KOOL is een gereedschap om administratie binnen kerken makkelijker te maken. Dit document bevat een aantal van de concepten die inzicht geven in de manier waarop kOOL werkt.

Modules

De software is verdeeld in modules. Elke module is op zichzelf compleet, maar waar nodig bestaan er interfaces tussen de modules. De gegevens van de Persoon-module wordt bijvoorbeeld gebruikt in de Reserveringen-module. Per module kunnen bevoegdheden worden toegewezen aan Gebruikers. Sommige modules hebben verschillende niveaus van bevoegdheden die ook per Gebruiker worden toegewezen.

Gebruikers en Gebruikersnamen

Omdat kOOL doorgaans beschikbaar is via het internet, is het belangrijk dat Gebruikers en hun bevoegdheden zorgvuldig worden beheerd. Een Gebruiker kan al dan niet ingelogd zijn. Als een Gebruiker niet is aangemeld, heeft deze de bevoegdheden van de virtuele Gebruiker "ko_guest". Een Gebruiker wordt geïdentificeerd door middel van een Gebruikersnaam en een wachtwoord. Nadat de Gebruiker is aangemaakt, kan deze gekoppeld worden aan een Persoon met behulp van de Admin-module. De Gebruikersnaam hoeft dus niets te maken te hebben met de naam van de Persoon. Er zijn meerdere niveaus beschikbaar om de bevoegdheden van een Gebruiker in te stellen voor de verschillende modules. De inloggegevens worden normaal centraal beheerd en zo nodig veranderd met behulp van de Admin-module. De documentatie voor de Personen-module bevat meer informatie over de relatie tussen Personen en Gebruikers.

Gastaccount "ko_guest"

Zodra iemand de kOOL webpagina opent, wordt deze automatisch ingelogd als gast met de Gebruiker "ko_guest". Hoewel dat niet zichtbaar is voor de gebruiker, bepaalt dit wat hij kan zien en doen op de webpagina. Zodra een geldige combinatie van Gebruikersnaam en wachtwoord is ingevoerd, verandert de Gebruikersnaam en een verschijnt er een link "Afmelden". Rechten die van toepassing zijn op alle gebruikers die niet zijn aangemeld, kunnen worden toegewezen aan deze gastaccount. Dit kan gedaan worden door in de Admin-module "ko_guest" te selecteren uit de lijst van Gebruikers en deze te wijzigen net zoals dat gaat bij andere Gebruikers. Het enige verschil tussen de gastaccount en een normale Gebruiker, is dat "ko_guest" niet verwijderd kan worden.

Startpagina, front-modules

De startpagina wordt weergegeven nadat de Gebruiker zich aangemeld heeft. De lay-out kan worden aangepast om belangrijke berichten te tonen, naar voorkeur van de Gebruiker. Het screenshot toont de startpagina na aanmelding. Elke module (Nieuws, Verjaardagen, etc.) levert gegevens voor deze pagina en kan met de Admin-module worden ingeschakeld of uitgeschakeld of op een andere manier worden gerangschikt. Het is mogelijk diverse overzichten van de gegevens te tonen. De startpagina kan worden geopend met behulp van "Start" aan de linkerkant van de menubalk.

Een overzicht van de front-modules:

Datum: Er wordt een kalender van de huidige maand weergegeven. Dagen waarop een activiteit plaatsvindt, worden in vet weergegeven. Nadere details over de activiteiten op deze dag worden weergegeven als de muisaanwijzer over de datum wordt bewogen.
Nieuws: Als de Nieuws-front-module is ingesteld om te worden weergegeven in het hoofdscherm, zijn nieuwsartikelen in hun geheel zichtbaar. Als men kiest om het nieuws links of rechts te laten weergeven, is slechts een titeloverzicht zichtbaar. Als u klikt op een titel verschijnt het hele artikel in het hoofdscherm.
Verjaardagen: Een lijst van enkele van de eerstvolgende verjaardagen.
Mutatie: Adreswijzigingen en andere mutaties kunnen hier worden aangevraagd. Nadat zowel achternaam als voornaam zijn ingevoerd, verschijnen de persoonlijke gegevens die veranderd kunnen worden. Elke wijziging moet goedgekeurd worden door een moderator.
Moderatie: Alle wijzigingen die moderatie (toestemming van een moderator) behoeven, worden hier getoond. Dit omvat o.a. reserveringen en mutaties. Klik op de desbetreffende regel om de ingezonden gegevens te tonen.
Dienstrooster: Als de huidige en de volgende maand definitief zijn (d.w.z. dat er geen wijzigingen meer zijn toegestaan in het rooster), kan de verroostering van die maanden worden gedownload. Dit betekent dat het mogelijk is om dienstroosters beschikbaar te maken voor iedereen die dat nodig heeft; die mensen hoeven geen kOOL-gebruikersnaam te hebben.
Vandaag: De eerstkomende activiteiten en reserveringen worden getoond op de startpagina. Als degene die ingelogd is verantwoordelijk is voor één of meer teams, worden die activiteiten weergegeven die lege plekken in het toerbeurtsysteem hebben in de huidige of de volgende maand. Zo heeft men dus een overzicht van wat er de komende tijd staat te gebeuren. De lay-out van de startpagina en alle andere instellingen voor de gastaccount (en andere accounts) kunnen worden gedefinieerd in de Admin-module.

Submenu´s

Elke module heeft verschillende submenu's voor de verschillende opties. De submenu´s zijn logisch gegroepeerd, elke groep met een eigen ondertitel. De afbeelding toont een submenu van de Activiteiten-module, die het mogelijk maakt om datums weer te geven als een lijst of in kalenderformaat. Welke submenu´s worden weergegeven en welke opties die bevatten, hangt af van de bevoegdheden van het Gebruikersaccount. In het voorbeeld is de optie voor het toevoegen van een nieuwe activiteit niet aangetoond, omdat de Gebruiker niet de bevoegdheid heeft om dat te doen.

De rangschikking van de submenu´s kan worden gewijzigd naar voorkeur van de Gebruikers. Door met de muis over het kleine driehoekje links van de titel te bewegen, open je het actiemenu. Hier vindt je de mogelijkheid om een individueel submenu omhoog, omlaag, naar links of naar rechts te verplaatsen. Ook is het mogelijk het submenu te minimaliseren, zodat alleen de titel zichtbaar is. Via hetzelfde actiemenu kan het submenu weer worden uitgeklapt.

Kolommen selecteren (lijstweergave)

In sommige modules kan de weergave worden aangepast om de benodigde kolommen te tonen, of de weergave van de gegevens te wijzigen. In het getoonde voorbeeld uit de Personen-module kunnen individuele kolommen worden weergegeven of verborgen. Deze selecties van kolommen kunnen worden opgeslagen als voorkeurslijst, zodat deze op een later tijdstip opnieuw kan worden gebruikt. In het getoonde voorbeeld betekent de voorkeurslijst "naam_adres" dat de volgende kolommen worden getoond: "Voornaam", "Achternaam", "Adres", "Postcode" en "Woonplaats". Een voorkeurslijst kan worden verwijderd door deze te selecteren en vervolgens te klikken op het prullenbak-icoon. Om een voorkeurslijst te wijzigen, slaat men deze eenvoudigweg nogmaals op onder dezelfde naam.

Exporteren, download van bestanden

In sommige modules kunnen gegevens worden geëxporteerd als Excel- of PDF-bestanden. Een apart downloadvenster wordt gebruikt om de download aan te bieden. Om dit venster weer te kunnen geven, moet je ervoor zorgen dat de browser geen pop-up-vensters van de kOOL server blokkeert. De bestandsnaam is een lange reeks van nummers, welke de volgende betekenis hebben: de eerste acht cijfers vertegenwoordigen de datum en de zes daarna staan voor de tijd in uren, minuten en seconden. Het bestand kan worden gedownload vanuit dit venster, hetzij door met de linkermuisknop het bestand onmiddelijk te openen (indien dit wordt ondersteund door de browser), hetzij door rechts te klikken op het bestand en te kiezen voor "opslaan als ..." in het context menu.

Directe verzoeken aan de server (Ajax)

Voor sommige operaties in kOOL hoeft niet de gehele webpagina opnieuw te worden geladen, maar wordt het resultaat van een verzoek aan de server verwerkt zonder de hele pagina te vernieuwen. Deze manier van werken is sneller en gebruiksvriendelijker. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij het filteren van Personen. Om te laten zien dat het verzoek verwerkt wordt, toont kOOL een animatie in de rechter bovenhoek van het scherm. De muisaanwijzer verandert daarbij in een zandloper. Zodra de server klaar is met de behandeling van het verzoek, verdwijnt de animatie en verandert de muisaanwijzer weer terug in een pijl. Als de animatie langer dan 10 seconden blijft, dan is het mogelijk dat er iets is misgegaan. Als dit het geval is, blijf dan gewoon doorwerken (bijvoorbeeld door te klikken op het menu) en probeer hetzelfde verzoek later nogmaals.

Multi-rij bewerking

In de meeste lijstweergaves vindt u een icoontje voor een bewerkingsactie onderaan iedere kolom. Dit stelt u in staat om deze kolom te bewerken voor meerdere rijen tegelijk. Vink de gewenste rijen aan en klik op het icoon "multi-bewerken".

Nu heeft u de mogelijkheid om deze kolom te bewerken voor alle geselecteerde rijen. U kunt ook klikken op "Alles veranderen in:" en een waarde invoeren die op alle geselecteerde rijen zal worden toegepast.