De Dienstrooster-module geeft de mogelijkheid om Dienstroosters te maken voor alle service teams in de kerk. Voor ieder Team is er ten minste één leider die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het Dienstrooster. Teamleiders delen de teamleden in om op bepaalde datums te werken. De teamleider kan Personen toevoegen aan of verwijderen uit de Teams, dit wordt geregeld in de Personen-module. Een service team hoeft niet bij iedere Activiteit (of Activiteitengroep) klaar te staan, dus de teamleider kan instellen bij welke Activiteitengroepen zijn Team van dienst zal zijn.

Iemand met meer overzicht, de moderator, beheert en controleert het geheel aan Dienstroosters. Hij zorgt ervoor dat alle teamleiders hun Dienstroosters maken vóór een bepaalde deadline. Als dit gedaan is, mogen zij het Dienstrooster naar de teamleden sturen per e-mail of per briefpost. Ieder teamlid zal een persoonlijk Dienstrooster ontvangen, waarop zijn eigen taken vermeld staan.

Bevoegdheden

De autorisatieniveaus worden toegepast op iedere Gebruiker voor ieder Team. Een Gebruiker kan verschillende autorisatieniveaus hebben voor verschillende Teams, omdat iemand (vertegenwoordigd door een Gebruiker) doorgaans slechts voor enkele Teams verantwoordelijk zal zijn. Deze teamleiders moeten autorisatieniveau 3 (Bewerken) toegewezen krijgen, aangezien dit hen in staat stelt om instellingen voor het Team te wijzigen en om Personen toe te wijzen aan of te verwijderen uit een Team. Een Gebruiker met autorisatieniveau 2 (Creëren) mag Dienstroosters maken met de Personen die al zijn toegewezen aan het Team. Hij mag geen nieuwe Personen toevoegen (of verwijderen) en ook mogen er op niveau 2 geen instellingen worden gewijzigd. Dit autorisatieniveau zou kunnen worden toegekend aan een assistent-teamleider die wijzigingen aan het Dienstrooster moet kunnen doen.

Autorisatieniveau 1 (Bekijken) staat geen enkele wijziging aan instellingen of Dienstroosters toe, de Dienstroosters mogen alleen bekeken worden. Dit zorgt ervoor dat een Teamleider er zeker van kan zijn dat hij mensen niet indeelt op een manier die botst met de diensten die zij draaien voor een ander team.

Het hoogste autorisatieniveau is 4 (Modereren). Bovenop alle hierboven beschreven acties, stelt dit de Gebruiker in staat om Teams te verwijderen, toe te voegen, om Dienstroosters te maken en te verzenden. Ook kan hij maanden openen of afsluiten. Hierover volgt nog meer informatie.

Teamleider en teamleden

Er zijn twee manieren om Personen toe te wijzen aan een Team als teamleider of teamlid:

Methode 1:

Een teamleider wordt niet vastgesteld aan de hand van een Gebruikersnaam maar aan de hand van een Persoon uit de Personen-module. Het zou mogelijk zijn, hoewel het geen voordelen biedt, om een teamleider te hebben die geen bevoegdheden heeft om een Dienstrooster te maken omdat hij geen Gebruikersnaam heeft. Doorgaans zal een teamleider een Gebruikersnaam hebben met autorisatieniveau 2 of 3.

Om in de Personen-module een teamleider toe te wijzen kun je het record van deze Persoon bewerken in de Personenmodule en het betreffende Team kiezen. Als de Gebruiker geen rechten heeft om persoonlijke gegevens te bewerken, verschijnen er knoppen onder de adreslijst, welke kunnen worden gebruikt om de Teams te bewerken.

Op vergelijkbare wijze kan een teamleider worden verwijderd uit een Team. Het is ook mogelijk om meerdere leiders toe te wijzen aan een Team. De toegewezen teamleider kan worden gezien in de teamlijst:

Met behulp van een filter kan er een lijst van teamleiders worden getoond in de Personen-module.

Teamleden worden op dezelfde wijze toegewezen als teamleiders. Met behulp van een filter in de Personen-module is het mogelijk om de lijst met Personen in een Team te tonen. Het kan een goed idee zijn om dit filter als voorkeurslijst op te slaan, zodat een lijst met teamleden gemakkelijk kan worden weergegeven.

Methode 2:

Ieder Team kan toegewezen worden aan één of meer Groepen. De Personen die behoren tot deze Groepen worden dan gebruikt voor het maken van het dienstrooster voor deze Teams. Dit stelt je in staat om je teamleden op dezelfde hiërarchische manier te schikken als alle andere toewijzingen aan Groepen die je kunt hebben.

Het onderscheid tussen teamleiders en teamleden wordt gedaan d.m.v. een Rol binnen de Groep. Deze Rollen moeten gespecificeerd worden in de instellingen voor de Dienstrooster-module.

Teams beheren

Nieuwe Teams kunnen alleen worden aangemaakt door een moderator. Ook zijn moderators de enigen die bestaande Teams mogen verwijderen. Autorisatieniveau 3 (Bewerken) is echter wel voldoende om de instellingen van een Team te wijzigen.

Een Team kent de volgende instellingen:

een naam
het maximaal aantal Personen dat dienst doet tijdens een Activiteit
een lijst met Activiteitengroepen waarin het Team hun diensten aanbiedt.

Het maximaal aantal dienstdoende Personen is het aantal selectielijsten dat wordt getoond in het scherm voor verroosteren. Als dit getal dus te laag wordt gezet, kunnen er onvoldoende teamleden worden geselecteerd, als het te hoog wordt ingesteld raakt het scherm voor verroosteren erg vol met selectielijsten. Het is dus aan te raden een redelijke waarde te kiezen.

De laatste instelling is een lijst met Activiteitengroepen. Selecteer de Activiteitengroepen waar het Team dienst doet. In het voorbeeld is het Cateringteam alleen nodig voor de Activiteitengroep "zondagse kerkdiensten".

Maanden beheren

Een Dienstrooster wordt altijd per maand aangemaakt. De huidige maand kan geselecteerd worden in een Submenu. Een maand kan de volgende statussen hebben:

- nog niet open: Een maand in de toekomst is niet open; er kunnen dus nog geen Dienstroosters worden gemaakt voor deze maand. Het verdient de voorkeur om een maand alleen open te stellen wanneer alle Acitiviteiten in die maand zijn vastgesteld. Anders kunnen er onnodig wijzigingen aan het Dienstrooster nodig zijn.

- open: De maand is opengesteld door de moderator; er kunnen Dienstroosters worden aangemaakt door de Teamleiders.

- gesloten: De maand is gesloten voor verdere wijzigingen aan de Dienstroosters. Dit wordt doorgaans gedaan vlak voor het genereren Dienstroosters en het verspreiden daarvan naar teamleden.

De moderator kan de status van alle beschikbare maanden op elk moment veranderen. De beschikbare maanden strekken zich uit over de periode van een jaar.

Een Gebruiker met een lager autorisatieniveau dan moderator kan alleen bekijken of de maanden open of gesloten zijn. Er kunnen geen wijzigingen worden gemaakt in afgesloten maanden.

Verroosteren

Een Gebruiker met autorisatieniveau 2 of hoger mag Dienstroosters opstellen. De maand van het te maken Dienstrooster wordt geselecteerd in het Submenu "Maand". De Teams die zichtbaar moeten zijn kunnen worden geselecteerd door middel van het filter in het Submenu "Teams". Alle Teams kunnen worden weergegeven, zo lang de Gebruiker autorisatieniveau 1 of hoger heeft. De Teams waarvoor de Gebruiker autorisatieniveau 1 heeft zijn echter alleen-lezen.

De Activiteiten gedurende de geselecteerde maand worden getoond in chronologische volgorde met de Teams eronder. Voor elk Team kan in de Team-instellingen worden aangegeven hoeveel mensen er kunnen worden geselecteerd. In het voorbeeld zijn twee geluidsmensen en vier cateraars aangewezen. De huidige Gebruiker mag echter geen Dienstrooster opstellen voor de geluidsmensen omdat hij niet voldoende bevoegdheden heeft. Dit kan worden gezien aan de inactieve, grijze selectielijsten. De Teams zijn gecodeerd met een kleur. Rood betekent dat er niemand dienst doet tijdens die Activiteit, groen betekent dat er ten minste één Persoon aangewezen is om dienst te doen.

Wanneer in de instellingen voor het Team de optie "Extra tekstveld in Dienstrooster" is ingeschakeld, verschijnt er een tekstveld naast de selectielijsten, waarin een willekeurige tekst kan worden geplaatst (bijv. een opmerking of de naam van iemand die niet in het Team zit). Deze tekst verschijnt op het Dienstrooster.

Alle wijzigingen aan het rooster moeten worden opgeslagen met de knop "Opslaan", anders zullen ze verloren gaan.

Voorkeurslijsten

De Personen in alle Teams die dienst doen tijdens een Activiteit kunnen worden opgeslagen in voorkeurslijsten, zodat dezelfde groep met een enkele klik aan een andere Activiteit (bijv. in de volgende maand) kan worden toegewezen. Er zijn drie voorkeurslijsten (1-3) en een algemene voorkeurslijst beschikbaar voor iedere Activiteitengroep. De eerste drie zijn alleen beschikbaar binnen dezelfde Activiteitengroep, maar de algemene voorkeurslijst kan worden gebruikt voor alle Activiteitengroepen.

Om de toegewezen Personen op te slaan in een voorkeurslijst, moeten alle Personen worden toegewezen aan de Teams en dan opgeslagen. Klik nu op het bijpassende icoontje voor opslaan (1-3) om de toewijzingen op te slaan. Alleen de toewijzingen waarvoor de huidige Gebruiker de bevoegdheid heeft om te Bewerken, worden opgeslagen in de voorkeurslijst.

Wanneer een voorkeurslijst gebruikt wordt, worden de toewijzingen die er op dat moment staan, overschreven. Alleen de Teams in de voorkeurslijst waarvoor de huidige Gebruiker de bevoegdheid heeft om te Bewerken, worden ingevuld.

N.B.: Om een voorkeurslijst van de ene Activiteitengroep in een andere Activiteitengroep te gebruiken, moet je deze opslaan als algemene voorkeurslijst en die gebruiken om die andere Activiteitengroep in te vullen.

Dienstroosters instellen en creëren

Als alle Teams zijn verroosterd, kunnen de Dienstroosters worden gecreëerd als PDF-bestand en aangeboden ter download. Voordat dit gedaan wordt, kunnen er een aantal instellingen worden veranderd.

Titel: Tekst die gebruikt wordt als titel wanneer het Dienstrooster wordt aangemaakt.
Lettergrootte: De grootte van het lettertype dat in het Dienstrooster zal worden gebruikt.
Schrijfwijze van namen: De namen van de Teamleden kunnen op één van de vijf verschillende wijzen worden weergegeven.
Teams: Er kan een Dienstrooster worden gemaakt voor alle Teams, of alleen voor de geselecteerde.
Lege regels markeren: Wanneer ingesteld op 'ja', worden lege regels in het Dienstrooster gemarkeerd. Anders zullen ze gewoon blanco zijn.

Als deze instellingen worden veranderd, moeten ze opgeslagen worden voordat het Dienstrooster wordt aangemaakt. Er kan een algemeen Dienstrooster worden aangemaakt voor iedereen of er kan een persoonlijk Dienstrooster worden aangemaakt voor ieder individueel teamlid. Het Dienstrooster kan naar alle teamleden worden verstuurd. Voor de e-mail kan een onderwerp en een berichttekst worden ingevoerd. Iedere e-mail bevat automatisch een persoonlijk Dienstrooster in PDF-formaat. Als dit is verstuurd, kun je in een Excel-spreadsheet een lijst van teamleden bekijken, die ook de adressen bevat van de mensen zonder e-mailadres, zodat deze via een andere weg geïnformeerd kunnen worden.

Om mensen zonder een kOOL Gebruikersnaam in staat te stellen om bij het Dienstrooster te kunnen, biedt kOOL de mogelijkheid om het Dienstrooster voor de huidige en voor de volgende maand aan te maken. Deze kunnen geopend worden in de front-module "Dienstrooster" op de startpagina. Hiervoor staan twee PDF-icoontjes die gebruikt kunnen worden om het Dienstrooster met de huidige instellingen aan te maken in een PDF-bestand. In de front-module staat een link naar deze Dienstroosters, aangeduid met de maand en het jaar van het Dienstrooster. The month and year are used as a link to this file.

De maand moet gesloten worden om een Dienstrooster te kunnen maken voor de front-module.

Activiteiten toewijzen aan het Dienstrooster

Naast opties zoals locatie, kleur en tijd heeft een Activiteitengroep ook de optie "In Dienstrooster gebruiken". Als deze is aangevinkt, worden alle Activiteiten in deze Activiteitengroep gebruikt in het Dienstrooster voor de betreffende maand. Deze optie is niet van toepassing op Activiteiten die al eerder aangemaakt zijn in de Activiteitengroep, omdat het een standaardwaarde betreft voor nieuwe Activiteiten. De waarde van de optie kan veranderd worden door een individuele Activiteit te bewerken.

Iedere individuele Activieite heeft de optie "In Dienstrooster gebruiken. Deze kan ingeschakeld of uitgeschakeld worden om te bepalen of deze Activiteit verschijnt in het Dienstrooster.

Teamleiders op de hoogte stellen

Wanneer er een nieuwe maand open is gesteld, kan het handig zijn om de Teamleiders mee te delen wanneer zij hun diensten verroosterd moeten hebben. De te informeren Teamleiders kunnen worden geselecteerd in de Team-lijstweergave. De tekst voor de e-mail bevat enkele variabelen die vervangen worden door een concrete waarde, afhankelijk van het Team en de maand:

<TEAMNAAM>: Naam van het Team.
<MAAND>, <JAAR>: Maand en jaar van het Dienstrooster waarvoor een herinneringse-mail wordt verzonden.
<ACTIVITEITEN>: Een lijst met Activiteiten waarbij mensen van het Team nodig zijn. Als er al toewijzingen zijn gedaan, worden deze ook verzonden zodat de Teamleider deze kan bekijken in de e-mail.
<DEADLINE>: De datum tot wanneer de toewijzingen kunnen worden ingevoerd. Dit wordt berekend aan de hand van de waarden die opgegeven zijn in de instellingen.

De adressen van Teamleiders waarvan in de Personen-module geen e-mailadres bekend is, worden naar een Excel-spreadsheet geschreven.

Instellingen

De volgende instellingen kunnen worden veranderd:

Teams: De eerste twee opties laten je de Rollen kiezen die gebruikt moeten worden om teamleiders en teamleden te identificeren ingeval leden van Groepen worden toegewezen aan Teams.
E-mail tekstsjablonen: Dit zijn standaardteksten voor:
- Herinneringse-mails: een e-mailbericht om teamleiders eraan te herinneren dat zij het dienstrooster voor de volgende maand dienen te verroosteren.
- Dienstrooster e-mails: een e-mailbericht waar het dienstrooster als bijlage wordt meegestuurd naar teamleden.
Deadline: De deadline waarop Dienstroosters uiterlijk verroosterd moeten zijn kan in de herinneringse-mail aan de Teamleiders worden ingevoegd met de volgende tekst: <DEADLINE> Deze deadline wordt bepaald met behulp van de keuzes in de deadline sectie.
Superteams: Deze optie bepaalt of Superteams moeten worden gebruikt. (Meer informatie over Superteams volgt hieronder)
Extra tekstveld in Dienstrooster: Voor de hier geselecteerde Teams verschijnt er een tekstveld bij het verroosteren waar een mededeling kan worden ingevuld. Dit kan bijv. ook gebruikt worden om een gastspreker in te vullen.

Superteams

Als er grote aantallen Teams zijn, kan het Dienstrooster onoverzichtelijk worden. Om dit te voorkomen kunnen Teams, als ze aan bepaalde voorwaarden voldoen, worden gecombineerd tot Superteams. Deze verschijnen in het Dienstrooster als één Team.

Het volgende voorbeeld werkt wellicht verduidelijkend: Stel je een kerk voor die twee aanbiddingsteams heeft. Eén band speelt alleen op jeugdactiviteiten, de andere speelt op Activiteiten voor volwassenen. Er zijn twee Teams aangemaakt in kOOL, een aanbiddingsteam en een jeugdaanbiddingsteam. Op het Dienstrooster verschijnen deze elk op een regel, ook al zullen de twee Teams nooit op dezelfde Activiteit dienst doen. Ze zouden op één regel kunnen worden gecombineerd zonder dat er enige informatie verloren gaat, omdat de mensen van het jeugdaanbiddingsteam nooit op Activiteiten voor volwassenen spelen en vice versa.

Er kan een Superteam "Aanbiddingsteams" worden aangemaakt, waaraan "aanbiddingsteam" en "jeugdaanbiddingsteam" worden toegewezen. Wanneer de diensten nu verroosterd worden, wordt er slechts één regel gebruikt en het bevat Activiteiten voor beide Teams. Dit is alleen mogelijk als de Teams niet zijn toegewezen aan een gemeenschappelijke Activiteitengroep. Als dit gebeurt, is het onmogelijk om de Teams te combineren en zal kOOL een foutmelding weergeven.

Er kan een willekeurig aantal Teams worden toegewezen aan een Superteam. In het bovenstaande voorbeeld zou ook een kinderaanbiddingsteam kunnen worden toegevoegd aan het Superteam, zolang zij maar niet spelen op een Activiteiten in de Activiteitengroepen van de andere twee teams.