Der Dienstplan enthält alle Daten rund um die Diensteinteilung für alle Anlässe. Zu jedem Dienst gibt es mindestens einen Dienstverantwortlichen, der für die Erfassung der Diensteinteilung verantwortlich ist. Er plant mit seinen Dienstmitarbeitern die Detailplanung der einzelnen Anlässe. Der Dienstverantwortliche kann seinem Dienst neue Leute hinzufügen oder Leute wieder entfernen – dies geschieht über das Leute-Modul. Ein Dienst muss nicht an allen Anlässen, resp. Termingruppen, aktiv sein, dies kann ebenfalls der Dienstverantwortliche einstellen.

Eine zentrale Person, hier Moderator genannt, kontrolliert und überprüft den ganzen Dienstplan. Er überprüft, dass alle Dienstverantwortlichen ihre Einteilungen bis zum festgelegten Zeitpunkt erfassen. Danach kann er gemäss den gemachten Angaben den Dienstplan als Tabelle erstellen und an alle Diensthabenden verschicken (per Mail oder per Post). Jeder Diensthabende erhält einen persönlichen Dienstplan, auf welchem seine Einsätze markiert sind.

Berechtigungen

Die Berechtigungen werden pro Login pro Dienst verteilt. Ein Login kann für jeden Dienst verschiedene Berechtigungsstufen haben, denn normalerweise ist eine Person (mit einem Login) nur für einen oder ein paar wenige Dienste verantwortlich. Für diese Dienste sollte er die Stufe 3 (Einstellen) haben, denn diese erlaubt es ihm, die Einstellungen zu diesem Dienst vorzunehmen und auch Leute diesem Dienst zuzuweisen resp. wieder daraus zu entfernen.

Mit der Stufe 2 (Erfassen), ist es ebenfalls möglich, Diensteinteilungen zu erfassen, allerdings können auf dieser Stufe keine Personen Diensten zugewiesen werden. Ebenfalls können keine Diensteinstellungen vorgenommen werden. Diese Stufe kann verwendet werden, wenn z.B. eine zweite Person dienstverantwortlich ist, aber nur für ein, zwei Anlässe die Diensteinteilung vornimmt und die Hauptkontrolle bei der ersten Person bleiben soll.

Bei Diensten mit der Berechtigungsstufe 1 (Betrachten) können gar keine Einstellungen oder Diensteinteilungen vorgenommen werden, sondern es können lediglich die gemachten Einteilungen betrachtet werden. Dies ist oft hilfreich, wenn Leute in mehreren Diensten mitarbeiten, dann können so Überlappungen vermieden werden.

Die höchste Stufe, 4 (Moderator), erlaubt es einem neben den oben genannten Möglichkeiten, neue Dienste zu erstellen, Dienste zu löschen und den kompletten Dienstplan zu erstellen und zu verschicken. Hinzu kommt die Möglichkeit, Monate zu eröffnen oder zu schliessen. Mehr dazu weiter unten.

Dienstverantwortliche und Dienst-Mitarbeiter

Die Zuweisung von Mitarbeitern und Dienstverantwortlichen zu Diensten kann auf zwei Arten erfolgen:

1. Variante

Als Dienstverantwortlicher wird nicht ein Login sondern eine Person aus dem Leute-Modul zugewiesen. Somit ist es prinzipiell möglich – wenn auch wenig sinnvoll – eine Person als Dienstverantwortlichen zu haben, der selber gar keine Rechte hat, eine Diensteinteilung zu erfassen, weil er über kein Login verfügt. Dies ist aber nicht der Normalfall, sondern der Dienstverantwortliche hat ebenfalls ein Login mit den Benutzerrechten 2 oder 3.

Pro Dienst können mehrere Dienstverantwortliche zugewiesen sein.

Um eine Person als Dienstverantwortlichen zu erfassen, kann diese Person im Leute-Modul bearbeitet werden und der entsprechende Dienst ausgewählt werden. Alternativ können Personen auch über die Buttons unterhalb der Leute-Liste einem Dienst zugewiesen werden. Dies ist allerdings nur möglich, falls das aktuelle Login nicht über genügend Rechte verfügt, Adressen zu bearbeiten - dies kann z.B. nützlich sein, um Dienstleitern Zuweisungen von Personen zu ihren Diensten zu erlauben, ohne dass diese dafür die Adressen bearbeiten können müssen.

Analog dazu können Dienstverantwortliche wieder aus einem Dienst entfernt werden. Ebenfalls ist es möglich, einem Dienst mehrere Dienstverantwortliche zuzuweisen. Im Dienstplan-Modul können in der Dienst-Liste die zugewiesenen Dienstverantwortlichen überprüft werden:

Eine Liste der Dienstverantwortlichen kann ebenfalls über einen Filter im Leute-Modul angezeigt werden.

Analog zur Zuweisung von Dienstverantwortlichen zu einem Dienst können Dienstmitarbeiter zugewiesen werden. Eine Liste aller Dienstmitarbeiter erhält man am einfachsten über einen Filter im Leute-Modul. Es kann sinnvoll sein, diese Liste als Filtervorlage zu speichern, dann kann eine Übersicht über alle Dienstmitarbeiter per Knopfdruck angezeigt werden.

2. Variante

Für jeden Dienst können eine oder mehrere Gruppen definiert werden, aus welchen die Mitarbeiter und Leiter für diesen Dienst kommen sollen. Mit diesem Ansatz müssen die Zuweisungen zu Diensten nicht separat geführt werden, sondern können sich in die normale Gruppenhierarchie einfügen.

Die Zuweisung als Dienstverantwortlicher oder Mitarbeiter erfolgt in dieser Variante über die Rolle innerhalb der Gruppe. Die entsprechenden Gruppen können in den Einstellungen im Dienstplan-Modul definiert werden.

Dienste verwalten

Neue Dienste können nur von einem Moderator erstellt werden. Ebenfalls kann nur ein Moderator bestehende Dienste löschen. Allerdings reicht die Stufe 3 (Einstellen), um die Einstellungen zu einem Dienst zu bearbeiten.

Ein Dienst verfügt über die folgenden Optionen. Erstens besitzt er einen Namen. Weiter benötigt er einen Wert, der angibt, wieviele Mitarbeiter gleichzeitig an einem Anlass eingeteilt werden können sollen. Diese Option kann theoretisch beliebig hoch sein, es müssen nicht alle Positionen ausgefüllt werden, aber zur besseren Übersichtlichkeit beim Erfassen lohnt es sich, hier einen vernünftigen Wert einzugeben. Als letztes enthält ein Dienst eine Liste von Termingruppen, an denen dieser Dienst Leute stellt. Im obigen Beispiel ist der Beamerdienst bei allen Anlässe im Einsatz ausser am plugin und bei den Anlässe der Gruppe Special.

Monate verwalten

Ein Dienstplan wird immer pro Monat erstellt. Der aktuelle Monat kann über ein Submenu ausgewählt werden. Ein Monat kann dabei die folgenden Zustände haben:

- noch nicht offen: Ein zukünftiger Monat ist noch nicht eröffnet und somit können für diesen Monat noch keine Diensteinteilungen vorgenommen werden. Monate sollten erst geöffnet werden, wenn alle Termine, an denen die Dienste eingeteilt werden, definitiv sind, damit es zu möglichst wenigen nachträglichen Änderungen kommt.

- offen: Ein Monat wurde vom Moderator eröffnet und ist bereit, Diensteinteilungen von den Dienstverantwortlichen anzunehmen.

- geschlossen: Ein Monat ist für weitere Erfassungen oder Änderungen der Diensteinteilung geschlossen. Dieser wird normalerweise unmittelbar vor der definitven Erstellung und Versendung des Dienstplanes gesetzt.

Der Moderator kann jederzeit den Status aller verfügbaren Monate ändern.

Jemand mit niedrigerer Berechtigungsstufe als Moderator kann nur offene oder geschlossene Monate anzeigen lassen. Dabei können bei geschlossenen Monaten keine Änderungen mehr vorgenommen werden.

Erfassen

Ab der Berechtigungsstufe 2 können Diensteinteilungen vorgenommen werden. Dazu muss erst der richtige Monat gewählt werden, für den die Einteilung gelten soll. Danach können im Submenu „Dienste“ die anzuzeigenden Dienste ausgewählt werden. Es können alle Dienste angezeigt werden, für die mindestens die Berechtigung 1 vorliegt. Allerdings werden diese Dienste im nur-lesen Modus sein.

Die für den gewählten Monat relevanten Termine werden in chronologischer Reihenfolge aufgeführt mit den jeweiligen Diensten darunter. Pro Dienst können nun maximal die Anzahl Leute eingetragen werden, die bei den Diensteinstellungen definiert wurde. Im obigen Beispiel sind beim Beamerdienst zwei Leute und bei der Predigt eine Person eingeteilt. Allerdings kann die Einteilung bei den beiden Diensten Predigt und Technik nicht geändert werden, weil für diese Dienste die Berechtigungen offensichtlich nicht ausreichen, denn diese Select-Boxen sind inaktiv gesetzt (grau). Weiter sind die Dienste farblich markiert, die bereits Eintragungen haben, in grün, resp die noch keine Person eingetragen haben, in rot.

Für die unter den Einstellungen definierten Dienste erscheint neben den Select-Boxen ein Textfeld, mit dem ein beliebiger Text erfasst werden kann, der dann auch so auf dem Dienstplan erscheint.

Alle gemachten Änderungen müssen mittels „So speichern“ gespeichert werden, sonst gehen sie verloren.

Vorlagen

Die Einteilungen mehrerer Dienste an einem Anlass können in Vorlagen gespeichert werden, damit dieselbe Einteilung bei einem anderen Termin (z.B. im nächsten Monat) mit nur einem Klick wieder eingefügt werden kann. Dazu stehen pro Termingruppe drei Vorlagen (1-3) und eine globale Vorlage zur Verfügung. Die ersten drei sind nur innerhalb der selben Termingruppe verfügbar während die globale Vorlage über alle Termingruppen hinweg einsetzbar ist.

Um eine Einteilung in einer Vorlage zu speichern, muss erst die Einteilung aller zu speichernder Dienste erfasst und gespeichert werden. Danach reicht ein Klick auf das entsprechende Speichern-Icon (1-3), um die Einteilung zu speichern. Es werden nur die Einteilungen der angezeigten und editierbaren Dienste in der Vorlage gespeichert.

Beim Öffnen einer Vorlage werden alle bisherigen Einteilungen überschrieben. Aber auch hier gilt, dass die nur die Dienste aus der Vorlage ausgefüllt werden, die sowohl angezeigt wie auch editierbar sind.

Hinweis: Möchte man eine Vorlage einer Termingruppe in einer anderen Termingruppe einsetzen, kann diese in der globalen Vorlage gespeichert und anschliessend beim Termin der anderen Termingruppe eingefügt werden.

Dienstplan einstellen und erstellen

Sind alle Diensteinteilungen erfasst, kann der Dienstplan erstellt werden. Vor dem Erstellen können noch einige Einstellungen rund um den Dienstplan gemacht werden:

Titel: Text, der als Titel auf dem Dienstplan zu stehen kommt
Schriftgrösse: Die Schriftgrösse, die für den Dienstplan verwendet werden soll.
Format Namen: Die Namen der Dienstmitarbeiter können in vier verschiedenen Formaten ausgegeben werden.
Dienste: Es kann ein Dienstplan für alle Dienste oder nur für die ausgewählten erstellt werden.
Leere Einträge hervorheben: Mit dieser Option können leere Einträge auf dem PDF- und XLS-Dienstplan hervorgehoben werden - ansonsten sind diese Felder einfach leer.
Listentrennzeichen: Trennzeichen, welches zur Trennung der verschiedenen Namen im PDF-Dienstplan verwendet werden soll.

Vor dem Erstellen müssen diese Angaben – falls geändert – noch gespeichert werden.

Es lässt sich entweder ein neutraler Dienstplan – ohne spezielle Hervorhebungen – erstellen, oder es kann für jeden Dienstmitarbeiter aller Dienste ein persönlicher Dienstplan erstellt werden. Als weitere Alternative kann der Dienstplan an alle Dienstmitarbeiter verschickt werden, dazu kann ein Mailtext und ein Betreff definiert werden. Jedem Mail wird automatisch ein persönlicher Dienstplan in PDF-Format angehängt. Nach erfolgtem Versand kann eine Liste aller Dienstmitarbeiter als Excel-Datei geöffnet werden, die keine Emailadresse in ihren Personendaten gespeichert haben, damit diese auf andere Weise informiert werden können.

Damit der aktuelle Dienstplan von Leuten runtergeladen werden kann, die über kein kOOL-Login verfügen, besteht die Möglichkeit einen Dienstplan für den verganenen und den aktuellen Monat zu erstellen, der danach über das Dienstplan-Frontmodul auf der Startseite geöffnet werden kann. Dazu stehen zwei PDF-Icons zur Verfügung, über welche der Dienstplan mit den aktuellen Einstellungen in PDF-Format erstellt wird. Der Text-Link mit dem Datum und dem Jahr daneben, dient zur Kontrolle, indem die so erstellen Dienstpläne geöffnet werden können.

Der Dienstplan für das Frontmodul kann erst erstellt werden, wenn der entsprechende Monat geschlossen ist.

Anlässe dem Dienstplan zuweisen

Neben den Optionen wie Raum, Farbe oder Zeit hat eine Termingruppe auch eine Option „DP“, was für Dienstplan steht. Ist diese Option gesetzt, werden alle neuen Termine dieser Termingruppe für den Dienstplan des jeweiligen Monats verwendet. Diese Option bezieht sich nicht auf schon erstellte Termine, denn auch bei einem neuen ist diese Option einfach vordefiniert, kann aber beim Speichern oder beim späteren Bearbeiten des einzelnen Termins geändert werden.

Schlussendlich muss für jeden einzelnen Termin definiert sein, ob er im Dienstplan erscheinen soll oder nicht. Dazu hat jeder Termin eine solche Option „DP“.

Dienstverantwortliche zur Erfassung auffordern

Ist ein neuer Monat eröffnet, kann es sinnvoll sein, die Dienstleiter darüber zu informieren, bis wann sie ihre Diensteinteilungen erfassen müssen. Dazu können in der Dienstübersicht diejenigen Dienste ausgewählt werden, deren Dienstleiter informiert werden sollen. Der Mailtext enthält einige Platzhalter, die je nach Dienst und Monat mit Inhalt gefüllt werden:

<DIENSTNAME>: Name des Dienstes
<MONAT>, <JAHR>: Monat und Jahr des Dienstplanes, für den eine Erinnerung verschickt wird.
<ANLASSLISTE>: Eine Liste der Anlässe, für die dieser Dienst Leute stellen muss. Falls bereits Eintragungen vorhanden sind, werden diese ebenfalls eingefüllt, damit der Dienstverantwortliche seine Angaben gleich im Mail überprüfen kann.
<DEADLINE>: Das Datum, bis wann die Einträge gemacht werden müssen. Dieses Datum wird aus den entsprechenden Einstellungen berechnet.

Die Adressdaten der Dienstverantwortlichen, die keine Emailadresse in ihren Personendaten eingetragen haben, können wiederum als Excel-Datei geöffnet werden.

Einstellungen

Unter den Einstellungen können folgende Dinge definiert werden:

Rolle für jede Gruppe einzeln wählen: Falls diese Option auf Ja gesetzt ist, kann in der Gruppen-Auswahl der einzelnen Dienste nicht nur eine Gruppe sondern auf feiner eine Gruppe/Rolle gewählt werden um die Dienst-Mitarbeiter zu definieren. Falls dies gesetzt ist, ist die Option "Gruppen-Rolle für Mitarbeiter" deaktiviert.
Gruppen-Rolle für Mitarbeiter: Damit wird innerhalb einer Gruppe zwischen Leiter und Mitarbeiter unterschieden. Die hier gewählte Rolle gilt für alle Gruppen, ausser die Option "Rolle für jede Gruppe einzeln auswählen" ist auf Ja gesetzt. In diesem Fall ist diese Option deaktiviert.
Gruppen-Rolle für Leiter: Diese Rolle wird in allen Gruppen verwendet, um die Dienstleiter zu identifizieren.
Auswahlfeld sortieren nach: Definiert die Sortierung der Namen in der Auswahl beim Erfassen eines Dienstplanes.
Vorlagen beim Erfassen anzeigen: Definiert ob die Vorlagen verwendet werden sollen oder nicht.
Den folgenden Kommentar im Plan anzeigen: Die hier gewählten Termin-Kommentare werden sowohl beim Erfassen wie auch im Export bei jedem Termin dargestellt.
Im PDF Termingruppen farblich hervorheben: Mit dieser Option werden die Termine im PDF mit der entsprechenden Termingruppen-Farbe markiert.
Anzahl verfügbarer Monate zurück: So viele Monate zurück können in der Monatsauswahl gewählt werden.
Freier Text für Einteilung: Bei den hier ausgewählten Diensten erscheint beim Erfassen der Dienst-Einteilung neben den Auswahlfeldern mit den eingeteilten Leuten ein Textfeld, mit dem ein freier Text für die Diensteinteilung erfasst werden kann. Dies kann z.B. nützlich sein, um einen Gastsprecher zu erfassen.
Texte für das Erinnerungs- wie das Dienstplan-Mail. Diese Texte werden als Vorlage für das Erinnerungsmail an die Dienstleiter resp. für das Mail, das an alle Diensthabenen inkl. dem Dienstplan verschickt wird.
Deadline zur Erfassung der Einteilungen. Im Erinnerungsmail an die Dienstleiter, kann mittels <DEADLINE> der späteste Termin eingefügt werden. Diese Deadline wird gemäss den hier gemachten Angaben bestimmt.
Dienstgruppen: Hier können Sie entscheiden, ob Dienstgruppen verwendet werden sollen oder nicht. (Mehr dazu siehe weiter unten)

Dienstgruppen

Bei einer grösseren Anzahl Diensten kann es passieren, dass der Dienstplan relativ voll wird. Zu diesem Zweck können Dienste, die gewisse Voraussetzungen erfüllen zur Darstellung auf dem Dienstplan zu einer Dienstgruppe zusammengefasst werden, welche auf dem Dienstplan dann als ein eigener Dienst erscheint.

Ich möchte die Idee an einem Beispiel erklären: Angenommen, Ihre Gemeinde hat zwei Lobpreisteams; eines das an den Erwachsenen-Anlässen und eines das nur an den Jugendanlässe spielt. Nun haben Sie zwei Dienste eingerichtet – einen „Lobpreis“ und einen „Jugend-Lobpreis“. Auf dem Dienstplan erscheinen diese nun je in einer eigenen Zeile, obwohl sie nie gemeinsam an einem Anlass spielen werden. Somit könnte man diese beiden Dienste auf einer Zeile darstellen, ohne dass dabei Information verloren ginge. Denn die Leute aus der Jugend-Lobpreisband wissen ja selber, dass sie nicht in der Erwachsenen-Band spielen und umgekehrt.

Nun können Sie eine neue Dienstgruppe „Lobpreis“ erstellen und ihr die beiden Dienste „Lobpreis“ und „Jugend-Lobpreis“ zuweisen. Danach wird beim Erstellen des Dienstplanes nur noch eine Zeile verwendet, bei der die Angaben aus den beiden Dienste zusammengeführt wurden. Dies ist natürlich nur möglich, wenn die beiden Dienste keine gemeinsamen Termingruppen zugewiesen haben. Ist dies doch der Fall, ist eine Zusammenfassung zu einer Dienstgruppe nicht möglich, und kOOL wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgeben.

In einer Dienstgruppe können beliebig viele Dienst vereint werden, so könnte im obigen Beispiel auch noch eine Teenie-Lobpreisband hinzugefügt werden, die nur an den Teenie-Anlässe spielt.