Een object wordt gereserveerd middels een Reserveringsobject. Dit Object kan een ruimte zijn, een apparaat of iets anders. Om het algemeen te houden, noemen we dit een Reserveringsobject. Het Object heeft de volgende attributen in kOOL: Naam, Omschrijving en eventueel een Kleur.

Een Reserveringsobject kan gereserveerd worden voor een bepaalde dag en tijd. Bij de Reservering worden ook de naam en de contactgegevens van de Persoon die de Reservering doet opgeslagen.

Als er extra toezicht op de Reserveringsobjecten nodig is, kunnen veranderingen in de Reserveringen gemodereerd worden. Reserveringen op een Object onder moderatie worden niet direct uitgevoerd, een "moderator" (bijv. de koster) moet de Reservering eerst goedkeuren. Wanneer er een Reservering is geboekt op een Object onder moderatie, kan er een e-mail worden verzonden naar de moderators. Ook zullen de moderators het aantal openstaande Reserveringen onder moderatie zien achter de link "Reserveringen" in de front-module "Moderatie", of in het submenu "Moderatie" van de Reserveringen-module. Reserveringen die moderatie behoeven worden wel getoond in de kalenderweergave. Meer informatie over Reserveringen volgt hieronder.

Omdat het aantal Reserveringsobjecten snel kan groeien, wordt de autorisatie hierover niet toegekend aan het eigenlijke Object. In plaats daarvan zijn Objecten gegroepeerd. Zo kunnen bijvoorbeeld alle vergaderruimtes worden ingedeeld in de groep "vergaderruimtes" of alle apparaten zoals een projector, een filmcamera, etc. in een groep "Multimedia". Zo kunnen bevoegdheden op groepsniveau worden toegekend aan Gebruikers. Verschillende groepen kunnen verschillende moderators hebben.

Gekoppelde objecten

Een Reserveringsobject ("Object A") kan worden gekoppeld aan andere Objecten ("Objecten"). Dit betekent dat een Reservering voor "Object A" ook de een reservering voor "Objecten" blokkeert. Stel je bijvoorbeeld een gebouw voor met meerdere zalen. Voor iedere zaal kan een Object worden aangemaakt, zodat individuele zalen kunnen worden geboekt. Daarnaast kan ook het gebouw als geheel een Object zijn, welke alle zalen bevat als gekoppelde Objecten. Zo kan het gehele gebouw worden geboekt. Dit concept kan ook worden gebruikt voor zalen met verwijderbare tussenwanden.

Het Object dat de gekoppelde Objecten bevat is op zichzelf een Reserveringsobject. Daarom moeten de bevoegdheden worden ingesteld voor dit Object, bijv. of reserveringen hierop moeten worden gemodereerd, etc.

In de lijstweergave van gereserveerde objecten verschijnt het aantal gekoppelde Objecten in blokhaken achter de objectnaam. Bij het maken van een Reservering verschijnt de lijst van gekoppelde objecten als een submenu in de beschrijving van het Object.

Bevoegdheden

Elke Gebruiker kan één van de volgende vier authorisatieniveaus toegekend krijgen voor een Reserveringsgroep:

Bekijken: Reserveringen in deze groep mogen alleen worden bekeken; er mogen geen nieuwe Reserveringen worden aangemaakt en bestaande Reserveringen mogen niet worden bewerkt.
Nieuw: Nieuwe Reserveringen kunnen worden toegevoegd of aangevraagd indien het een Object onder moderatie betreft. Je kunt je eigen Reserveringen bewerken of verwijderen als je ingelogd bent of met de juiste Reserveringscodes.
Bewerken: Alle Reserveringen in deze groep kunnen worden bewerkt en verwijderd. Objecten onder moderatie kunnen worden gereserveerd zonder bevestiging van een moderator.
Modereren: Naast alle bevoegdheden die hierboven beschreven zijn, kunnen Reserveringsaanvragen op Objecten onder moderatie worden goedgekeurd of afgewezen.

Modereren

Een Reserveringsobject kan onder moderatie staan. De moderatie-opties "Ja" en "Ja: e-mail"zijn hetzelfde, behalve dat met de laatste optie een e-mail wordt verstuurd naar alle moderatoren van het Object waarop een Reservering wordt aangevraagd.

Als een Reservering wordt goedgekeurd of afgewezen, kan er een e-mail worden verstuurd naar de Gebruiker die de Reservering heeft aangevraagd, zodat hij geïnformeerd wordt over de beslissing. De e-mail die wordt verzonden bestaat uit een formulier, waarvan de tekst eventueel kan worden aangepast.

Een Gebruiker met authorisatieniveau 3 of hoger, mag Objecten reserveren zonder dat moderatie nodig is. Zij kunnen ook Objecten reserveren die niet onder moderatie staan.

Kalenderweergave

In de kalenderweergave worden de Reserveringen getoond in de kleur die aan het Reserveringsobject is verbonden. Dit helpt een Gebruiker om in één oogopslag te zien om wat voor Reservering het gaat.

Een Gebruiker met de juiste privileges kan de individuele Reserveringen wijzigen door te klikken op de naam. De Reservering kan worden verwijderd door te klikken op het prullenbak-symbool. Reserveringen die moderatie behoeven, verschijnen in de kalender van moderators met een gestreepte omlijning. Naast het prullenbak-symbool staat dan ook een vinkje, waarmee de Reservering kan worden goedgekeurd.

Objecten die nog wachten op moderatie, worden altijd getoond aan moderators, zelfs als de weergave van normale Reserveringen voor dit Object zijn uitgeschakeld door de Gebruiker (d.m.v. een filter).

Er zijn verschillende kalenderweergaven beschikbaar, vergelijkbaar met de weergaven in de Activiteiten-module: jaar-weergave, maand-weergave en week-weergave. De gedetailleerde omschrijving van deze weergave staat in de documentatie voor de Activiteiten-module.

De Reserveringen voor een bepaald Object voor een specifieke Activiteit kunnen ook gecombineerd worden in de maand- of week-weergave in de Reserveringen-module. Dit moet worden ingesteld in de Admin-module, onder Algemene Instellingen. Als dit gedaan is, worden alle Reserveringen voor een bepaalde Activiteit op beknopte wijze getoond, waardoor de weergave duidelijker wordt. Deze instelling is ook van toepassing op de PDF-export.

Reserveringen aanmaken en bewerken

Hoe de procedure bij het aanmaken van nieuwe Reserveringen verloopt, hangt af van de bevoegdheden van de Gebruiker:

Autorisatieniveau 2 "Nieuw": Nieuwe Reserveringen voor ongemodereerde Objecten kunnen onmiddellijk worden aangemaakt. Voor Objecten onder moderatie moet een moderator de Reservering eerst goedkeuren. Eenmaal aangemaakt, kunnen Reserveringen alleen worden bewerkt of verwijderd als de juiste code voor deze Reservering wordt ingevoerd. Aangemelde Gebruikers met dit autorisatieniveau kunnen hun eigen Reserveringen bewerken en verwijderen zonder deze Reserveringscode.

Autorisatieniveau 3 "Bewerken": Alle Reserveringen mogen worden aangemaakt, bewerkt en verwijderd. Reserveringen die onder moderatie staan kunnen niet worden goedgekeurd of afgewezen.

Een Gebruiker kan meerdere Objecten tegelijk reserveren, zodat de contactgegevens en het doel van de Reserveringen slechts eenmaal hoeven worden ingevoerd. Deze optie is niet beschikbaar voor de gastaccount, maar dit kan wel ingeschakeld worden met behulp van een instelling (zie verderop).

Herhaalde Reserveringen - Reeksen

Wanneer je een nieuwe Reservering aanmaakt, is het mogelijk om deze als herhaling te definiëren. De herhaling kan op verschillende manieren worden opgegeven. Deze Reserveringen worden samen aangemaakt in een Reeks en kunnen later als Reeks bewerkt en verwijderd worden.

Bij het bewerken of verwijderen van een Reserveringsreeks, moet de keuze worden gemaakt of de wijzigingen alleen van toepassing zijn op de datum die bewerkt wordt of op de gehele Reeks.

Filteren

De weergegeven Reserveringen kunnen tijdelijk worden gefilterd, zodat het makkelijker is om specifieke Reserveringen te vinden. Een voorbeeld:

Toon alle Reserveringen vanaf de huidige maand (dus Reserveringen van voorbije maanden niet weergeven). Dit is de standaardinstelling.
Toon Reserveringen in de volgende zomervakantie (juli en augustus).

Een Gebruiker met autorisatieniveau 4 (moderator) kan een filter voor het hele systeem opslaan. Dat betekent dat Gebruikers van kOOL die alleen Reserveringen mogen aanmaken en geen Reserveringen mogen bewerken (tot autorisatieniveau 2), alleen de Reserveringen zullen zien in de in het filter gedefinieerde periode.

Instellingen

Een Gebruiker met autorisatieniveau 4 kan de volgende instellingen voor de Reserveringen-module wijzigen:

Verplichte velden voor nieuwe Reserveringen: Selecteer de velden die een Gebruiker verplicht moet invullen, wanneer hij een nieuwe Reservering aanmaakt.
Zondagen markeren in lijstweergave: Schakel deze optie in om Activiteiten die op een zondag plaatsvinden te benadrukken in de lijstweergave.
Toon tijden in de PDF kalender: De naar PDF geëxporteerde maand-weergave kan tijden bevatten. Als deze worden weggelaten, is er meer ruimte in de kalender voor de titel.
Toon Doel in de PDF kalender: Als deze optie op 'ja' staat, wordt het doel van de Reservering toegevoegd op een tweede regel in de PDF-export van de kalender.
Toon naam en e-mail bij Reserveringen aan het gastaccount: Het is mogelijk om persoonlijke gegevens bij een Reservering te verbergen wanneer ze worden bekeken met het gastaccount. Naam en e-mailadres worden bij inschakeling van deze optie dus alleen getoond aan Gebruikers die ingelogd zijn bij kOOL.
Reserveringen voor een Activiteit samenvatten: Als er veel Reserveringen zijn voor een bepaalde Activiteit, kan de weergave, met name in de week-kalender, erg opgehoopt raken. De Reserveringen voor een Activiteit worden gecombineerd in de kalender als deze optie is ingeschakeld. Deze optie kan worden ingesteld voor individuele Activiteitengroepen als de optie "Gecombineerde Reserveringen" is ingeschakeld.
Stuur e-mail voor iedere Reserveringsaanvraag: Geef één of meerdere e-mailadressen (gescheiden door komma's), die een bevestiging moeten ontvangen van iedere Reservering die is aangemaakt. Dit betreft alle ongemodereerde Reservering plus alle middels moderatie goedgekeurde Reserveringen.
Gast mag meerdere Objecten tegelijk reserveren: Een Gebruiker die ingelogd is mag verscheidene Objecten in één keer reserveren. Indien deze optie is ingeschakeld, mag de gastaccount dit ook doen.
Maandkalender: Gebruik dit als titel: Kies de titel voor Reserveringen in de maandkalender: Object, Doel of Naam van de aanvrager.
Maximum aantal karakters voor de titel in de maandkalender: De titel van de Activiteit wordt afgekort tot dit aantal karakters. Titels die langer zijn dan de breedte van de dag, zullen doorlopen op de volgende regel.