Jeder Termin, der an einem definierten Datum zu einer bestimmten Zeit stattfindet, gehört zu einer Termingruppe. Die Termingruppe definiert die Art des Anlasses, z.B. Jugendgottesdienst, Gebetstreffen usw. Diese Termingruppen können zur besseren Übersicht weiter in Kalendern zusammengefasst werden. In der Auswahl der Termingruppen werden in diesem Fall die zusammengehörenden Termingruppen eines Kalenders zusammen dargestellt.

Ebenfalls definert die Termingruppe eine Start- und eine Endzeit sowie einen Raum, in dem die Termine dieser Gruppe typischerweise stattfinden. Beim Erstellen eines neuen Termins werden diese Angaben als Vorlage verwendet, können aber für jeden einzelnen Termin angepasst werden. Die einzige feste Verbindung zwischen einer Termingruppe und ihren Terminen ist der Name der Termingruppe.

Benutzerrechte

Pro Benutzer können für jede Termingruppe/Kalender vier verschiedene Berechtigungsstufen gesetzt werden.

Betrachten
Bearbeiten (moderiert)
Bearbeiten (ohne Moderation), Termingruppen
Moderieren

Dabei beinhaltet eine höhere Stufe alle darunterliegenden Rechte.

Auf der ersten Stufe (Betrachten) dürfen Termine betrachtet werden, d.h. sie erscheinen in der Auflistung oder im Kalender, sie können aber weder verändert noch gelöscht werden.

Die zweite Stufe (Editieren (moderiert)) erlaubt es dem Benutzer, zu dieser Termingruppe neue Termine zu erfassen, wie auch zu bearbeiten und zu löschen. Allerdings werden diese Änderungen nur direkt übernommen, falls die Termingruppe als nicht moderiert definiert ist. Ansonsten müssen diese Änderungen erst von einem Moderator bewilligt werden.

Die nächste Stufe (Editieren ohne Moderation) erlaubt es dem Benutzer, Termine aller Termingruppen (auch von moderierten) zu erstellen, bearbeiten oder zu löschen. Wenn für alle Termingruppen/Kalender die Berechtigungsstufe 3 vergeben wird, dürfen Termingruppen angelegt und bearbeitet werden.

Die letzte Stufe (Moderieren) erlaubt alles bisher genannte, hinzu kommt, dass dieser Benutzer als Moderator für neue Termine fungiert, die ein Benutzer mit Berechtigungsstufe 2 für moderierte Termingruppen erfasst.

Je nach dem, was bei der allgemeinen Option "Benutzerrechte Termine-Modul definieren über" definiert ist, können diese Benutzerrechte für Termingruppen und/oder Kalender definiert werden. Um die Zugriffsrechte pro Termingruppe unterschiedlich definieren zu können, auch wenn diese dem selben Kalender zugewiesen sind, muss die erwähnte Einstellung auf "ausschliesslich Termingruppen" gesetzt sein. Ansonsten gelten die Kalender-Rechte für alle Termingruppen dieses Kalenders.

Filter

Die angezeigten Termine können zeitlich gefiltert werden, dadurch kann die Übersichtlichkeit deutlich gesteigert werden. Beispiele:

Alle Anlässe ab dem aktuellen Monat anzeigen (d.h. alle Termine der vergangenen Monate ausblenden). Dies ist die Standart-Einstellung.
Anlässe während den nächsten Sommerferien (Juli bis August) anzeigen.

Wenn Sie die Berechtigungsstufe 4 (Moderator) haben, können Sie einen Filter auch als global speichern. Dies bedeutet, dass Benutzer von kOOL, die lediglich Termine ansehen aber keine bearbeiten dürfen (also nur Stufe 1 haben), nur noch die Termine innerhalb des definierten Zeitraumes sehen. Dies kann praktisch sein, wenn Sie bereits die Termine fürs nächste Jahr erfassen wollen. Da diese aber noch nicht definitiv sind, möchten Sie nicht, dass sie schon öffentlich sind, somit können Sie einen globalen Filter bis Ende des aktuellen Jahres setzen. Sobald die Termine dann definitiv sind, können Sie den globalen Filter wieder entfernen, oder um einige Monate nach hinten verschieben.

Ansichten

Die Termine können als Liste angezeigt werden. Diese Liste kann nach jeder Spalte auf- oder absteigend sortiert werden.

Daneben können die Termine in einer Kalenderansicht dargestellt werden. Dabei stehen eine Jahres-, eine Monats-, eine Wochen- und eine Tagesansicht zur Verfügung. Für Details zu den einzelnen Darstellungen siehe weiter unten.

Zur besseren Übersicht können nur bestimmte Termingruppen angezeigt werden, z.B. nur alle Jugendanlässe. Diese Ansichtsoptionen können in Vorlagen gespeichert werden, damit schnell zwischen verschiedenen Ansichten gewechselt werden kann. Diese Vorlagen können sowohl in der Listen- wie auch in der Kalenderansicht verwendet werden.

Die Monatsansicht

Ein Anlass wird jeweils mit seiner Farbe auf einer Zeile dargestellt. Falls ein mehrtägiger Anlass vorkommt, wird dieser an jedem Tag dargestellt, an dem er auftritt. Durch Bewegen mit der Maus über dem Anlass-Namen, erscheinen weitere Details zu diesem Termin. Dies ist der ganze Name, die Uhrzeit und allfällige Kommentare. Ebenfalls erscheint das Löschen-Symbol für diesen Event, sobald die Maus sich darüber befindet.

Um einen neuen Termin anzulegen reicht es, auf das entsprechende Tagesfeld zu klicken. Durch Auswahl mehrere Tage mit der Maus können auch gleich mehrtägige Termine erstellt werden. Ein Termin kann direkt im Kalender verschoben werden, indem er auf dem Kalender am neuen Tag losgelassen wird. Ebenfalls kann das Enddatum verändert werden, indem man das rechte Ende des Termines zieht. Natürlich sind solche Bearbeitungsschritte nur mit den entsprechenden Berechtigungen möglich.

Mit den blauen Pfeilen über dem Kalender kann der vorherige oder nächste Monat angezeigt werden. Mit den Doppelpfeilen kann ein ganzes Jahr nach hinten oder vorne navigiert werden. Das Rechteck in der Mitte zeigt den aktuellen Monat.

Durch einen Klick auf das PDF-Icon mit dem Text „PDF erstellen“ wird die Monatsansicht als PDF-Datei zum Download angeboten. Nach dem Klicken findet sich hinter dem Text ein Link auf die PDF-Datei.

Die Wochenansicht

Der Wochenkalender funktioniert im grossen und ganzen ähnlich wie der Monatskalender.

Jeder Termin erscheint in seiner Farbe am enstprechenden Tag. Hier können aber zusätzlich Start- und Endzeit erkennt und geändert werden. Durch Verschieben eines Termines kann die Startzeit wie auch der Tag geändert werden. Durch Ziehen des unteren Teils eines Termines (markiert mit einem "=") kann ebenfalls die Dauer geändert werden. Ein neuer Termin kann wiederum durch Klicken auf den entsprechenden Tag angelegt werden. Durch Auswählen eines Zeitbereiches kann die Start- und Endzeit des Termines gleich im Kalender definiert werden.

Durch einen Klick auf das PDF-Icon mit dem Text „PDF erstellen“ wird die Wochenansicht als PDF-Datei zum Download angeboten. Nach dem Klicken findet sich hinter dem Text ein Link auf die PDF-Datei.

Die Jahresansicht

Die Jahresansicht dient hauptsächlich dem Zweck, den grossen Überblick zu erhalten. Die Termine werden nach den Termingruppen sortiert aufgelistet, wobei die einzelnen Termine aus dieser Ansicht heraus weder bearbeitet noch gelöscht werden können. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, kann eine Zeile mittels Klicken markiert werden, damit lassen sich die Anlässe einer Termingruppe besser über das Jahr hinweg verfolgen.

Um aus der Jahresansicht in die Monatsansicht zu wechseln, genügt ein Klick auf den Titel des entsprechenden Monates.

Durch einen Klick auf das PDF-Icon mit dem Text „PDF erstellen“ wird die das aktuelle Jahr als PDF-Datei zum Download erstellt. Dabei wird für jeden Monat eine Monatsansicht erstellt, d.h. das Dokument enthält total 12 Seiten. Nach dem Klicken finden Sie hinter dem Text einen Link auf die PDF-Datei.

Um zwischen den verschiedenen Ansicht zu wechseln, stehen die Symbole „365“, „31“ und „7“ oberhalb des Kalenders zur Verfügung.

Neue Termine erfassen

Mit genügenden Benutzerrechten können in den verschiedenen Termingruppen neue Termin angelegt werden. Ein Termin muss immer zu einer Termingruppe gehören, kann also nicht davon losgelöst erstellt werden. Für Termine, die in keine Termingruppe passen, kann z.B. eine Termingruppe „Diverse“ angelegt werden.

Nach der Auswahl der Termingruppe werden die Standart-Werte für diese Termingruppe für diesen Termin vorausgefüllt: Raum, Zeit und Dienstplan. Diese Angaben können nun so übernommen werden und nach Angabe von Datum und ev. Kommentar als neuer Termin gespeichert werden, oder die Vorgabe-Daten können beliebig geändert werden. Ebenfalls werden die zu diesem Termin gehörenden Reservationen vorselektiert, aber auch diese können noch für diesen Termin nach Belieben geändert werden.

Ein Termin kann in verschiedener Weise wiederholt erfasst werden, damit regelmässige Termine nicht alle einzeln eingegeben werden müssen:

Täglich (jeden xten Tag, z.B. „jeden 3. Tag“)
Wöchentlich (jede xte Woche, z.B. „jede 2. Woche“)
Monatlich (jeden xten Wochentag, z.B. „jeden dritten Sonntag“)
Monatlich (jeden xten Monat am gleichen Datum, z.B. „jeden zweiten Monat am 15.“)

Bei einer Wiederholung ist die Angabe des Endmonates der Wiederholung zu machen. Nach der Erfassung der wiederholten Termine können die Termine einzeln bearbeitet oder gelöscht werden, um kleine Abweichungen zu korrigieren. Als Startdatum wird der normale Datumseintrag verwendet. Es ist auch möglich, mehrtägige Termine wiederholt zu erstellen.

Um einen Termin nicht zeitlich zu begrenzen, sondern als ganztägigen Termin zu definieren, können Sie die Start- und die Endzeit leer lassen.

Moderierte Termine

Jede Termingruppe kann definiert werden, dass Änderungen an Terminen moderiert werden müssen. Ein Stufe-2-Benutzer kann somit für moderierte Termingruppen Termine erfassen, diese müssen aber dann erst von einem Moderator (Benutzer mit Stufe-4 Recht für diese Termingruppe) bewilligt werden. Das selbe gilt für Änderungen oder Löschungen von Terminen dieser Termingruppe.

Dies gilt aber wie oben beschrieben nur für Benutzer mit der Berechtigungsstufe 2, denn Benutzer mit Stufe 3 dürfen auch für moderierte Termingruppen Termine erfassen und ändern. Damit der Moderator aber trotzdem erfährt, wenn ein Stufe-3-Benutzer einen neuen Termin zu einer moderierten Termingruppe erfasst hat, kann er in seinen Layout-Einstellungen die Option "E-Mail-Benachrichtigung für moderierte Termine von Stufe-3-Benutzern" aktivieren. Damit erhält er für jeden neuen Termin eines Stufe-3-Benutzers ein E-Mail.

Die zu moderierenden Terminanfragen sieht der Moderator einerseits als Liste unter "Termine --> Moderationen (x)", sie werden aber auch in seiner Kalenderansicht dargestellt. Dort sind sie durch gestrichelte Linien hervorgehoben, damit man sie von den "echten" Terminen unterscheiden kann. Eingeloggte Benutzer können nur die eigenen Anträge sehen, die noch nicht moderiert wurden. Sie können diese ebenfalls wieder löschen.

Termine bearbeiten

Falls die Berechtigungen ein Bearbeiten oder ein Löschen der angezeigten Termine erlauben, können diese durch einfachen Klick auf das entsprechende Symbol bearbeitet oder gelöscht werden. Diese Bearbeitungsfunktionen sind sowohl in der Listen- wie auch in der Kalenderansicht verfügbar.

Falls ein Termin über verbundene Reservationen verfügt, werden diese bei einer Änderung eines Termines ebenfalls geändert. Ebenfalls werden die Reservationen gelöscht, wenn ein Termin gelöscht wird. Dies gilt aber nur für Reservationen, die über die Bearbeitung oder Neuerstellung des Termines gemacht wurden. Reservationen, die im Reservations-Modul erstellt wurden, können nicht einem Termin zugewiesen werden und sind somit isoliert.

Möchten Sie eine Spalte von mehreren Terminen auf einmal bearbeiten, finden Sie unterhalb der meisten Spalten in der Listenansicht ein Bearbeitungssymbol „Markierte Einträge dieser Spalte bearbeiten“. Dazu müssen Sie zuerst die zu bearbeitenden Datensätze links mit der Checkbox markieren. Durch einen Klick auf die Checkbox in der Titel- Fusszeile werden alle Einträge markiert – oder wieder deselektiert.

Neue Termingruppen erstellen

Termingruppen fassen einzelne Termine zusammen. Als verbindendes Element dient der Name der Termingruppe. Wird dieser geändert, wird auch der Name aller Termine dieser Termingruppe geändert. Alle anderen Felder (wie Raum, Zeit, Titel, Dienstplan, Reservationen) dienen lediglich als Vorlage für neue Termine. D.h. beim Erfassen von Terminen werden diese Werte vorausgefüllt können aber geändert werden.

Mit der Option "Reservationen kombiniert darstellen" können die Reservationen zu diesem Termin im Reservations-Kalender als ein Eintrag angezeigt werden. Dies kann die Übersichtlichkeit erheblich steigern, wenn ein Termin viele Reservationen auslöst.

Die Farbe der Termingruppe wird zur Darstellung im Kalender wie auch im Dienstplan verwendet. Sie kann als Hex-Trippel (z.B. #FF0000 für rot) eingetragen werden oder über das Farbwahl-Icon daneben visuell gewählt werden. Für dunkle Farben wird der Text weiss dargestellt.

Termingruppen bearbeiten

Mit genügend Rechten können Termingruppen bearbeitet und gelöscht werden (Stufe 3 für alle Termingruppgen/Kalender). Dabei werden nur die Änderungen des Namens auf alle Termine der geänderten Termingruppe übernommen, nicht aber die Zeiten, der Raum oder die Verwendung im Dienstplan, denn diese Angaben werden pro Termin gespeichert.

Wird eine Termingruppe gelöscht, werden auch alle Termine dieser Termingruppe gelöscht, da jeder Termin einer Termingruppe zugewiesen sein muss. Deshalb sollte diese Operation gut überlegt sein.

Google Kalender in kOOL anzeigen

Google Kalender können im kOOL-Kalender eingeblendet werden. Dabei erscheinen alle Termine aus dem Google Kalender in den Ansichten Monat, Woche und Tag im kOOL, sind aber nicht bearbeitbar.

Klicke auf "Google-Kalender hinzufügen" um einen neuen Google Kalender zu erstellen. Dieser wird im kOOL wie eine Termingruppe gehandhabt, d.h. er wird definiert durch einen Namen, einen Kalender, eine Farbe und zusätzlich die "URL für Google Kalender (XML)". Diese URL findest du im Google Kalender und der Kalendereinstellungen. Dabei muss der Google Kalender nicht öffentlich sein, sondern er kann auch über den persönlichen Link eingefügt werden. Dazu kann der Link auf dem XML-Knopf direkt ins obige kOOL-Feld kopiert werden.

Eine mögliche Verwendung ist, einen privaten Kalender mit Google Kalender zu synchronisieren und diesen dann im kOOL darzustellen. So können diese Termine zusammen mit den offiziellen Terminen aus kOOL betrachtet werden und auch anderen kOOL-Benutzern zugänglich gemacht werden.

Eine Synchronisation mit Google Kalender ist z.B. möglich für iPhone, Android-Geräte aber auch für Desktop-Applikationen wie Outlook, Apple's iCal oder Mozilla's Sunbird:

» Hinweise für Outlook

» Hinweise für Apple's iCal und Mozilla's Sunbird

Info-Email bei Terminänderungen

Über die Option "Info-E-Mail bei Terminänderungen senden an" beim Bearbeiten einer Termingruppe können eine oder mehrere Gruppen ausgewählt, deren Empfänger beim Hinzufügen, Ändern oder Löschen eines Termines dieser Termingruppe ein automatischen Info-E-Mail empfangen möchten.

In der Liste der Termingruppen ist eine solche automatische Benachrichtigung durch ein Kommentar-Icon dargestellt.

Exportieren

Eine Auswahl der Termine kann als Excel-Liste exportiert werden. Dabei kann zwischen „allen“, den „angezeigten“ und den „markierten“ Terminen gewählt werden.

„Alle“ bedeutet, dass alle Termine der angezeigten Termingruppen im gewählten Zeitraum (Filter) exportiert werden.

„Angezeigte“ exportiert nur die in der Liste sichtbaren Termine. Das können je nach Einstellung verschieden viele sein.

Bei „Markierte“ werden nur die mit einem Kreuzchen versehenen Termine exportiert.

Neben dem Export in eine Excel-Datei können die Daten auch als PDF exportiert werden. Dabei ist prinzipiell jedes denkbare Layout möglich. Z.B. Zeitungsinserat für einzelne Termine, Monats- oder auch Wochen-Datenblätter für gewisse oder alle Termingruppen usw.

Einstellungen

Ab der Berechtigungsstufe 4 können Sie unter „Einstellungen“ folgende Eigenschaften definieren:

Zeiten im PDF-Kalender anzeigen: Der als PDF-Datei exportierte Monatskalender kann entweder die Zeiten zu den Terminen enthalten oder nicht. Werden die Zeiten nicht angezeigt, steht natürlich mehr Platz für die Anlassbezeichnung zur Verfügung.
Kommentare im PDF-Kalender anzeigen: Mit dieser Option wird der Kommentar zu einem Termin im PDF auf einer zweiten Zeile dargestellt.
Sonntage in der Listenansicht hervorheben: Mit dieser Option werden die Anlässe, die an einem Sonntag stattfinden in der Listenansicht hervorgehoben.
Termin-Titel für den Monatskalender: Wähle was als Termin-Titel im Monatskalender angezeigt werden soll: Termingruppe oder Kommentar.
Maximale Anzahl Zeichen für Titel im Monatskalender: Titel im Monatskalender werden nach dieser Anzahl Zeichen abgeschnitten. Falls ein Titel länger wird als die Breite des Tages wird der Titel auf eine zweite Zeile umgebrochen.
iCal-Export: Vergangene Termine exportieren: Mit dieser Option wird definiert, wie weit zurück vergangene Termine ebenfalls im iCal-Export erscheinen sollen. Standard ist, dass nur Einträge ab heute erscheinen.

Import der Termine in Sunbird, iCal oder Outlook

Die Termine der kOOL-Datenbank können über einen sogenannten iCal-Feed direkt in ein Kalender-Programm importiert werden. Normalerweise werden alle Termine aus kOOL ab dem heutigen Datum exportiert. Dies können Sie aber über die Einstellung "iCal-Export" ändern, dass auch vergangene Termine erscheinen.

Sie haben folgende Möglichkeiten die Termine, die im Feed erscheinen, zu definieren:

Nur einzelne Termine: Um die Termine einzelner Termingruppen in einem iCal-Feed zu erhalten, können die Links unter "iCal-Links" im Termine-Modul verwendet werden. Dort findest du persönliche Links für alle deine Vorlagen und jede einzelne Termingruppe. Damit kannst du in deiner Kalender-Applikation einzelne Kalender für Termingruppen oder Vorlagen erstellen und die je nach Bedarf ein- und ausblenden.
Alle Termine: Mit der url DEINE.KOOL.ADRESSE/ical (z.B. kool.gemeinde.ch/ical) werden alle Termine in einem iCal-Feed exportiert. Mit dieser url wirst du nach deinen kOOL-Logindaten gefragt, denn ansonsten erhältst du nur die öffentlich sichtbaren Termine.
Gewünschte Termingruppen in einem Feed erhalten: Wenn du eine Vorlage mit dem Namen "ical" erstellst, werden nur die Termine dieser Termingruppen exportiert, wenn du als Feed-Adresse DEINE.KOOL.ADRESSE/ical verwendest (z.B. kool.gemeinde.ch/ical).
Nur öffentliche Termine: Mit der Adresse DEINE.KOOL.ADRESSE/ical/ erhältst du die öffentlichen Termine ohne Passwortabfrage.

Die Unterstützung von iCal in Outlook ist in älteren Version ziemlich fehlerhaft, deshalb empfiehlt es sich, mindestens Outlook 2003 oder am besten Outlook 2007 einzusetzen. Für Outlook 2003 gibt es ein einfaches Plugin, mit dem die Verwaltung von Remote Kalendern wesentlich einfacher wird: remotecalendars.sourceforge.net

Weitere Informationen rund um iCal finden Sie in Wikipedia: en.wikipedia.org/wiki/ICalendar

Darstellung der Termine auf einer Webseite

Mit der TYPO3-Extension kool_daten können Sie die Termine aus der kOOL-Datenbank sehr komfortabel auf einer TYPO3-Webseite publizieren. Die Darstellung ist dabei stets aktuell und kann über Flexforms im TYPO3-Backend konfiguriert werden. Zur Ausgabe stehen die folgenden Typen zur Verfügung: Monatskalender, Liste, sortierbare Tabelle, Monatsliste und Teaser.