De Groepen-module stelt je in staat om een organisatiestructuur te creëren om het beheer van Personen in verschillende groeperingen mogelijk te maken. Een Groep vertegenwoordigt een verzameling Personen, bijvoorbeeld mensen die een dagje uitgaan, een Celgroep, een kindercrècheteam, een muzikale begeleidingsgroep, een groep mensen die gevraagd hebben om een nieuwsbrief te ontvangen, enz. Door hun flexibele opzet is het mogelijk heel snel en gemakkelijk Groepen aan te maken en Personen daaraan toe te wijzen.

Binnen een Groep kunnen verschillende Rollen worden aangemaakt en toegewezen. Voor een dagje uit kunnen dat bijv. zijn: "deelnemers", "leiders", "koks", etc. Een Persoon kan meerdere rollen vervullen.

Groepen kunnen hiërarchisch worden gerangschikt. Deze Groepen en Subgroepen dragen bij aan het gemakkelijk organiseren en doorzoeken van Groepen. Iedere Groep kan een Subgroep zijn van een andere Groep. Als een Persoon is toegewezen aan een Subgroep, behoort hij automatisch ook tot de bovenliggende Groepen. Als de Groepen zorgvuldig zijn opgezet, kun je informatie achterhalen over ieder hiërarchisch niveau van Groepen.

Om te helpen de Groepen georganiseerd te houden, kan er een start- en einddatum aan worden toegekend. Dit zorgt ervoor dat Groepen die niet langer actief zijn (bijv. het dagje uit van vorig jaar) verborgen kunnen worden, hoewel ze nog steeds bestaan voor als de historische informatie hierover nog van belang is.

De Groepen-module is volledig geíntegreerd met de Personen-module. In de Groepen-module is het alleen mogelijk om de Groepen en Rollen te definiëren. De toewijzing van Personen aan Groepen wordt geregeld in de Personen-module. Alle Groepen of Groep-hiërarchieën kunnen worden gefilterd met de filter-functies in de Personen-module en ze kunnen worden geëxporteerd naar verschillende formaten met de export-functies.

Rollen

Een Rol kan gebruikt worden in meerdere Groepen. Daarom kan het handig zijn om generieke Rollen te definiëren, zoals "deelnemer" of "leider". De lijstweergave van de Rollen (kies "Rollen weergeven" in het menu) toont de Groepen waarin de Rol wordt gebruikt en de naam van de Rol. Bestaande Rollen kunnen niet verwijderd worden, tenzij de Gebruiker ten minste autorisatieniveau 3 heeft voor alle Groepen die deze Rol gebruiken.

Gegevensvelden van Groepen - Concepten

Iedere Groep kan zoveel gegevensvelden hebben als nodig is. Deze kunnen worden gezien als een uitbreiding op de Rollen. Een Rol kan toegewezen worden of niet, het definieert een ja/nee-voorwaarde. De gegevensvelden daarentegen, kunnen gedetailleerdere gegevens van een persoon in een Groep bevatten. Deze gegevens kunnen voor een weekendje weg bijvoorbeeld zijn: Accomodatie (1-, 2- of 4-persoons kamer), Vegetarisch (ja/nee), etc. Voor meer informatie, zie verderop.

Bevoegdheden

De volgende autorisatieniveaus kunnen worden ingesteld voor iedere Gebruiker:

Bekijken
Toewijzen
Bewerken
Verwijderen

Ieder autorisatieniveau bevat de bevoegdheden van alle lagere niveaus.

Het eerste niveau (Bekijken) staat de Gebruiker toe om Groepen en de Personen die daar in zitten te bekijken (aangenomen dat de Personen-module de Gebruiker ook toestaat om Personen te bekijken).

Het tweede niveau (Toewijzen) stelt de Gebruiker in staat om Personen toe te wijzen aan Groepen. De Gebruiker moet ook de bevoegdheid krijgen om persoonlijke gegevens te bewerken (autorisatieniveau 2 in de Personen-module).

Het derde niveau (Bewerken) staat de Gebruiker toe om bestaande Groepen te bewerken en nieuwe aan te maken. Tevens mogen nieuwe Rollen worden aangemaakt en mogen bestaande rollen bewerkt worden.

Het vierde en laatste niveau (Verwijderen) kent de Gebruiker de bevoegdheid toe om bestaande Groepen en Rollen te verwijderen.

Algemene bevoegdheden - Groep-specifieke bevoegdheden

De Admin-module biedt de mogelijkheid om algemene bevoegdheden in te stellen voor de Groepen-module. Deze bevoegdheden zijn van toepassing op alle Groepen. Als een Gebruiker bevoegdheden moet hebben voor bepaalde groepen, kan hem autorisatieniveau 1 worden toegekend in de Admin-module, welke de Gebruiker toestaat om alle Groepen te bekijken. Om aan de Gebruiker de bevoegdheid toe te kennen om Personen toe te wijzen aan een bepaalde groep, wordt Groep-specifiek autorisatieniveau 2 verleend aan zijn Gebruikersnaam. Nadere details volgen hier beneden.

Nieuwe Groepen aanmaken

Een Groep wordt voornamelijk gedefinieerd door zijn naam. Er kan een omschrijving worden meegegeven aan de Groep, wat het voor andere gebuikers makkelijker maakt om het doel van de Groep te begrijpen. Als de nieuwe Groep een Subgroep moet zijn van een bestaande Groep kan de "bovenliggende Groep" geselecteerd worden met de selectielijst. Gebruik bij het creëren van een Subgroep de checkbox "Kopieer bevoegdheden van bovenliggende Groep" om alle bevoegdheden van de bovenliggende Groep te kopiëren. Zo hoeven niet alle bevoegheden opnieuw gedefinieerd te worden voor deze Subgroep.

Als de Groep niet ingeroosterd hoeft te worden, moeten de start- en einddatum leeggelaten worden. Om de Groep wel in te roosteren kan één van beide ingevoerd worden.

Een Groep kan gebruikt worden als een dummy. Het is niet mogelijk Personen toe te wijzen aan zo'n Groep en hij zal ook niet in de Personen-module beschikbaar zijn om Personen aan toe te wijzen. De hoofdfunctie van een Dummygroep is dat hij Subgroepen kan bevatten. Aan deze Subgroepen kunnen wel Personen worden toegewezen.

Selecteer vervolgens de Rollen die in deze Groep zullen voorkomen. Groepen hoeven niet per sé Rollen te hebben, ook zonder Rollen kunnen er Personen aan de Groep worden toegewezen.

Ten slotte worden de bevoegdheden van de Groep gedefinieerd. De bevoegdheden die hier gedefinieerd worden, gelden alleen voor deze Groep.

Groepen selecteren

De Groepen worden hiërarchisch getoond in de lijstweergave, dus alleen de Groepen op het hoogste niveau worden getoond, anders gezegd: die Groepen die geen Subgroepen van andere Groepen zijn. Voor elke getoonde Groep, laat de tweede kolom het aantal Subgroepen zien dat de Groep bevat. Deze Subgroepen kunnen weergegeven worden door op de Groepsnaam te klikken. De Subgroepen van deze Groep worden nu getoond, en zoals eerder ook het geval was, wordt het aantal Subgroepen weer getoond voor iedere Groep.

De huidige Groep wordt getoond boven de lijst met Subgroepen. Ieder hiërarchisch niveau wordt gescheiden door een slash ("/"). Door op één van die namen te klikken, kun je terug gaan in de hiërarchie. Om terug te gaan naar het hoogste niveau, kun je klikken op het woord "bovenste Groep". In het screenshot zijn twee Subgroepen toegewezen aan de Groep "Praiseband", welke een Subgroep is van "Jeugdwerk". In het screenshot wordt het derde niveau van de Groepshiërarchie weergegeven.

Groepen bewerken

Gebruik het icoontje "bewerken" om de Groepsgegevens te wijzigen. Deze veranderingen worden onmiddellijk van kracht voor alle mensen die zijn toegewezen aan deze Groep. De bovenliggende Groep van een Groep mag op elk moment aangepast worden, waarmee dus de positie van de Groep (en al zijn Subgroepen) in de Groepshiërarchie veranderd wordt.

Om snel alle bevoegdheden van een Groep ook toe te kennen aan al zijn Subgroepen, hoef je niet iedere Subgroep apart te bewerken, je kunt simpelweg klikken de knop "Bevoegdheden overbrengen" onder de Groepslijst. Dit zet alle bevoegdheden van de geselecteerde Groep over op zijn Subgroepen. Alle bevoegdheden van de Subgroep worden overschreven, dus deze functie moet met voorzichtigheid worden gebruikt.

Bevoegdheden voor Gebruikers

Een Gebruiker die autorisatieniveau 3 voor de gehele Groepen-module heeft, kan de bevoegdheden voor Gebruikers bewerken. Dit maakt het mogelijk om bevoegdheden voor meerdere Groepen toe te kennen aan een specifieke Gebruiker. Als er meerdere Groepen tegelijk moeten worden veranderd, kan de menuoptie "Bevoegdheden Gebruiker" gebruikt worden om te regelen welke autorisatieniveaus een Gebruiker heeft voor iedere Groep. Er zijn drie autorisatieniveaus (Bekijken, Toewijzen, Bewerken) voor iedere Groep waaraan de Gebruiker kan worden toegewezen. De Groepen worden getoond in hun hiërarchie, dus om de "Praiseband" uit het voorgaande voorbeeld te selecteren, moet je eerst klikken op "jeugdwerk-->" om de Subgroepen uit te klappen.

Gegevensvelden van Groepen

Er kunnen willekeurige gegevensvelden worden toegekend aan een Groep tijdens het aanmaken of bewerken. Deze gegevensvelden zijn te gebruiken voor iedereen die toegewezen is aan de Groep.

De volgende typen gegevens zijn beschikbaar voor de gegevensvelden van Groepen:

Tekstveld: Een korte tekst, tot 200 karakters.
Tekstblok: Een langere tekst
Ja/Nee: Een checkbox, kan aangevinkt of uitgevinkt worden
Selectielijst: Een lijst met opties waarvan er slechts één geselecteerd kan worden
Selectielijst (1 of meer): Net zoals de selectielijst, maar hier kunnen meerdere opties worden geselecteerd.

In het screenshot wordt de Groep "Weekendje weg 2007" bewerkt. Voor elke Persoon kunnen de volgende gegevens worden bewerkt:

Info - Tekstveld
Dieetbeperkingen - Selectielijst (1 of meer)
Mobiliteitsproblemen - Ja/Nee
Het veld "Favoriete kleur" wordt toegevoegd als selectielijst: één van de kleuren mag gekozen worden.

Aan de linkerkant is een lijst met gegevensvelden die de checkbox "Herbruikbaar" aangevinkt hadden staan bij het aanmaken. Als er een nieuw veld is vereist, kan dit toegevoegd worden aan de rechterkant. In het screenshot wordt een nieuw gegevensveld "Selectielijst" aangemaakt met de naam "Favoriete kleur", bestaande uit een lijst met kleuren. Zo kan iemands favoriete kleur worden geselecteerd.

Om een gegevensveld beschikbaar te maken voor meerdere Groepen, moet je de checkbox "Herbruikbaar" aanvinken. Dit zorgt ervoor dat het gegevensveld verschijnt in de lijst met gegevensvelden aan de linkerkant, iedere keer wanneer je Groepen aanmaakt of bewerkt. Als zo'n herbruikbaar gegevensveld geselecteerd wordt, wordt deze toegevoegd aan de Groep en verschijnt het in de lijst aan de rechterkant. Als de checkbox "Herbruikbaar" niet aangevinkt wordt, is het gegevensveld alleen te gebruiken in de Groep waarin het aangemaakt is.

Groepen gebruiken in de Personen-module

Deze Groepen zijn beschikbbaar in de Personen-module. De Groepen en Rollen kunnen worden toegewezen aan Personen als hun record met persoonlijke gegevens wordt bewerkt. In het scherm voor bewerking staan drie lijsten. De eerste is een lijst van alle Groepen, getoond in hun groepshiërarchie. Groepen met start- en einddatums worden niet getoond als de huidige datum niet binnen het bereik van de datums valt. Groepen zonder gedefinieerde datums zijn altijd beschikbaar om te selecteren. Als er een Groep is geselecteerd, verschijnen de Rollen van de Groep in de tweede kolom; als er geen Rollen gedefinieerd zijn, wordt alleen de naam van de Groep getoond. Eén of meer van deze Rollen kunnen toegewezen worden aan een Persoon. Deze toegewezen Rollen worden weergegeven in de derde kolom. Om een toegewezen Rol te verwijderen moet je deze selecteren en dan op het rode prullenbak-icoontje klikken.

De derde sectie in dit scherm heet "Groepen (in het verleden)". Hier worden alle Groepen getoond die in het verleden beëindigd zijn en waartoe de Persoon die bewerkt wordt, heeft behoord. De Groepen worden zoals steeds het geval is, getoond in hun hiërarchische verband.

Toewijzingen aan een Groep worden getoond in de lijstweergave van de Personen-module. De Groepen staan in het submenu "Kolommen", achteraan in de lijst met kolommen. De Groepen zijn gescheiden van de "normale" kolommen met de regel "---Groepen---". Als er een Groepskolom is geselecteerd voor weergave, toont de lijst voor ieder van de Personen of deze is toewezen aan een Groep en zoja welke Rollen hun zijn toegekend in deze Groep. Als er geen Rol aan hen is toegewezen, maar ze wel toegewezen zijn aan de Groep, wordt deze toewijzing getoond met een "X". Deze "X" wordt ook getoond als de Persoon is toegewezen aan van de Subgroepen van de Groep. De Groepskolommen kunnen vanuit de lijstweergave worden geëxporteerd naar bijv. Excel, net zoals andere kolommen.

Voor de Groepskolommen is net zoals voor andere kolommen de optie beschikbaar om meerdere rijen tegelijk te bewerken. Alleen de Rollen die horen bij de geselecteerde Groep, kunnen worden toegewezen, niet Rollen van een andere Groep.

Om Personen te tonen die toegewezen zijn aan een bepaalde Groep, selecteer je de Groep met het filter "Groep". Als er een Groep geselecteerd is, verschijnen de Rollen in een tweede selectielijst. Dit zorgt ervoor dat Personen zowel op Rol als op Groep gefilterd kunnen worden.

Als een Persoon is toegewezen aan een Groep met gegevensvelden, verschijnen deze onder de selectie Groepen in het scherm voor het aanmaken of bewerken van een Persoon. De velden van iedere Groep worden getoond voor de huidige Persoon en kunnen indien nodig bewerkt worden.

Je kunt de gegevensvelden tonen of verbergen via de lijstweergave met de checkbox "Groepsgegevens". Dit heeft ook invloed op de gegevens die vanuit de Pesoonslijst geëxporteerd naar bijv. Excel.