[ EN ]    [ DE ]    [ NL ] 
kOOL Logo HomeAboutDownloadDocumentatie
Rects
Documentatie

  De Activiteiten-module

Activiteiten, Activiteitengroepen en Kalenders

Iedere Activiteit die plaatsvindt op een vastgestelde datum en op een bepaalde tijd, behoort tot een Activiteitengroep. De Activiteitengroep definieert het type Activiteit, bijvoorbeeld een jeugddienst of een gebedsbijeenkomst en bepaalt tevens de titel voor de Activiteiten die tot deze Activiteitengroep behoren. De Activiteitengroep bevat als eigenschappen een start- en eindtijd en een locatie waar de Activiteit plaatsvindt. Wanneer er een nieuwe Activiteit wordt aangemaakt, worden deze eigenschappen gebruikt als standaard. Dit kan echter wel worden veranderd voor iedere individuele Activiteit. De enige relatie tussen een Activiteitengroep en een Activiteit is de naam. Activiteitengroepen kunnen verder gegroepeerd worden in Kalenders. Dit maakt het gemakkelijker om een bepaalde Activiteitengroep te benaderen in itemlijst-selectie en bij het invoeren van nieuwe Activiteiten. De lijst met Activiteitengroepen kan namelijk behoorlijk groeien door de tijd heen.

Gebruikersbevoegdheden

Er kunnen vier verschillende autorisatieniveaus worden ingesteld voor elke Gebruiker voor elke Activiteitengroep:

  • Bekijken
  • Bewerken onder moderatie
  • Bewerken zonder moderatie, Activiteitengroepen
  • Modereren

Elk autorisatieniveau bevat alle bevoegdheden van lagere niveaus. Op het eerste niveau (Bekijken) mogen Activiteiten alleen bekeken worden, ze verschijnen dan bijvoorbeeld in de lijst met Activiteiten of op de kalender, maar ze kunnen niet veranderd of verwijderd worden.

Het tweede niveau (Bewerken onder moderatie) geeft de Gebruiker het recht om Activiteiten voor deze Activiteitengroep toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Als voor de Activiteitengroep moderatie is ingesteld, dan moeten de wijzigingen eerst goedgekeurd worden door een moderator.

Het volgende niveau (Bewerken zonder moderatie) staat de Gebruiker toe om Activiteiten voor deze Activiteitengroep toe te voegen, te bewerken of te verwijderen, zelfs als moderatie is geactiveerd voor de Activiteitengroep. Als het recht "ALLES" op niveau 3 is ingesteld, mag de Gebruiker Activiteitengroepen en Kalenders toevoegen, bewerken en verwijderen.

Het hoogste niveau (Modereren) staat alle hierboven beschreven acties to. Daarnaast is een Gebruiker met autorisatieniveau 4 (Modereren) de moderator voor nieuwe, gewijzigde of verwijderde Activiteiten.

 

Deze Gebruikersbevoegdheden kunnen worden toegekend per Gebruiker voor alle Activiteitengroepen die niet tot een Kalender behoren. Activiteitengroepen die samen gegroepeerd zijn in een Kalender ontvangen hun autorisatieniveau van de instellingen voor de Kalender. Voor Activiteitengroepen die niet in een Kalender staan, kunnen de autorisatieniveaus individueel worden aangepast.

Filteren

De Activiteiten kunnen worden gefilterd, waardoor het makkelijker is om de juiste Activiteiten te vinden.

Voorbeeld:

  • Laat alle Activiteiten zien die starten in deze maand of daarna (dus geen Activiteiten in het verleden). Dit is de standaardinstelling.
  • Laat Activiteiten zien tijdens de zomervakantie (juli en augustus).

Als je autorisatieniveau 4 heeft (Modereren) hebt, kun je een filter (systeembreed) opslaan. Dit betekent dat Gebruikers van kOOL die alleen Activiteiten mogen bekijken (niveau 1), alleen de Activiteiten kunnen zien binnen de in het filter gedefinieerde periode. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn als je de Activiteiten voor het volgende jaar wilt wijzigen. Omdat het waarschijnlijk is dat die Activiteiten nog zullen veranderen, moeten ze niet openbaar worden gemaakt voordat ze definitief zijn. Er kan dan een filter worden gedefinieerd tot aan het eind van het huidige jaar. Zodra de Activiteiten definitief zijn, kun je het filter veranderen om ze zichtbaar te maken voor andere mensen.

Voorkeursinstellingen

De Activiteiten kunnen worden weergegeven als lijst. Deze lijst kan gesorteerd worden op iedere kolom, in oplopende of aflopende volgorde. De Activiteiten kunnen ook getoond worden in kalenderformaat. De kalender kent weergaven per jaar, per maand en per week. Meer details hierover volgen verderop.

Activiteiten kunnen worden gefilterd per Activiteitengroep, zodat bijvoorbeeld alleen activiteiten voor de jeugd worden weergegeven. Om te voorkomen dat steeds dezelfde filters ingesteld moeten worden, is het mogelijk ze op te slaan als voorkeurslijst. Deze voorkeurslijsten kunnen gebruikt worden om Activiteiten te filteren in zowel de lijstweergave als de kalenderweergave.

De maand-weergave

Het weeknummer is zichtbaar in de eerste kolom (niet te zien op het screenshot), de rest van de kolommen tonen de dagen van de week. Als je op een weeknummer in de eerste kolom van de kalender klikt, verandert het beeld naar de week-weergave. Een bepaald type Activiteit wordt afgebeeld met zijn eigen kleur op een regel. Activiteiten die verspreid over meerdere dagen plaatsvinden, worden op iedere dag getoond. Als je de muisaanwijzer over de naam beweegt, verschijnen er verdere details over de Activiteit, bijv. de naam, de tijd en eventuele opmerkingen.

Om een nieuwe Activiteit toe te voegen op een bepaalde dag, klik je op het plusteken in de rechterbovenhoek van de desbetreffende dag. Een Activiteit kan verwijderd worden door op het prullenbak-icoon te klikken; wijzigen is mogelijk door op de naam van de Activiteit te klikken. Deze bewerkingen zijn alleen beschikbaar als de Gebruiker voldoende bevoegdheden heeft.

De huidige dag is gearceerd (licht paars in het screenshot). De maand kan veranderd worden met de pijltjes. Als je klikt op de rechthoek tussen deze twee pijltjes, wordt de huidige maand weer getoond (in het screenshot is de huidige maand ....). Als alternatief kan de gewenste maand ook direct worden geselecteerd met behulp van de selectielijst.

Door te klikken op het PDF-icoon met de tekst "PDF creëren", wordt de maand-weergave in een PDF-bestand aangeboden als download.

De week-weergave

De week-weergave is in vele opzichten gelijk aan de maand-weergave. De huidige dag is weer gearceerd en de details van individuele Activiteiten wordt getoond door de muisaanwijzer over hun namen te bewegen. In tegenstelling tot bij de maand-weergave, wordt in de week-weergave de tijdsduur van een Activiteit gevisualiseerd door een verticale balk (één per dag en met een lengte die overeenkomt met de tijdsduur van de Activiteit). Klik op de Activiteit om deze te bewerken of klik op het prullenbak-icoon om hem te verwijderen.

In de week-weergave kan een nieuwe Activiteit op een bepaald tijdstip worden aangemaakt door te klikken op het veld met dat tijdstip. De duur kan worden gedefinieerd door met de muis te klikken en te slepen. Om bijvoorbeeld een activiteit te maken die duurt van donderdag 12:00 tot 16:00, moet je met de muis klikken op het veld met tijdsperiode 12-13 op donderdag, de muisknop ingedrukt houden en slepen naar het veld met tijdsperiode 15-16. Als de muisknop dan wordt losgelaten, verschijnt er een scherm voor een nieuwe Activiteit. De velden voor datum en tijd zijn al gevuld met de in de week-weergave geselecteerde waarden. Deze waarden kunnen uiteraard met de hand worden veranderd.

Klik op het icoon "PDF creëren" om een PDF-kalender te maken van de week-weergave van de huidige week. Dit creëert een PDF-bestand en een link hiernaar toe. Klik op deze link om het bestand te downloaden.

De jaar-weergave

De jaar-weergave geeft een breed overzicht. De Activiteiten zijn ingedeeld in hun Activiteitengroepen. Hoewel informatie kan worden weergegeven door met de muisaanwijzer over een datum te gaan, kunnen er geen individuele Activiteiten worden toegevoegd, bewerkt of verwijderd vanuit deze weergave. Als er op een regel wordt geklikt, licht deze op, waardoor het duidelijker wordt tot welke Activiteitengroep de Activiteiten behoren.

Om vanuit de jaar-weergave naar de maand-weergave te komen, kun je klikken op de titel van de gewenste maand. Klik op het Icoon met het label "PDF creëren" om een PDF-bestand van het huidige jaar beschikbaar te maken voor download. Er zal een link naar het PDF-bestand verschijnen, klik op deze link om het bestand te downloaden. Er is een maandoverzicht aangemaakt voor iedere maand van het jaar, een document met twaalf pagina's dus.

Om over te schakelen naar een andere weergave (jaar, maand en week), kun je de symbolen "365", "31" en "7" gebruiken, ze staan boven de kalender.

Nieuwe Activiteiten toevoegen

Een Gebruiker met voldoende bevoegdheden kan nieuwe Activiteiten toevoegen aan de Activiteitengroepen. Een Activiteit moet altijd tot een Activiteitengroep behoren. Als er Activiteiten zijn die niet in een bepaalde Activiteitengroep thuishoren, kan hiervoor een Activiteitengroep "Overige" worden aangemaakt. Als er een Activiteitengroep is geselecteerd, worden de standaardwaarden hiervan ingevuld bij de nieuwe Activiteit. Dit zijn: "Locatie", "Tijd" en "Dienstrooster". Deze standaardwaarden kunnen worden overschreven als dat gewenst is voor een bepaalde Activiteit. Het tekstveld "Opmerkingen" kan worden opgeslagen bij het aanmaken en kan later nog veranderd worden. Reserveringen worden ook als standaard overgenomen van de Activiteitengroep en kunnen veranderd worden als dat nodig is. Een Activiteit kan herhaald worden bij het aanmaken, zodat het niet nodig is om vaker voorkomende Activiteiten allemaal apart in te voeren. De volgende herhalingen zijn beschikbaar:

  • Dagelijks (iedere n dagen, bijv. "iedere 3 dagen")
  • Wekelijks (iedere n weken, bijv. "iedere 2 weken")
  • Maandelijks (iedere n dag in de week, bijv. "iedere derde zondag")
  • Maandelijks (iedere n maanden op dezelfde datum, bijv. "iedere twee maanden op de 15e", dus om de maand op de 15e)

Als een Activiteit herhaald moet worden, moet de laatste datum worden opgegeven (dit hoeft niet exact te zijn, er worden gewoon geen Activiteiten aangemaakt na deze datum). Als alternatief kan het aantal activiteiten (iteraties) worden opgegeven. Als de herhaalde Activiteiten eenmaal opgeslagen zijn, kunnen ze individueel bewerkt worden. De startdatum van de Activiteit wordt genomen als de eerste datum van het herhaalpatroon. Het is mogelijk om Activiteiten van meerdere dagen te herhalen. Om dagactiviteiten aan te maken, moet je de start- en eindtijd niet invullen.

Gemodereerde Activiteiten (alleen TYPO3)

Als Activiteiten zijn toegevoegd met behulp van de kool_feaddevent Typo3 Extensie, dan kunnen ze worden weergegeven door te klikken op "Modereren" in het Submenu "Activiteiten". Deze Activiteiten verschijnen in de kalender met onderbroken randen - de Activiteiten verschijnen alleen, als de aangemelde Gebruiker moderator rechten heeft. Om zo'n gemodereerde Activiteit goed te keuren, kun je het vinkje aanklikken. Daarna verschijnt er een formulier om een nieuwe Activiteit aan te maken; deze kan gebruikt worden om eventuele correcties te maken. Klik "Opslaan" om de Activiteit te bewaren in de kOOL activiteitenlijst. De Activiteit kan ook verwijderd worden door te klikken op het prullenbak-symbool.

Activiteiten bewerken

Als de bevoegdheden van de Gebruiker het toelaten om Activiteiten te bewerken of te verwijderen, kan de Gebruiker klikken op de bijbehorende symbolen om dit te doen. Deze functies zijn beschikbaar in de lijstweergave en de kalenderweergave. Als een Activiteit reserveringen heeft, kunnen deze ook veranderd worden. Reserveringen worden verwijderd als de Activiteit waartoe ze behoren verwijderd is. Dit geldt alleen voor reserveringen die aangemaakt zijn met een Activiteit. Reserveringen die aangemaakt zijn met de Reserveringen-module, worden niet toegewezen aan een Activiteit en worden dus niet verwijderd. In de lijstweergave kun je het icoon "Deze kolom bewerken voor alle geselecteerde rijen" gebruiken om een kolom te bewerken voor meerdere rijen. De rijen kunnen geselecteerd worden door gebruik te maken van de checkbox links van de kolom. Een klik op de checkbox helemaal bovenaan of onderaan deze kolom zal alle selecties in de kolom omdraaien.

Nieuwe Activiteitengroepen toevoegen

Een Gebruiker met voldoende bevoegdheden mag een Activiteitengroep aanmaken. De volgende gegevens kunnen worden ingevoerd: "Naam", "Locatie", "Tijd", "Omschrijving", "Kleur" en "In Dienstrooster gebruiken". Deze waarden (behalve Omschrijving en Kleur) worden gebruikt als standaardwaarden voor nieuwe Activiteiten, welke worden ingedeeld bij deze Activiteitengroep. Reserveringsobjecten kunnen worden geselecteerd om gereserveerd te worden op dezelfde tijd als de Activiteiten in de Activiteitengroep. De optie "Gecombineerde Reserveringen" verduidelijkt de kalender. Omdat een Activiteit meerdere Reserveringen kan gebruiken, bepaalt deze optie dat deze reserveringen in beknopte vorm worden weergegeven in de kalender. Om dit te laten werken, moet de bewuste optie ingesteld worden in de Reserveringen-module. Omschrijving en Kleur worden gebruikt om Activiteitengroepen makkelijker te herkennen in de kalender. De kleuren worden gedefinieerd in hexadecimale RGB-kleurcodes (bijv. #FF0000 voor rood). De kleur kan geselecteerd worden met de muis door te klikken op de kleurenbalk aan de rechterkant van het tekstveld.

Activiteitengroepen bewerken

Een Gebruiker met de juiste bevoegdheden (niveau 3 voor alle Activiteitengroepen/Kalenders) mag Activiteitengroepen bewerken en verwijderen. Alleen wijzigingen in de naam van de Activiteitengroep worden overgebracht naar de Activiteiten in de Activiteitengroep. Tijden, Locatie en "In Dienstrooster gebruiken" worden niet aangepast, omdat dit eigenschappen zijn van individuele Activiteiten. Als een Activiteitengroep verwijderd wordt, worden alle Activiteiten in die Activiteitengroep ook verwijderd, omdat Activiteiten onderdeel moeten zijn van een Activiteitengroep. Denk daarom altijd twee keer na voordat je een Activiteitengroep weggooit!

Exporteren

Activiteiten kunnen worden geëxporteerd als Excel spreadshet. De Gebruiker kan ervoor kiezen bepaalde Activiteiten te exporteren door "alles", "getoond", "geselecteerd" in de selectielijst te gebruiken.

"Alles" betekent dat alle Activiteiten worden geselecteerd die in de geselecteerde periode plaatsvinden en tot de geselecteerde Activiteitengroepen behoren.

"Getoond" exporteert alleen de Activiteiten op het scherm. Door gebruik te maken van de verschillende instellingen en filters, kunnen de getoonde Activiteiten aangepast worden.

Als "geselecteerd" is gekozen, worden alleen die Activiteiten geëxporteerd die aangevinkt zijn met de checkbox.

Activiteiten kunnen ook geëxporteerd worden in PDF-formaat. In principe is iedere denkbare lay-out mogelijk, bijv. flyers voor individuele Activiteiten, week- of maandoverzichten voor bepaalde of alle Activiteitengroepen, enz.

Instellingen

Gebruikers met autorisatieniveau 4 kunnen onder "instellingen" de volgende instellingen aanpassen:

  • Toon tijden in de PDF kalender: De naar PDF geëxporteerde maand-weergave kan tijden bevatten. Als deze worden weggelaten, is er meer ruimte in de kalender voor omschrijvingen.
  • Moeten opmerkingen zichtbaar zijn in de PDF-kalender?: Indien ingesteld op 'ja', wordt de opmerking bij een Activiteit op een tweede regel in het PDF-bestand toegevoegd.
  • Zondagen markeren in lijstweergave: Schakel deze optie in om Reserveringen die op een zondag plaatsvinden te benadrukken in de lijstweergave.
  • Maandkalender: Gebruik dit als titel: Kies een titel voor de Activiteiten in de maandkalender: de naam van de Activiteitengroep of de titel/opmerkingen bij de Activiteit.
  • Maximum aantal karakters voor de titel in de maandkalender: De titel van de Activiteit wordt afgekapt na dit aantal karakters op het kalenderscherm. Titles langer dan de breedte van de dag zullen doorlopen op de tweede regel.

Website-instellingen (alleen TYPO3)

De TYPO3-extentie kool_daten maakt het mogelijk om Activiteiten te publiceren op de website. Dit betekent dat de kalender altijd up-to-date is. De kalender kan geconfigureerd worden met Flexforms in de TYPO3 back-end. De volgende typen weergaven zijn beschikbaar: Maand-kalender, Lijst, Sorteerbare lijst, Maand-lijst en Teaser.

Activiteiten importeren in Sunbird, iCal of Outlook

De Activiteiten in de kOOL database kunnen worden geïmporteerd in een kalenderprogramma met behulp van een iCal-bestand. Alle Activiteiten in kOOL, startend bij de huidige dag, worden gepubliceerd. Als je alleen bepaalde Activiteitengroepen openbaar wilt maken, is het mogelijk om in kOOL een voorkeurslijst met de naam "ical" te definiëren, welke de gewenste Activiteitengroepen bevat. Dit filter wordt gebruikt om de Activiteiten te filteren die worden geëxporteerd naar iCal.

Om een iCal-bestand te downloaden, moet je je eerst aanmelden met je kOOL Gebruikersnaam. Als je het autorisatievenster annuleert of een verkeerd paswoord invoert, zullen alleen de publiekelijk zichtbare Activiteitengroepen worden geëxporteerd, dus degene die je zou zien in kOOL als je niet als Gebruiker bent aangemeld. De URL om het iCal-bestand te downloaden is: JOUW.KOOL.DOMEIN/ical (bijv. kool.church.org/ical). Oudere versies van Outlook ondersteunen iCal niet erg goed. Het is beter om Outlook 2003 te gebuiken, of nog beter: Oulook 2007. Er is een plugin voor het gebruik van iCal in Outlook 2003 die het beheer van kalenders-op-afstand vergemakkelijkt: remotecalendars.sourceforge.net

Meer informatie over iCal staat op Wikipedia: en.wikipedia.org/wiki/ICalendar

Rects
©Renzo Lauper, CH-5000 Aarau, All rights reserved