Subtitel: Dit filter werkt op dezelfde manier als het titelfilter.
Spreker: Het sprekerfilter werkt op dezelfde manier als het groepsfilter.

Om alle filters te verwijderen moet je klikken op "Filters leegmaken". Nu worden alle Tapes weer getoond. Er kunnen meerdere filters tegelijk worden toegepast, zoals in het voorbeeld in het screenshot. Deze worden gekoppeld door de AND-functie. In het voorbeeld worden Tapes dus alleen getoond als ze tot de Groep "zondagse kerkdiensten" behoren én als de titel de tekst "geloof" bevat.

Printen

Tapes klaarmaken om te printen

Individuele Tapes kunnen vanuit de lijstweergave worden toegevoegd aan de printlijst. Het kleine tekstveld aan de linkerkant van elke rij stelt de Gebruiker in staat om aan te geven hoeveel tapes er moeten worden geprint. Door op een willekeurige plek op de rij te klikken met de linkermuisknop, zal dit getal met één worden opgehoogd. Op dezelfde wijze zal een klik met de rechtermuisknop op de rij het getal met één verminderen. Ook kan het aantal worden ingevuld door het direct in het veld te typen. Om het aantal voor alle rijen op het scherm tegelijk op te hogen kun je gebruikmaken van de checkbox in de kop van de tabel.

Gebruik de knop "Printen" onderaan de lijst om de gewenste aantallen van iedere Tape in de lijst toe te voegen aan de printlijst. Deze Tapes verschijnen in het Submenu "Printen". Een geselecteerd item kan verwijderd worden met de knop "verwijderen", de gehele lijst kan worden leeggemaakt met de knop "alle verwijderen".

Etiketten printen

Als alle Tapes die geprint moeten worden zijn toegevoegd aan de printlijst, moeten de lay-out en het eerste etiket worden gekozen. Het startetiket is een getal, tellend van links naar rechts en boven naar beneden.

Door te klikken op de knop "Printen" in het Submenu "Printen", wordt een PDF-bestand aangemaakt die via de browser kan worden gedownload. Deze kan worden afgedrukt op een printer gevuld met stickervellen. Om het printen direct te laten uitvoeren kan er een klein script gebruikt worden om Acrobat reader in printmodus te openen. Dit script moet (op Windows) de volgende regel bevatten:

"c:\Programm Files\Adobe\Acrobat\Acrobat.exe" /t "%s" "PRINTERNAAM"

Dit batch-bestand (nl. het script) kan worden ingesteld als de standaardtoepassing om alle PDF-documenten te openen.

Print lay-outs

kOOL voorziet in een aantal vooraf ingestelde lay-outs als standaard. Als deze niet van toepassing zijn, kunnen deze voorkeurslijsten worden bewerkt, of er kunnen andere worden aangemaakt via "print lay-outs" onder het Submenu "Instellingen". Meer hierover volgt.

Instellingen

Nieuwe Items: De velden "Hoeveel dagen terug" en "Hoeveel dagen vooruit" bepalen bij het aanmaken van een nieuwe Tape het bereik van de doorzochte datums in de Activiteitendatabase.
Spreker uit Dienstrooster: De Tape-groepen kunnen een Team gedefinieerd hebben als spreker. De Persoon op het Dienstrooster voor dat Team en bij die Activiteit wordt dan ingevuld als spreker bij die tape. Het is dus mogelijk het Team van de spreker te selecteren.
Printen: Kies of de printlijst geleegd moet worden na het printen. Kies ook de standaard print lay-out.
Print lay-outs: Door "Print lay-outs" te kiezen uit het Submenu "Instellingen" verschijnt er een lijst met lay-outs. Het prullenbaksymbool laat de Gebruiker een lay-out verwijderen en met het gebruikelijke bewerkingssymbool kan de lay-out worden bewerkt. Klik op de knop "toevoegen" om een nieuwe print lay-out te creëren. Het scherm voor bewerken/toevoegen bestaat uit drie delen:
- lay-out naam: Dit is de naam waarmee de lay-out kan worden geïdentificeerd in de selectielijst in het Submenu "Printen".
- Etiket lay-out: Hier wordt de weergave (lettergrootte, positie, enz.) van het individuele Tape-etiket gedefinieerd per veld, bijv. titel, spreker, datum, enz. De positioneringselementen worden opgegeven in millimeters om nauwkeurige plaatsing mogelijk te maken. Deze posities worden gemeten vanaf de linkerbovenhoek van het etiket.
- Lay-out van etiketvellen: In deze sectie stelt men de lay-out van de etiketten op het vel papier (A4) in. Ten eerste geef je het aantal etiketten per vel op. Vervolgens worden de horizontale en verticale posities van de individuele etiketten op het hele A4-vel opgegeven. Deze instellingen kunnen op het eerste gezicht complex lijken. Het bestuderen van een bestaand voorbeeld (6x1, 6x2 of lijst) helpt het te begrijpen.
Door de lay-outs nauwkeurig te definiëren, is vrijwel elke schikking en ontwerp van etiketten mogelijk.