Het eerste autorisatieniveau (Bekijken) staat de Gebruiker toe om persoonlijke gegevens in het systeem te bekijken. Ze worden dus wel getoond in de lijst, maar het is niet toegestaan ze te wijzigen of te verwijderen.

Het tweede autorisatieniveau (Bewerken) stelt de Gebruiker in staat om gegevens van Personen te wijzigen, maar hij kan de Personen niet verwijderen.

Het derde niveau (Beheren) staat de Gebruiker naast bekijken en bewerken ook toe om Personen toe te voegen of te verwijderen, volledige toegang dus.

Met het laatste autorisatieniveau (Modereren) kunnen aangevraagde mutaties worden gemodereerd (goedkeuren of afwijzen).

Als de Celgroepen-module is geïnstalleerd, zijn hiervoor ook drie autorisatieniveaus beschikbaar, namelijk: Bekijken (1), Bewerken (2), Toevoegen en Verwijderen (3). Voor meer informatie over deze module, zie hieronder.

"Deze gebruiker toestaan om aanmeldingen voor zijn groepen te modereren" geeft een Gebruiker toestemming om aanmeldingen voor groepen te modereren waarvoor zijn login de rechten van niveau 2 (Bewerken) heeft.

Het nauwkeurig afstemmen van Gebruikersrechten (Rijen)

Gebruikersrechten kunnen per Gebruiker worden toegekend over groepen van gegevens, zodat bijv. aan een celgroepleider de bevoegdheid kan worden toegekend om de adressen van zijn celgroepleden te zien of zelfs om die te wijzigen. In een ander voorbeeld kunnen we een celgroepleider, die tevens de leider is van een cateringteam, de bevoegdheid geven om de persoonlijke gegevens van zijn Celgroep te mogen zien en tevens om de persoonlijke gegevens van de leden van het cateringteam te mogen bewerken. Hij heeft echter geen toegang tot details van andere Personen in de database. Om dit te bereiken moeten er als volgt filters worden aangemaakt om de kolommen te laten zien waartoe de Gebruiker toegang heeft:

1. Maak een filter aan voor de Celgroep en bewaar deze als voorkeurslijst "celgroep1".

2. Maak een filter aan voor het cateringteam en sla deze op als voorkeurslijst "cateringteam"

In de Admin-module kun je nu de Gebruiker bewerken. In de sectie "Personen" moet je nu onder "ALLE" de waarde 0 selecteren, onder "Niveau 1" selecteer je de voorkeurslijst "celgroep1" en voor "Niveau 2" selecteer je de voorkeurslijst "cateringteam". De Gebruiker heeft nu in principe geen bevoegdheden ("0" geselecteerd onder "ALLE"), maar bij uitzondering heeft hij de bevoegheid om Personen te bekijken in de filter-voorkeurslijst "celgroep1" en de bevoegdheid om Personen te bewerken (maar niet om te verwijderen) in voorkeurslijst "cateringteam".

De filter-voorkeurslijsten "celgroep1" en "cateringteam" kunnen nu worden verwijderd als ze niet nodig zijn om Personen te filteren; de bevoegdheden blijven bestaan zoals hierboven beschreven en worden ook bijgewerkt als er Personen toegvoegd worden aan of verwijderd worden uit "celgroep1" of "cateringteam".

Het nauwkeurig afstemmen van Gebruikersrechten (Kolommen)

Het is mogelijk om te definiëren welke kolommen met persoonlijke gegevens een bepaalde Gebruiker mag bekijken of bewerken. Maak hiervoor een filter-voorkeurslijst voor kolommen, waarin de kolommen staan die de Gebruiker mag bekijken. Dezelfde of een andere voorkeurslijst kan gebruikt worden om de mogelijkheid tot bewerken te beperken tot een aantal kolommen. Bewerk hierna de relevante Gebruiker met de Admin-module. Selecteer in de sectie "Personen" de juiste voorkeurslijst voor het filteren van kolommen bij de twee niveaus "Bekijken" en "Bewerken".

N.B.:

Om toe te staan dan men alle Personen mag bekijken, kun je het algemene toegangsrecht (met de naam "ALLE") verhogen naar niveau 1 of hoger, of je kunt een filter-voorkeurslijst gebruiken om de benodigde kolommen toegankelijk te maken. Hetzelfde kan voor niveau 2 (Bewerken).

Gezinnen

kOOL kan gebruikt worden om Personen te groeperen in Gezinnen. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om brieven voor ieder individu te bundelen per Gezin (samengevoegde post) of om één brief te sturen naar het hele Gezin. Aan ieder gezinslid kan een gezinsrol worden toegekend (man, vrouw of kind). Dit stelt het systeem in staat om automatisch het aantal kinderen in een familie te berekenen. Een ander voordeel van het groeperen van Personen per Gezin is dat bij een verhuizing de adressen slechts één keer hoeven te worden veranderd voor het hele Gezin, in plaats van dat dit per Persoon moet gebeuren. Velden zoals het adres worden slechts eenmaal voor een Gezin opgeslagen in de database. Deze zijn in het scherm "Persoon bewerken" aangegeven met het gezinssymbool. Een verandering aan één van deze velden bij één gezinslid zal ook worden doorgevoerd voor ieder ander gezinslid.

Door op het plusteken naast de achternaam te klikken, komen de opties voor Gezinnen tevoorschijn. Met de eerste optie kan de Persoon middels een selectielijst worden overgeheveld naar een ander Gezin. Als een kind bijvoorbeeld het ouderlijk huis verlaat kan "geen" worden geselecteerd om te laten zien dat deze Persoon niet langer woonachtig is in het huis van het Gezin. De knop "Nieuw Gezin" kan gebruikt worden om een nieuw Gezin te maken, bijvoorbeeld na een huwelijk.

De velden "Aanhef gezin" en "Alternatieve achternaam" verschijnen ook. Met de eerste kan de aanhef voor het gezin worden gedefinieerd. Als dit veld leeg wordt gelaten wordt "Fam." gebruikt als aanhef. Met dit veld kan een andere aanhef worden gebruikt, bijv. "Dhr. en mevr.". Op dezelfde manier kan "Alternatieve achternaam" gebruikt worden om de achternaam te overschrijven. Als dit veld leeg wordt gelaten, wordt de achternaam van het gezin gebruikt. Als de leden van het gezin verschillende achternamen hebben, worden deze verbonden met koppeltekens (-). Met dit veld kan de geadresseerde naam overschreven worden met bijv. "A. & B. Jansen". Voornamen worden weggelaten wanneer een Gezin wordt geëxporteerd.

In de lijst met Personen kunnen meerdere Personen samengevoegd worden tot een Gezin met de knop "Voeg geselecteerde Personen toe aan Gezin". De velden met het gezinssymbool worden bij deze mensen overschreven om ze allemaal hetzelfde te maken, dus als hun adressen verschillend waren aan het begin van deze actie, gaan deze verloren. De gezinsrol kan achteraf worden toegekend door de Personen individueel te bewerken of door de functie voor het bewerken van meerdere rijen te gebruiken voor de kolom "Gezinsrol".

Filteren

De lijst met Personen kan gefilterd worden. Elke kolom kan zijn eigen filterregels hebben en deze regels kunnen worden gecombineerd.

Mogelijke filterregels zijn: Achternaam, Voornaam, Postcode, Provincie, Land, Telefoon huis, Telefoon werk, Fax, E-mail, Burgerlijke staat, Geboortedatum, etc. Als verschillende filters worden toegepast, worden deze aan elkaar gekoppeld met de AND-operator; een Persoon wordt dan dus alleen getoond als aan alle filterregels voldaan is (zie voorbeelden). Dit standaard gedrag kan veranderd worden met behulp van de optie "Koppeling".

Als meerdere filterregels worden toegepast op dezelfde kolom, dan worden deze echter gekoppeld met de OR-operator, omdat iemand bijv. niet én man én vrouw kan zijn.

Voor het filter voor Groepen hangt het echter af van de gekozen optie AND of OR onder "Koppeling" hoe de filters voor Groepen geschakeld worden. Dit is omdat een Persoon lid kan zijn van meer dan één Groep.

De filterregels kunnen individueel andersom worden toegepast door de checkbox "Omkeren" te gebruiken. Ook kunnen er reguliere expressies worden gebruikt. De wildcard * komt overeen met een willekeurig aantal letters (0 of meer). Daarom levert "Ja*" zowel "Jansen" als "Jagerman" op.

Andere speciale karakters zijn o.a.:

^ - Komt overeen met het begin van een regel

$ - Komt overeen met het einde van een regel

Dus "*an$" levert wel "Jagerman" op, maar geen "Jansen".

En "^ve" levert wel "Veerman" op, maar geen "Haverkamp".

Enkele eenvoudige voorbeelden

Iedereen met de achternaam "Jansen": Achternaam: Jansen
Iedereen die een postcode heeft die begint met 3431: Postcode: 3431*
Personen die geen mobiel telefoonnummer hebben: Mobiel: ""
Personen die wel een mobiel telefoonnummer hebben: Mobiel "", Omkeren

Complexere voorbeelden

Iedereen die zowel een mobiel nummer als een e-mailadres heeft: "", Omkeren - E-mail: "", Omkeren
Iedereen die een celgroepleider is: CG leider "", Omkeren (toon dus iedereen die in de kolom CG leider iets heeft staan, wat aangeeft dat ze leider zijn van een Celgroep)

Filters en combinaties van filters kunnen opgeslagen worden als voorkeurslijsten. Deze kunnen later weer gebruikt en verfijnd worden door er meer opties op toe te passen.

Het is ook mogelijk om de weergegeven kolommen op te slaan in de filter-voorkeurslijst door de checkbox "Kolommen opslaan" aan te vinken alvorens de voorkeurslijst op te slaan. De volgende keer dat de voorkeurslijst geselecteerd wordt, worden dezelfde kolommen weergegeven. Als de lay-out van de kolommen opgeslagen is in het filter, verschijnt er in de selectielijst "Voorkeurslijst laden" een "+" achter de naam van de voorkeurslijst.

Een Gebruiker met autorisatieniveau 4 (moderator) kan filter-voorkeurslijsten opslaan voor andere Gebruikers. Klik op het kleine, naar beneden gerichte pijltje naast het floppy-symbool voor "Opslaan" om de lijst met Gebruikers weer te geven. Selecteer de Gebruikers voor wie deze voorkeurslijst opgeslagen moet worden in aanvulling op de huidige Gebruiker. Deze voorkeurslijsten worden opgeslagen als kopieën, dus als een Gebruiker de voorkeurslijst verwijderd, zal hij alleen zijn eigen kopie verwijderen, ieder ander behoudt de filter-voorkeurslijst.

Om te voorkomen dat het scherm te druk wordt, kunnen individuele filters verwijderd worden uit de lijst. Gebruik hiervoor het lay-out scherm in de Admin-module. Scroll naar beneden naar sectie voor het filteren van Personen en voeg kolommen toe aan de lijst of verwijder ze. Als dat gebeurt, verschijnt de regel "- - meer - -" onderaan de lijst. Door hier op te klikken verschijnen de verborgen filters weer. Door de minder frequent gebruikte filters te verbergen, kunnen de filters die vaker gebruikt worden makkelijker worden gevonden.

Speciale filters

Dienstrooster: Gebruik dit filter om een Activiteit te selecteren en om een lijst te krijgen van alle personen die voor deze dienst ingeroosterd zijn gedurende de Activiteit.
Filter voorkeurslijst: Pas één van uw opgeslagen voorkeurslijsten toe als een filter. Dit kan handig zijn als u verschillende filters moet combineren op een manier die niet mogelijk zou zijn met slechts één filter.
CG dag, CG gebied, CG type: Pas deze filters toe om alle Personen weer te geven die in een Celgroep samenkomen op de aangegeven dag, in het aangegeven gebied en van het aangegeven type.

Geavanceerd sorteren

Iedere kolomtitel in de lijstweergave bevat twee pijlen, welke u de adressen laat sorteren op die kolom, in oplopende of aflopende volgorde. Soms kan het handig zijn om niet op slechts één kolom te sorteren, maar op twee of meer. Dit kan met geavanceerd sorteren. Klik de link "Geavanceerd sorteren" boven de adreslijst. Er zullen twee selectievakjes verschijnen. De eerste toont de kolom op welke de details momenteel zijn gesorteerd. Om een tweede sorteerkolom toe te voegen, kiest u eenvoudig de gewenste kolom in de tweede selectielijst. Kies een oplopende of aflopende sorteervolgorde voor iedere kolom met het corresponderende icoontje rechts van de selectielijst. U kunt zoveel kolommen gebruiken als u wilt. U kunt sorteren op de "normale" kolommen met persoonlijke gegevens, of op de momenteel weergegeven groepskolommen.

Weergaven

Er zijn twee weergaven voor persoonlijke gegevens beschikbaar:

- Lijst: Een compacte lijst. De getoonde kolommen kunnen worden geselecteerd.

- Adreslijst: Een overzicht van de belangrijkste adresvelden, welke gekopieerd en geplakt kunnen worden, bijvoorbeeld om brieven of enveloppen te adresseren. In deze weergave staat ook naast elke naam en adres een icoon waarmee je een Vcard kunt importeren naar je adresboek (bijv. in Outlook). Ten slotte is er een icoon om het adres op de kaart te tonen. Afhankelijk van de geïnstalleerde plugins wordt hiervoor gebruik gemaakt van maps.google.com, map24.com of een andere online kaart waarvoor een plugin is geschreven.

Individuele kolommen kunnen verborgen (of weergegeven) worden in de Persoonslijst. De filterregels worden niet beïnvloed, ze worden nog steeds toegepast, zelfs als de kolom niet getoond wordt. Deze weergaven kunnen opgeslagen worden in de filter-voorkeurslijsten.

De Persoonslijst kan gesorteerd worden op iedere kolom in oplopende of aflopende volgorde. De verjaardagslijst laat de komende verjaardagen zien. Het tijdvenster waarbinnen de verjaardagen worden getoond, bijv. verjaardagen die plaatsvinden tussen 5 dagen terug en 20 dagen vooruit, kan worden ingesteld in de Admin-module.

Kolommen sorteren

De volgorde van de kolommen kan automatisch of handmatig worden geregeld. Gebruik de checkbox "Kolommen sorteren" om te schakelen tussen deze de handmatige en automatische modus. Als de checkbox niet aangevinkt is, worden nieuwe kolommen altijd toegevoegd aan de rechterkant. De dubbele pijlen aan de onderkant van iedere kolom kan gebruikt worden om de kolom naar links of naar rechts te verplaatsen. De volgorde wordt vastgelegd als de kolommenlijst wordt opgeslagen als een voorkeurslijst.

Als "Kolommen sorteren" is aangevinkt, worden de kolommen automatisch gerangschikt in dezelfde volgorde als ze verschijnen in het kolom-submenu.

Mijn Lijst

Iedere kOOL-gebruiker die de bevoegdheid heeft om Personen te bekijken, heeft zijn eigen lijst met Personen tot zijn beschikking met de naam "Mijn Lijst". Een willekeurige lijst met Personen die niet makkelijk te groeperen zijn door toepassing van filters, kunnen aan deze lijst worden toegevoegd en zo bij elkaar getoond worden. Deze lijst kan bijvoorbeeld gebruikt worden om de persoonlijke gegevens van Personen te exporteren of om hen toe te wijzen aan een Team. De Personen kunnen individueel gevonden en aan "Mijn Lijst" toegevoegd worden door middel van de knop "Selectie toevoegen" onder het kader van "Mijn Lijst".

Als de "Lijst" hyperlink onder "Mijn Lijst" wordt aangeklikt, worden de Personen weergegeven. Vanuit deze lijst kunnen acties worden uitgevoerd, zoals het verzenden van een e-mail aan iedereen in de lijst. Personen kunnen individueel of in groepen uit de lijst verwijderd worden.

Op sommige plaatsen in kOOL zul je de mogelijkheid vinden om Personen op te slaan in "Mijn Lijst" of om ze vanuit "Mijn Lijst" te importeren, bijvoorbeeld in Nieuwsbrieven of als ontvangers van gedeelde bestanden.

Acties

De geselecteerde Personen kunnen worden geëxporteerd door middel van acties. De volgende acties zijn beschikbaar:

Excel Spreadsheet: Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om samengestelde post (mail merge) te maken.
Massa-e-mail: De emailadressen van de geselecteerde Personen verschijnen in een e-mail, zodat er meteen een e-mail kan worden verstuurd of zodat de volledige lijst met e-mailadressen gekopieerd en geplakt kan worden, in plaats van dat men ze één voor één moet kopiëren. Personen die geen e-mailadres in hun persoonlijke gegevens hebben worden weergegeven en er wordt een Excel-bestand aangemaakt met details over deze Personen.
Etiketten: Er wordt een PDF-bestand gemaakt die geschikt is om adresetiketten af te drukken. In de volgende sectie staat meer informatie hierover.
SMS: Als de persoonlijke data een geldig mobiel nummer bevatten, kan er een SMS met een tekst tot 160 karakters worden verstuurd naar de mobiele nummers. Voor meer informatie, zie de sectie "SMS versturen".
PDF: Deze optie stelt je in staat om PDF-bestanden te creëren. Verderop staat meer informatie over de mogelijkheden en instellingen hiervoor.

De selectielijst "rijen" wordt gebruikt om aan te geven welke Personen of Gezinnen geëxporteerd moeten worden. De volgende opties zijn beschikbaar:

Gefilterd (Personen): Iedereen in de huidige lijst (na toepassing van eventuele filters) wordt individueel geëxporteerd, of ze deel uitmaken van een Gezin maakt dus geen verschil.
Gefilterd (Gezinnen): Iedereen in de huidige lijst (na toepassing van eventuele filters) wordt geëxporteerd als Gezin, als ze tot een Gezin behoren. "Aanhef voor het Gezin" en "Alternatieve achternaam" worden gebruikt als ze ingevuld zijn. Anders wordt als aanhef "Fam." gebruikt en worden de voornamen van de ouders gebruikt. Gezinnen worden slechts eenmaal geëxporteerd, zelfs als er meerdere leden van het Gezin in de lijst staan. Voor mensen die niet tot een Gezin behoren, worden de normale gegevensvelden gebruikt.
Gefilterd (Gezin bij >2 Personen): Als twee of meer leden van een Gezien in de huidige lijst met Personen staan, worden ze geëxporteerd als een Gezin. Als er slechts één Persoon van een Gezin in de lijst staat of als de Persoon geen lid is van een Gezin, wordt deze geëxporteerd als individueel Persoon.
Geselecteerd: Alle geselecteerde Personen/families worden geëxporteerd. Om een individuele Persoon te selecteren, vink je die Persoon aan in de eerste kolom met checkboxes. Om een Gezin te exporteren, moet je het hele gezin selecteren door de checkbox in de tweede kolom aan te vinken.
Geselecteerd (Gezinnen): Alle geselecteerde individuen worden geëxporteerd. De gezinsgegevens worden gebruikt als het individu een gezinslid is. Als de Persoon geen lid is van een Gezin, worden zijn eigen gegevens gebruikt.
Geselecteerd (Gezin bij >2 Personen): Geselecteerde individuen worden geëxporteerd als Gezinnen als er twee of meer leden van hun Gezin in de huidige lijst geselecteerd zijn.

Gebruik de selectielijst "kolommen" om aan te geven welke kolommen met persoonlijke gegevens geëxporteerd moeten worden naar Excel of naar de etiketten. Samengestelde post heeft bijvoorbeeld adresgegevens nodig, maar geen lidmaatschap van celgroepen of telefoonnummers. De volgende opties zijn beschikbaar:

Alle: Alle kolommen worden geëxporteerd voor de geselecteerde mensen. Dit zal resulteren in een groot bestand.
Getoond: De getoonde kolommen in de lijst worden geëxporteerd.
Getoond+gegevens ouders: Deze optie voegt aan records van kinderen kolommen toe die informatie bevatten over hun ouders, bijv. een mobiel nummer.
"Filter-voorkeurslijst": De opties in de aanhalingstekens staan voor de filter-voorkeurslijsten met die naam, welke opgeslagen zijn met de Personen-module. Het is dus erg makkelijk om de juiste gegevens voor samengestelde post of voor het afdrukken van etiketten beschikbaar te hebben. Het is aan te raden om filter-voorkeurslijst van kolommen op te slaan voor regelmatig uitgevoerde exportopdrachten, zodat deze geselecteerd kunnen worden om het aanmaken van de juiste gegevens te vergemakkelijken.

Etiketten afdrukken

Om etiketten met bijv. adresgegevens af te drukken, kun je de actie "Etiketten" gebruiken om een PDF-bestand te maken dat de gegevens bevat die geprint moeten worden. Zo kun je adresetiketten maken, maar er zijn ook vele andere mogelijkheden, zoals naambordjes voor een diner, etc. De kolommen die in de selectielijst "Kolommen" geselecteerd zijn, worden afgedrukt. Voor bijv. adresetiketten zouden de volgende kolommen geselecteerd moeten worden: Titel, Voornaam, Achternaam, Adres, Adresregel 2, Postcode, Woonplaats. Om de optie "Geselecteerd" te kunnen gebruiken, moeten de kolommen worden getoond met de lijstweergave. Een andere manier is om een filter-voorkeurslijst voor kolommen aan te maken met de naam "adresetiketten", zodat je niet iedere keer de kolommen hoeft te selecteren als je adresetiketten wilt afdrukken. In plaats daarvan kun je dan simpelweg "adresetiketten" selecteren in de selectielijst. Als de knop voor etiketten is ingedrukt, worden de volgende opties weergegeven:

Voorkeurslijst: De voorkeurslijst voor de grootte van het etiket moet geselecteerd worden. Deze voorkeurslijsten moeten gedefinieerd worden in de Admin-module (zie de documentatie van de Admin-module voor meer informatie).
Eerste etiket: De positie van het eerste etiket op de afdruk. De telling start aan de linkerkant van de eerste regel, dan naar rechts en dan de volgende regel, enz. Dit is handig wanneer een vel met etiketten gedeeltelijk al is gebruikt.
Randen afdrukken: Randen kunnen wel of niet afgedrukt worden. Als de afdrukvellen geen individuele labels bevatten, kan deze optie gebruikt worden als hulp bij het op maat snijden van de etiketten.
Pagina's vullen: Met deze optie aangevinkt, wordt het hele blad met etiketten gevuld met de geselecteerde adressen. Als er bijv. maar drie adressen worden afgedrukt, zullen deze herhaald worden, totdat het hele blad gevuld is.
Veld scheidingsteken: Na ieder veld (adres, voornaam, woonplaats, etc.) is het mogelijk om een nieuwe regel te printen, een witregel, een spatie, of helemaal niets. Als bijv. de voornaam en de achternaam op dezelfde regel moeten, kan een spatie worden gekozen als scheidingsteken na de voornaam. Om het adres op de volgende regel te zetten, kan "Nieuwe regel" geselecteerd worden als scheidingsteken na de achternaam.

SMS versturen

Het is mogelijk om een SMS-bericht te versturen naar het mobieltje van Personen. Om dit te doen moet je eerst in de Persoonslijst in kOOL de Personen selecteren die de SMS moeten ontvangen. Kies vervolgens in het Submenu "Actie" voor SMS door te klikken op het icoontje van een mobiele telefoon. Er verschijnen twee lijsten met Personen. Degenen die een geldig telefoonnummer hebben, verschijnen eerste onder "Ontvangers". Vervolgens worden de Personen getoond die geen mobiel nummer hebben of waarvan het nummer ongeldig is. Deze lijst met Personen met ongeldige nummers kan in een spreadsheet worden gedownload, aan "Mijn Lijst" worden toegevoegd en hij kan ook "Mijn Lijst" overschrijven. Klik hiervoor op het bijbehorende icoontje. Er kunnen handmatig extra ontvangers worden toegevoegd. Het tekstbericht wordt geschreven in het tekstgebied, waar een maximum van 160 tekens kan worden gebruikt. Het bericht wordt verstuurd met de knop "versturen". De kosten per ontvanger variëren per netwerk en locatie. Het beschikbare SMS-krediet wordt getoond onder Rekeningsaldo.

Een PDF-lijst maken

Selecteer de gewenste PDF-lay-out uit de selectielijst. De beschikbare lay-outs kunnen beheerd worden in de Admin-module. Meer informatie hierover kun je vinden in de documentatie van de Admin-module.

Na het selecteren van een lay-out, zullen de volgende opties verschijnen:

Filteren: De gekozen filter-voorkeurslijst bepaald welke adressen worden geëxporteerd. Als de geselecteerde PDF-lay-out al een filter-voorkeurslijst bevat, wordt deze gebruikt als standaard "[Gebruik voorkeurslijst]". Je kunt ook het huidige filter toepassen door "[Huidig filter]" te kiezen. Ook kun je één van je opgeslagen filter-voorkeurslijsten selecteren aan de hand van hun naam.
Kolommen: Hier kun je de kolommen selecteren die afgedrukt moeten worden voor ieder adres. Als de geselecteerde PDF-lay-out al een voorkeurslijst voor kolommen bevat, wordt deze gebruikt als standaard "[Gebruik voorkeurslijst]". Door de optie "[Huidige kolommen]" te selecteren, worden de nu zichtbare kolommen gebruikt. Als alternatief kun je één van je opgeslagen kolom-voorkeurslijsten selecteren.
Gegevensvelden over Groepen bijvoegen: Door deze optie aan te vinken worden de gegevensvelden over Groepen geëxporteerd als aparte kolommen.
Koptekst en voettekst: Gebruik een willekeurige tekst voor de koptekst en voettekst of gebruik enkele van de omschreven variabelen. [[Paginanummer]] wordt bijv. vervangen door het huidige paginanummer.

Adressen importeren

In het submenu "Personen" staat een optie "importeren" voor Gebruikers met autorisatieniveau 4. Dit staat de import van adresgegevens uit externe bronnen toe. Het is mogelijk te importeren vanuit een CSV- of een vCard-bestand. Je kunt een CSV-bestand bijv. maken vanuit een Excel spreadsheet, welke je dan opslaag als een CSV-bestand (CSV staat voor Comma Separated Values). Het importeren gebeurt in drie stappen:

1. Selecteer het type bestand dat de adresgegevens bevat.

2. (CSV) Selecteer de kolommen in het CSV-bestand in de juiste volgorde, zodat de gegevens in de juiste velden in de kOOL database worden geïmporteerd. Selecteer het bestand met de knop "Bladeren". Het scheidingsteken voor velden en tekst moeten gedefinieerd worden in de daarvoor bestemde velden. Het scheidingsteken voor velden staat tussen iedere kolom en het scheidingsteken voor tekst omvat de tekst van een individuele kolom. Als de eerste regel van je CSV-bestand kolomtitels bevat, kunnen deze uitgesloten worden door bij het importeren de checkbox "Eerste regel negeren" aan te vinken.

2. (vCard) De enige optie die je hier hoeft te selecteren is het vCard-bestand dat geïmporteerd moet worden. Beide typen vCards zijn toegestaan, dus zowel bestanden die een enkele contactpersoon bevatten, als die meerdere contactpersonen bevatten.

3. Als het bestand en de gegevens daarin gecontroleerd zijn, worden de eerste vijf records weergegeven. Als dit er goed uitziet, kunnen de adressen toegekend worden aan een groep en worden geïmporteerd.

Personen bewerken

Als de bevoegdheden het toestaan om te bewerken, verschijnt er een bewerken-icoontje in de tweede kolom van de Persoonslijst. Dit verschijnt niet in de Adreslijst-weergave, alleen in de Persoonslijst-weergave. Klik hierop om het scherm voor het bewerken van een Persoon te openen. Alle persoonlijke gegevens verschijnen op het scherm, ongeacht welke kolommen getoond werden in de lijst. Het is mogelijk een enkele kolom voor meerdere Personen te bewerken. Selecteer de Personen die bewerkt moeten worden met de checkbox aan de linkerkant en klik op het icoon "Bewerk deze kolom voor alle geselecteerde rijen", welke onderaan iedere kolom staat. Door te klikken op de checkbox bovenaan of onderaan een kolom, kan de selectie omgekeerd worden, dus als er geen enkele rij is geselecteerd, kunnen alle rijen op het scherm worden geselecteerd door op deze checkbox te klikken.

Een nieuwe Persoon aanmaken

Nieuwe Personen kunnen aangemaakt worden in een scherm dat verschijnt door "Persoon toevoegen" te kiezen uit het submenu "Personen". Vul dan de velden in dit scherm in. Bepaalde velden kunnen leeggelaten worden als dat gewenst is.

Snelfilter

Om snel te kunnen zoeken naar Personen, kan de voor- en/of achternaam ingevuld worden in het Snelfilter. De Personen worden gefilterd aan de hand van deze criteria en degene die hieraan voldoen worden getoond.

De checkbox "Verwijderde" toont Personen die verwijderd zijn met het prullenbak-icoontje. Dit markeert hen als verwijderd, maar gooit ze niet weg uit de database. Door nogmaals te klikken op een rij die al gemarkeerd is als verwijderd, zal de deze permanent weggegooid worden uit de database. De checkbox "Toon verborgen" is alleen beschikbaar als de algemene instelling voor het weergeven van Personen is ingesteld op "Laat Gebruiker beslissen". U kunt hiermee wisselen tussen het tonen of het verbergen van verborgen adressen in de huidige lijstweergave. De datumselectielijst met de naam "Oude versie tonen" stelt u in staat om persoonlijke gegevens weer te geven zoals ze waren op een tijdstip in het verleden. Zie verder naar beneden onder "Versiehistorie".

Versiehistorie

Wanneer het record van een Persoon is gewijzigd, wordt de oude versie bewaard. Om de vorige versies te bekijken, bijv. om uit te zoeken wat iemands adres op een specifieke dag in het verleden was, kunt u het datumveld in het snelfilter gebruiken en op OK klikken. Deze functionaliteit is beschikbaar voor Gebruikers die het recht Bewerken hebben voor alle Personen. U kunt filters op de gebruikelijke manier toepassen op oude versies en u kunt ze ook exporteren.

De historie voor het record van een Persoon kan worden weergegeven door te klikken op het kloksymbool. Klik op de groene pijl "herstellen" om alle wijzigingen op het record tot en met de geselecteerde wijziging ongedaan te maken.

Wijzigingen modereren

Het actueel houden van persoonlijke gegevens is een tijdrovende opgave. Om dit werk te verminderen, staat kOOL Gebruikers toe om mutaties aan te vragen vanuit de front-module. Deze wijzigingen moeten dan goedgekeurd worden door een moderator (een Gebruiker met de bevoegdheid tot modereren voor de Personen-module). Iedereen kan een wijziging indienen, maar wijzigingen moeten dus eerst geautoriseerd worden voordat ze ook echt doorgevoerd worden.

De optie "Wijziginen()" verschijnt in het submenu "Personen als de Gebruiker voldoende bevoegdheden heeft. Als er één of meerdere wijzigingsaanvragen zijn, wordt dit een snelkoppeling naar een scherm die deze aanvragen weergeeft. Je kunt ze dan bekijken en indien nodig corrigeren, alvorens ze goed te keuren. De wijzigingsaanvragen kunnen ook afgewezen worden.

Celgroepen-module (CG)

Het beheer over celgroepen gebeurt in een eigen module, die een sub-module is van de Personen-module. De bevoegdheden om deze module te gebruiken kunnen per Gebruiker worden toegekend. Het submenu "Celgroep" kan gebruikt worden om alle celgroepen te tonen (Toon groepen), of een nieuwe Celgroep aan te maken. De lijstweergave van de Celgroepen is identiek aan alle andere lijstweergaven in kOOL en moet makkelijk te begrijpen zijn.

De naam van een Celgroep hoeft niets te maken te hebben met de leider van de Celgroep. De Celgroepen kunnen bijv. "blauw", "geel", etc. genoemd worden als dat gewenst is. De leider die toegewezen is aan de Celgroep, verschijnt in de lijstweergave tussen haakjes achter de naam van de Celgroep. Op dezelfde wijze kan het aantal deelnemers in de lijst worden getoond. Dit wordt berekend uit het aantal Personen dat is ingedeeld in de groep.

Om een leider toe te kennen aan een celgroep, doe je als volgt: Bewerk eerst de persoonlijke gegevens van de leider. Selecteer de celgroep die deze Persoon moet gaan leiden, uit de lijst. Een Persoon kan meerdere celgroepen leiden en een celgroep kan meerdere leiders hebben. Deze bewerking kan voor meerdere leiders tegelijk worden uitgevoerd door de functie voor het bewerken van meerdere kolommen te gebruiken.

Om een Persoon toe te kennen aan een celgroep, doe je als volgt: Dit werkt hetzelfde als het toekennen van een leider aan een celgroep. In het scherm "Persoon bewerken" kan de celgroep waarvan de Persoon lid is, geselecteerd worden met de selectielijst.

Toegang tot persoonsgegevens via Outlook/Thunderbird

De adres-, telefoon en e-mailgegevens van de Personen in kOOL zijn opgeslagen in een LDAP-directory, of een vergelijkbare service. Veel e-mailclients, zoals Outlook Express en Thunderbird, kunnen deze service gebruiken voor adresboeken. De persoonlijke gegevens zijn alleen toegankelijk als de Gebruiker daarvoor de juiste rechten heeft, dus een Gebruiker moet inloggen op de listing service met zijn kOOL Inlognaam. Om de listing service te kunnen gebruiken vanuit Outlook, moet u deze instructies volgen:

(kopie 2)

Note: These instructions are for Outlook XP. Other versions will be slightly different.
From the menu bar in Outlook click on Tools->Email Accounts.
Select "Add a new directory or address book" and click next.
Select "Internet Directory Service (LDAP)" and click next.
Type the hostname of the kOOL LDAP server in the box, and tick "This server requires me to log on".
The username and password fields appear.
The user name will be: "cn=LOGIN,ou=login,ou=kOOL_demo,dc=Ihr.LDAP.Server,dc=com". LOGIN should be replaced by the user's kOOL login name. Replace kOOL_demo etc. with whatever is defined in config/ko config.inc.
The password is the users kOOL password
Click "More Settings"
Click OK on the "Add email account" alert.
Change "Display Name" if desired. Click on the "Search" tab.
In the "Search Base" field, enter the search base: "ou=kOOL_demo,dc=Ihr.LDAPServer,dc=com". As above, the exact name depends on what is set up in the configuration.
Click OK to return to the "Directory Service (Ldap) settings" screen.
Click Next.
Click Finish on the "Congratulations" screen.
As the alert said, Outlook needs to be restarted here so the new address book shows up in the following steps. Select File->Exit to close, and then start Outlook up again.
From the main outlook window, select Tools->Address Book to bring up the address book.
The newly added address book should show up under the "Show names from" heading. Select it from the drop down list.
Type something in the "Type name or Select from List"
It can take a while for the names to appear the first time. Try tools->find, put "a" in the "Display name" field, select the "Contains" option, and click OK. Results should now be displayed.

(kopie 3)

To use the listing service from Thunderbird, use the following instructions.

(kopie 4)

From the main thunderbird window select Tools-> Address book to bring up the address book.
From the File menu select New->LDAP Directory
Enter the following data into the dialogue box:
Name: KOOL addresses
Hostname: The LDAP server name.
Base DN: ou=kOOL_demo,dc=Your.LDAP.Server,dc=com
Port number: 389 (standard)
Bind cn=LOGIN,ou=login,ou=kOOL_demo,dc=Your.LDAP.Server.dc=com
("kOOL_demo" should be replaced with the correct value, which is defined in config/ko-config.inc. "LOGIN" must be replaced by the users kOOL Login name.)
The address list on the left should now contain the "kOOL addresses" entry which was created above.
In the right hand side of the toolbar is a search box. Enter a name (Or a search term) in it.
A password prompt may appear. The user simply enters their own kOOL password, and clicks OK. Thunderbird may be instructed to save the password at this stage if required.
Close the address book.
The following steps will enable address autocompletion for email addresses from the kOOL LDAP server.
From the menu select Edit->Settings
In the dialogue box that appears, select the Composition tab.
Now select the "Addressing" tab which appears below.
Tick "Directory Server" and select "kOOL addresses" as created above.
Now create a new email, and start typing a name in the "To:" field. If it matches a (single) name in the kOOL LDAP directory, it will autocomplete.