Mit dem Gruppenmodul steht eine allgemein gehaltene Organisationsstruktur zur Verwaltung von Personen in verschiedensten Gruppierungen zur Verfügung. Eine Gruppe steht dabei für etwas abstraktes, das in konkreten Fällen ein Lager, eine Kleingruppe, eine Kinderdienst-Altersgruppe, ein Lobpreisteam, ein Info-Brief-Empfänger und vieles mehr darstellen kann. Durch die hohe Flexibilität können sie innert Kürze neue Gruppen erstellen und Personen diesen zuweisen.

Innerhalb eine Gruppe kann es verschiedene Rollen geben. Konkret könnten dies für ein Lager die Rollen: „Teilnehmer“, „Leiter“, „Küchenteam“ usw. sein. Eine Person kann dabei auch mehrere Rollen einnehmen.

Durch die hierarchische Anordnung von Gruppen und Subgruppen bleibt die Übersichtlichkeit auch bei einer grossen Anzahl an Gruppen gewahrt. Jede Gruppe kann Untergruppe einer anderen sein. Ist man bei einer Subgruppe eingeteilt, gehört man automatisch auch zu allen „Muttergruppen“. Somit können durch geschickte Strukturierung der Gruppen Informationen auf den verschiedensten Ebenen extrahiert werden.

Als weitere Hilfe zur Wahrung der Übersichtlichkeit können Gruppen sowohl mittels eines Start- wie auch eines Enddatums terminiert werden. Somit können vergangene Gruppeneinteilungen zwar noch zu Archivzwecken aufbewahrt werden, die vergangenen Gruppen (z.B. Lager der letzten Jahre) werden nicht mehr in allen Listen dargestellt.

Das Gruppen-Modul ist nahtlos ins Leute-Modul integriert. Im Gruppen-Modul werden lediglich die Gruppen und Rollen definiert, die eigentliche Zuteilung der Personen zu diesen Gruppen erfolgt wie gewohnt über das Leute-Modul. Sämtliche Gruppeneinteilungen können durch die bekannten Filterungs-Funktionen des Leute-Moduls gefiltert und mittels der Exportfunktionen in verschiedene Formate exportiert werden.

Rollen

Eine Rolle kann in mehreren Gruppen verwendet werden. Deshalb kann es sinnvoll sein, allgemeine Rollen wie „Teilnehmer“ oder „Leiter“ zu definieren. In der Listenansicht der Rollen („Rollen anzeigen“) wird neben dem Rollen-Namen auch angezeigt, in welchen Gruppen diese Rolle verwendet wird. Eine bestehende Rolle kann nur gelöscht werden, wenn die Berechtigungen für alle Gruppen, in denen die Rolle verwendet wird, mindestens auf Stufe 3 ist.

Die Idee der Gruppen-Datenfelder

Zu jeder Gruppe können beliebig viele Datenfelder definiert werden. Diese können als eine Erweiterung zu den Rollen verstanden werden. Wo Rollen nur einen Ja/Nein-Zustand abbilden können (entweder ist eine Person einer gewissen Rolle zugewiesen oder nicht), ist es mit den Datenfeldern möglich, detailliertere Angaben pro Person pro Gruppe zu speichern. Konkret könnten dies Angaben zu einer Lageranmeldung sein: Unterkunft (1er-, 2er- oder 4er-Zimmer), VegetarierIn (Ja, Nein, VeganerIn), usw. Mehr dazu weiter unten.

Benutzerrechte

Pro Benutzer können verschiedene Berechtigungsstufen gesetzt werden:

Ansehen
Zuweisen
Bearbeiten
Löschen

Dabei beinhaltet eine höhere Stufe alle darunterliegenden Rechte.

Auf der ersten Stufe (Ansehen) dürfen Gruppen und die Zugehörigkeit von Personen zu Gruppen (falls Rechte für Leute-Modul dazu ausreichen) angezeigt werden.

Die zweite Stufe (Zuweisen) erlaubt es dem Benutzer, Zuteilungen zu Gruppen vorzunehmen, sofern Personendaten bearbeitet werden dürfen (Leute-Modul: Stufe 2).

Die dritte Stufe (Bearbeiten) erlaubt dem Benutzer, bestehende Gruppen zu bearbeiten und neue Gruppen anzulegen. Ebenfalls dürfen neue Rollen erstellt und bestehende bearbeitet werden.

In der letzten Stufe (Löschen) dürfen bestehende Gruppen und Rollen gelöscht werden.

Globale Rechte – Gruppen-spezifische Rechte

Im Admin-Modul werden für das Gruppen-Modul globale Rechte verteilt. D.h. dass diese Berechtigungen für alle Gruppen gelten. Will man also, dass ein Login nur gewisse Gruppenzuteilungen vornehmen darf, darf man ihm maximal die globale Stufe 1 geben – womit er alle Gruppen anschauen darf. Um die Zuteilungs-Berechtigungen zu erteilen, wird dem Login nun für jede erlaubte Gruppe die Gruppen-spezifische Berechtigungsstufe 2 erteilt.

Details dazu folgen weiter unten.

Neue Gruppen erstellen

Eine Gruppe ist primär durch ihren Namen definiert. Zusätzlich kann eine Beschreibung erfasst werden, welche es anderen Benutzern einfacher machen kann, die Aufgabe dieser Gruppe besser zu verstehen.

Soll die neue Gruppe Untergruppe einer bestehenden sein, kann dies angegeben werden. Wenn sie eine Subgruppe ist, können mit der Checkbox „Benutzerrechte von Muttergruppe übernehmen:“ alle gruppenspezifischen Rechte der Muttergruppe auch für diese Gruppe definiert werden. Somit müssen nicht mehr alle Benutzer bei jeder Subgruppe manuell definiert werden.

Wenn die Gruppe nicht terminiert sein soll, können die beiden Felder für Start und Stopp leer gelassen werden. Bei einer terminierten Gruppe kann einer der beiden oder beide gesetzt werden.

Eine Gruppe kann lediglich als Platzhalter verwendet werden. Damit sind keine Zuteilungen zu dieser Gruppe möglich. Deshalb erscheint diese Gruppe dann auch nicht im Leute-Modul bei der Gruppenzuteilung. Eine Platzhalter-Gruppe kann (und wird meistens auch) Untergruppen haben, in die dann Zuteilungen vorgenommen werden können.

Wählen Sie nun noch die Rollen aus, die in dieser Gruppe vorkommen. Gruppen können auch keine Rollen haben, ein Person kann dann trotzdem dieser Gruppe zugewiesen werden.

Als letztes können die Berechtigungen für diese Gruppe definiert werden. Die hier eingetragenen Berechtigungen gelten nur für diese Gruppe.

Gruppen anzeigen

Die Gruppen werden in der Listenansicht („Gruppen anzeigen“) hierarchisch dargestellt, d.h. es werden auf der obersten Ebene nur die Gruppen angezeigt, die nicht Subgruppe einer anderen Gruppe sind. Bei jeder solchen Gruppe sehen Sie in der zweiten Spalte die Anzahl Subgruppen, die diese Gruppe beinhaltet. Diese Subgruppe können Sie anzeigen, indem Sie auf den Namen der Gruppe klicken. Nun sehen Sie die Subgruppen der eben gewählten Gruppe und sehen wiederum, ob und wieviele Subgruppen jeder dieser Gruppen hat.

Oberhalb der List sehen Sie, welche Gruppe im Moment angezeigt wird. Jede Hierarchie-Stufe ist durch einen Schrägstrich („/“) getrennt. Sie können die Subgruppen einer diese Gruppen anzeigen, indem Sie auf den Namen der Gruppe klicken. Um wieder auf die oberste Ebene zu gelangen, können Sie „Top“ klicken. Im Bild werden die beiden Subgruppen der Gruppe „ja-Musik“ angezeigt, welche selber eine Subgruppe von „Jugendarbeit“ ist. Wir befinden uns hier als auf der dritten Stufe der Gruppenhierarchie.

Gruppen bearbeiten

Mit dem Bearbeiten-Symbol in einer Gruppen-Zeile können sämtliche Angaben einer Gruppe geändert werden. Diese Änderungen werden sofort auf alle schon eingeteilten Personen übernommen. Ebenfalls kann eine Gruppe jederzeit einer anderen Gruppe als Subgruppe zugewiesen werden – was einem Verschieben der Gruppe innerhalb der Hierarchie entspricht.

Um die Gruppen-Berechtigungen einer Gruppe schnell auf alle Subgruppen zu übertragen, muss nicht jede Subgruppe einzeln bearbeitet werden, sondern über den Knopf „Rechte übertragen“ unterhalb der Gruppen-Liste können die bestehenden Rechte der markierten Gruppe (mittels Checkbox in der ersten Spalte) auf alle Subgruppen übertragen werden. Dabei werden alle bisher defnierten Rechte der Subgruppen überschrieben, deshalb sollte diese Funktion mit Vorsicht verwendet werden.

Gruppen als Excel-Datei exportieren

Mit dem Excel-Export kannst du sämtliche Gruppen in eine Excel-Datei exportieren, was einen schnellen Überblick ermöglicht.

Jede Gruppe erscheint auf einer eigenen Zeile. Untergruppen sind eingerückt, damit die Hierarchie ersichtlich ist. Weiter werden pro Gruppe die Anzahl zugewiesener Personen nach Rollen aufgeführt.

Berechtigungen pro Login

Ab der globalen Berechtigungs-Stufe 3 können die Gruppenberechtigungen auch pro Login bearbeitet werden. Dieses Vorgehen eignet sich vor allem, wenn einem neu erstellten Login Zugriff auf mehrere Gruppen gegeben werden soll. Damit man nicht jede einzelne Gruppe bearbeiten muss, die von diesem Login betrachtet werden darf, kann man über den Menüpunkt „Berechtigungen pro Login“ das entsprechende Login bearbeiten. Dort sieht man nun für alle 3 Berechtigungsstufen (Anzeigen, Einteilen, Bearbeiten), welche Gruppen von diesem Login entsprechen verwaltet werden dürfen. Die Gruppen werden hier ebenfalls hierarchisch dargestellt, um also eine Subgruppe von z.B. „Jugendarbeit“ auszuwählen, müssen Sie erst auf „Jugendarbeit -->“ klicken, bevor Sie die Subgruppen sehen können.

Gruppen-Datenfelder

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Gruppe können dieser Gruppe beliebige Datenfelder zugewiesen werden. Diese Datenfelder stehen dann bei jeder Person zur Verfügung, die der entsprechenden Gruppe zugewiesen ist.

Für Gruppen-Datenfelder stehen die folgenden Typen zur Verfügung:

Text: Kurzer Text bis 200 Zeichen
Text-Bereich: Grösserer Text-Bereich
Ja/Nein: Checkbox, die entweder aktiviert oder deaktiviert werden kann
Auswahlliste: Eine Liste mit Möglichkeiten zur Auswahl. Es kann nur ein Eintrag gewählt werden
Mehrfach-Auswahlliste: Wie Auswahlliste, aber mit der Möglichkeit, mehrere Einträge auszuwählen.

Im Beispiel sehen Sie das HeLa06, für welches pro Person die folgenden Angaben erfasst werden sollen:

Bemerkungen als Text-Feld
Billett (GA, Halbtax oder keines)
Ich bin VegetarierIn (Ja/Nein-Auswahl)
Unterkunft (Auswahl aus. 1er-, 2er-, 8er-Zimmer und Massenlager)

Auf der linken Seite können Sie aus allen bisher verwendeten Datenfeldern diejenigen auswählen, die als wiederverwendbar markiert wurden. Um ein neues Datenfeld zu erstellen, können Sie dies auf der rechten Seite hinzufügen. Im Beispiel wird ein neues Datenfeld „Unterkunft“ vom Typ „Auswahlliste“ erstellt, welches es ermöglichen wird, pro Person anzugeben, ob sie in einem 1er-, 2er-, 8er-Zimmer oder im Massenlager übernachten möchte.

Damit Sie für verschiedene Gruppen die selben Datenfelder wiederverwenden können, können Sie bei einem neuen Datenfeld das Häckchen bei „Wiederverwendbar“ setzen. Damit erscheint dieses Datenfeld dann bei einer anderen Gruppe links wieder in der Auswahlliste, von wo aus Sie es dann dieser anderen Gruppe zuweisen können. Ansonsten (wenn das Häckchen bei „Wiederverwendbar“ nicht gesetzt ist) steht dieses Datenfeld nur bei dieser Gruppe zur Verfügung.

Verwenden der Gruppen im Leute-Modul

Im Leute-Modul stehen die erstellen Gruppen nun in verschiedener Weise wieder zur Verfügung. Als erstes können Personen einer oder mehreren Gruppen (und Rollen) zugewiesen werden, indem der ganze Personendatensatz bearbeitet wird. Dazu finden Sie im Personen-Formular einen Eintrag „Gruppen“ mit drei Listen. In der ersten Liste sind alle Gruppen hierarchisch dargestellt – es werden nur die Gruppen dargestellt, die entweder nicht terminiert sind, oder terminierte die noch zwischen der definierten Start- und Stopp-Zeit liegen. Sobald Sie eine Gruppe auswählen, werden in der zweiten Spalte alle Rollen dieser Gruppe dargestellt. Wenn keine Rollen definiert sind, wird nur der Gruppenname angezeigt. Nun können Sie durch klicken auf einen oder mehrere Einträge in der Rollen-Liste die bearbeitete Person dieser Gruppe/Rolle zuweisen. In der dritten Spalte werden dann alle Zuweisungen angezeigt. Mit dem roten Abfallsymbol können Sie eine Zuweisung wieder entfernen, in dem sie diese in der dritten Spalte markieren und anschliessend auf das rote Icon klicken.

Rechts neben „Gruppen“ finden Sie unter „Gruppen (bisher)“ eine Liste aller Einteilungen von Gruppen, die terminiert und abgelaufen sind.

In der Listenansicht der Personendaten können Sie die Gruppenzuweisungen ebenfalls darstellen. Dazu finden Sie im Spalten-Submenu am Ende der Spalten-Liste alle Gruppen. Die „normalen“ Personen-Spaten werden durch den Eintrag „---Gruppen---“ von den Gruppen-Spalten getrennt. Wenn Sie eine Gruppen-Spalte angezeigt haben, sehen Sie nicht nur die Zuteilung der einzelnen Personen sondern auch gleich die zugewiesene Rolle innerhalb dieser Gruppe. Wenn keine Rolle definiert ist, wird für die Gruppe einfach ein „x“ gesetzt, wenn eine Person dieser Gruppe zugewiesen ist. Dies ist z.B. auch für alle Muttergruppen der Fall, wenn eine Person einer Subgruppe zugewiesen ist. Diese Gruppen-Spalten können wie gewohnt exportiert werden – z.B. als Excel-Datei.

Für die einzelnen Gruppen steht ebenfalls eine Mehrfach-Bearbeitung zur Verfügung. Dabei können aber lediglich die Rollen dieser Gruppe den gewählten Personen zugewiesen werden – nicht andere Gruppen/Rollen.

Um alle Personen anzuzeigen, die einer bestimmten Gruppe zugewiesen sind, kann über den Leute-Filter „Gruppen“ die gewünschte Gruppe ausgewählt werden. Nachdem Sie in der ersten Liste eine Gruppe gewählt haben, erscheinen in der zweiten Liste darunter alle Rollen dieser Gruppe. So können Sie nicht nur nach Gruppen sondern auch nach Rollen filtern.

Wird eine Person einer Gruppe zugewiesen, die über Datenfelder verfügt, erscheinen diese sofort unterhalb der Gruppen-Auswahl. Für jede Gruppe wird ein eigener Bereich dargestellt, der die erfassten Daten für diese Person anzeigt.

Ebenfalls können die Datenfelder zu einer Gruppe in der Personen-Liste eingeblendet werden. Dazu finden Sie im Spalten-Submenu eine Checkbox „Gruppen-Daten anzeigen“. Damit können Sie die Anzeige der Datenfelder aktivieren und deaktivieren. Diese Einstellunge bezieht sich auch auf den Export der Personendaten (z.B. für Excel).

Mailinglisten-Empfänger über eine kOOL-Gruppe verwalten

Falls dein Mailserver ezmlm-idx als Mailinglisten-Software verwendet (siehe ezmlm.org), kannst du die Abonnenten dieser Mailingliste komplett mit kOOL verwalten. Dein kOOL-Administrator muss dazu die Option EXPORT2EZMLM aktivieren.

Wenn du eine Gruppe bearbeitest, kannst du die Adresse der Mailingliste sowie die Adresse des Moderators eintragen. Damit werden automatisch alle Adressen, die ab dann dieser Gruppe zugewiesen werden auch als Abonnenten der gewählten Mailingliste hinzugefügt. Ebenso werden sie bei der Mailingliste wieder abgemeldet, sobald du die Zuweisung einer Adresse zu dieser Gruppe aufhebst oder die Adresse im kOOL löschst.

Mit der Option "Alle bereits zugewiesenen Adressen exportieren" können alle bereits dieser Gruppe zugewiesenen Adressen als Abonnenten der Mailingliste zugefügt werden. Dies ist nur nötig, falls es sich um eine bereits verwendete Gruppe handelt, der Adressen zugewiesen sind. Beim Erstellen einer neuen Gruppe ist dies nicht nötig.