Auf der ersten Stufe (Betrachten) dürfen Personendaten betrachtet werden, d.h. sie erscheinen in der Auflistung, sie können aber weder verändert noch gelöscht werden.

Die zweite Stufe (Editieren) erlaubt es dem Benutzer, Personenangaben zu bearbeiten, nicht aber zu löschen.

Die dritte Stufe (Verwalten) erlaubt dem Benutzer neben dem Editieren auch das Löschen von Personen, also den vollen Zugriff.

In der letzten Stufe (Moderieren) können beantragte Adressänderungen moderiert – also übernommen oder abgelehnt – werden.

Falls das Kleingruppen-Modul (kg) installiert ist, stehen auch hierfür drei Berechtigungsstufen zur Verfügung, die das Betrachten (1), das Bearbeiten (2), sowie das Löschen und Neu erstellen (3) erlauben. (mehr zum KG-Modul siehe weiter unten)

Mit der Option "Dieser Benutzer darf Gruppen-Anmeldungen für seine Gruppen moderieren" darf das Login Gruppen-Anmeldungen, die über die Webseite eingegangen sind, selber bewilligen. Dies geht für Gruppen, für die dieses Login Zuteilen-Rechte (Stufe 2) hat.

Feinverteilung von Benutzerrechten (nach Zeilen)

Bei den Personendaten können die Benutzerrechte für jedes Login noch feiner unterteilt werden, damit z.B. ein Kleingruppenleiter die Adressen seiner Kleingruppen-Mitglieder ansehen, oder sogar bearbeiten darf. Als Beispiel soll einem Kleingruppenleiter, der auch noch Dienstleiter des Kaffeeteams ist, erlaubt werden, die Personendaten zu seinen Kleingruppenmitgliedern anzusehen und die Daten zu den Mitgliedern des Kaffeteams zu bearbeiten. Aber auf alle anderen Personen aus der Datenbank soll er keinen Zugriff erhalten.

Dazu müssen als erstes Filtervorlagen erstellt werden, die die entsprechenden Berechtigungen abbilden. In diesem Fall:

1. Filter für seine Kleingruppe als Vorlage „kg1“ speichern

2. Filter für Dienst „Kaffeeteam“ als Vorlage „kaffeeteam“ speichern

Im Admin-Modul können Sie nun das entsprechende Login bearbeiten und bei den Personenberechtigungen die All-Rechte 0, für die Stufe 1 die Filtervorlage „kg1“ und für die Stufe 2 die Filtervorlage „kaffeeteam“ wählen. Damit haben Sie definiert, dass dieses Login zuerst mal keine Personen ansehen darf (All-Rechte 0), dann aber doch die Leute, die mit der Filtervorlage „kg1“ definiert sind ansehen darf, und weiter dürfen die Personen, die auf die Filtervorlage „kaffeeteam“ zutreffen betrachtet sowie bearbeitet (aber nicht gelöscht) werden.

Anschliessend können Sie die Filtervorlagen „kg1“ und „kaffeeteam“ wieder löschen, wenn Sie diese nicht mehr für sich selber brauchen, die Berechtigungen bleiben danach erhalten.

Feinverteilung von Benutzerrechten (nach Spalten)

Zusätzlich dazu, dass Sie pro Login definieren können, welche Personen betrachtet oder bearbeitet werden dürfen, können Sie auch definieren welche Angaben zu diesen Personen betrachtet oder bearbeitet werden dürfen. Konkret heisst das, Sie können pro Login angeben, welche Spalten der Personendaten für diesen Benutzer sichtbar resp. bearbeitbar sein sollen.

Dazu legen Sie bei Ihrem eigenen Login eine Spaltenvorlage an, welche die Spalten enthält, die der Benutzer ansehen darf (analog dazu können Sie eine Spaltenvorlage für die Spalten erstellen, die vom Benutzer bearbeitet werden können). Nun können Sie das betreffende Login im Admin-Modul bearbeiten und bei den Leute-Rechten die entsprechenden Spaltenvorlagen für die beiden Stufen (Betrachten, Bearbeiten) auswählen.

Wichtig: Damit überhaupt Personen betrachtet werden können, müssen Sie entweder das globale Recht auf 1 oder höher setzen, oder mittels einer Filtervorlage einen Teil der Personendaten zugänglich machen. Gleiches gilt für die Stufe 2.

Familien

Einzelne Personen können in kOOL zu Familien zusammengefasst werden. Dies ermöglicht z.B. den Export für einen Serienbrief an die Einzelpersonen oder an die ganze Familie. Da jede Person einer Familie zusätzlich eine Familien-Rolle (Frau, Mann, Kind) einnimmt, ist es auch möglich, die Anzahl Kinder einer Familie stets korrekt zu halten; sie muss also nicht manuell bei beiden Eltern nachgetragen werden. Ein weiterer Vorteil einer Familienverwaltung ist, dass eine Adressänderung nur bei einem Mitglied der Familie – egal bei welchem – vorgenommen werden muss, und schon ist die ganze Familie umgezogen. Die Felder, die pro Familie nur einmal gespeichert werden, sind im Bearbeitungsformular der Personendaten mit einem entsprechenden Familien-Icon markiert. D.h., dass eine Änderung dieser Daten bei einer Person, die zu einer Familie gehört, die Änderung bei allen Familienmitgliedern zur Folge hat.

Durch einen Klick auf den Familiennamen mit dem Plus daneben, können die Optionen zu dieser Familie angezeigt werden. Als erstes kann diese Person über das Auswahlfeld einer anderen Familie zugewiesen werden. Wenn z.B. ein Kind auszieht, kann hier als Familie „keine“ ausgewählt werden, um diese Person wieder alleinstehend zu führen. Analog dazu kann über den Knopf „Neue“ für eine Person eine neue Familie angelegt werden, wenn z.B. ein Kind heiratet. Als weitere Optionen stehen die Felder "Familien-Anrede", "Familien-Vorname" und "Familien-Nachname" zur Verfügung. Wenn alle drei Optionen leer gelassen werden, wird bei einem Familien-Export als Anrede "Familie", ein leere Vorname und der Familien-Nachname als Nachname verwendet. Letztere setzt sich aus den Nachnamen der Familienmitglieder zusammen, die durch einen Bindestrich verbunden werden, wenn nicht alle gleich sind. Mit den drei Familien-Feldern (Anrede, Vorname, Nachname) kann diese Standard-Anrede pro Familie überschrieben werden.

Mit dem Knopf „Markierte Personen zu Familie zusammenfassen:“ unterhalb der Personenliste können mehrere Personen direkt zu einer Familie zusammengefasst werden. Die Adressdaten dieser Personen werden damit überschrieben, dass alle Familienfelder bei allen gleich sind – deshalb sollten alle Personen bereits die selbe Adresse haben, damit keine Daten verloren gehen. Die Familien-Rolle kann anschliessend für alle Personen einzeln oder über die Mehrfachbearbeitung der Spalte „FamRolle“ definiert werden.

Filter

Die Liste der angezeigten Personen kann gefiltert werden. Dazu stehen für jede Spalte eigene Filterregeln zur Verfügung, die miteinander kombiniert werden können.

Mögliche Filterregeln: Nachname, Vorname, PLZ, Ort, Land, TelP, TelG, Natel, Fax, Email, Zivilstand, Geburtsdatum, usw.

Sind verschiedene Filterregeln angewendet, werden diese mittels UND verknüpft, d.h. es werden nur die Personen angezeigt, die alle Filterregeln erfüllen. (siehe Beispiele) Dies ist das Standardverhalten, welches durch die Option „Verknüpfung“ geändert werden kann.

Werden aber mehrere Filterregeln zur gleichen Spalte angelegt, werden diese mittels OR verknüpft, dies erlaubt eine Mehrfachauswahl. Die einzige Ausnahme ist hier der Gruppenfilter, dieser wird je nach der Option „Verknüpfung“ mit OR oder UND verknüpft, damit auch zwischen verschiedenen Gruppen gefiltert werden kann.

Die Filterregeln können einzeln negiert werden.

Bei allen Filterregeln können reguläre Ausdrücke verwendet werden. Der Gebräuchliste dabei ist *, wobei „Me*“ sowohl für „Meier“ wie auch für „Merkofer“ steht.

Weitere reguläre Ausdrücke sind $ und ^. Dabei steht ^ für den Anfang und $ für das Ende eines Ausdruckes. Somit trifft auf *er$ „Meier“ zu, nicht aber „erfinden“. Allerdings wird „erfinden“ auf ^er* zutreffen, da dieses mit „er“ beginnt.

Einfache Beispiele

Alle mit Namen „Meier“ anzeigen: Nachname: Meier
Alle anzeigen, deren Postleitzahl mit 5 beginnt, also z.B. 5000 oder 5123: PLZ: 5*
Alle anzeigen, die keine Natelnummer haben: Natel: „“
Alle anzeigen, die eine Natelnummer haben: Natel „“, Negativ
Alle anzeigen, die einen Jahrgang zwischen 1950 und 1960 haben: Geb.Datum->Jahr: 195*
Alle Kleingruppen-Leiter anzeigen: KG Rolle "Leiter"

Kombinierte Beispiele

Alle anzeigen, die sowohl Natel als auch Email haben: Natel: „“, Negativ - Email: „“, Negativ
Alle Familienmitglieder ohne Familien-Rolle finden: Familie "", Negativ (alle, die einer Familie angehören), FamRolle "".
Geschlecht und Anrede abgleichen: Geschlecht "männlich", Anrede "Frau". (Damit können mögliche Fehleinträge gefunden werden.)

Spezielle Filter

DP: Wähle einen Anlass, von dem du alle Leute erhalten möchtest, die an diesem Anlass einen Diensteinsatz haben.
FilterVorlage: Damit kannst du eine deiner Filtervorlagen als eigenen Filter anwenden. Dies kann nützlich sein, um Filterkombinationen zu kreiern, die mit einem Filter nicht möglich wären.
KG Art, KG Region, KG Typ: Damit können alle Leute gefunden werden, die in einer Kleingruppe eingeteilt sind, die die gegebenen Eigenschaften erfüllt.
UndKinder: Bei einer Liste von Adressen können mit diesem Filter auch alle Kinder der gefilterten Personen in einem definierten Altersbereich hinzugefügt werden. Mit der Option "Nur Kinder anzeigen" ist es auch möglich, nur die Kinder der gefilterten Personen anzuzeigen, anstatt die Kinder zur Liste hinzuzufügen.
UndEltern: Bei einer Liste von Adressen können mit diesem Filter die Eltern der gefilterten Kinder hinzugefügt werden. Mit der Option "Nur Eltern anzeigen" erscheinen nur noch die Eltern.
Doppelte: Dieser Filter versucht doppelte Adressen zu finden. Dabei kannst du angeben, welche Felder zur Überprüfung verwendet werden sollen. Die gefundenen Duplikate können anschliessend zusammengelegt werden (siehe unten).

Filter-Vorlagen

Filter und auch Filterkombinationen können in Vorlagen gespeichert werden. Diese können zu einem späteren Zeitpunkt wieder angewandt werden und z.B. noch mit einem weiteren Filter verfeinert werden.

Wenn Sie zusätzlich zum Filter auch noch die angezeigten Spalten und die Sortierung speichern möchten, können Sie das Häckchen bei "Inkl. Spaltenansicht/Sortierung" setzen, bevor Sie die Filtervorlage speichern. Damit werden beim späteren Öffnen dieser Filtervorlage auch wieder die selben Spalten mit der gleichen Sortierung angezeigt wie bei Speichern. Sie erkennen am „+“ hinter dem Vorlage-Namen, ob zu dieser Vorlage auch die Spaltenansicht/Sortierung mitgespeichert wurde.

Ab der Berechtigungsstufe 4 (Moderator) können Filter-Vorlagen auch für andere Benutzer gespeichert werden. Dazu klicken Sie auf den kleinen Abwärts-Pfeil neben dem Speichernsymbol. Nun können Sie auswählen, für welche Benutzer diese Filtervorlage zusätzlich gespeichert werden soll. Diese Filter-Vorlagen werden jeweils als Kopien gespeichert, d.h. Sie können Ihre Vorlagen später wieder löschen und die anderen Benutzer behalten Ihre Filter-Vorlagen.

Moderatoren (Berechtigungsstufe 4) können Filter-Vorlagen global speichern, indem sie "Global speichern" aktivieren. Damit wird diese Filter-Vorlage nicht für die anderen kopiert sondern globall gespeichert. D.h. alle Benutzer können diese Filter-Vorlage anwenden, aber nur Moderatoren können diese wieder ändern oder löschen. Solche globale Filter-Vorlagen sind in der Auswahlliste mit einem "[G]" markiert.

Zur besseren Übersichtlichkeit können einzelne Filter aus der Liste ausgeblendet werden. Ist dies der Fall, erscheint unterhalb der Filterliste ein „-- mehr --“, mit welchem diese versteckten Filter wieder angezeigt werden können. Verstecken Sie also die nicht häufig verwendeten Filter in den Layout-Einstellungen im Admin-Modul, damit Sie die gebräuchlisten schneller finden können.

Duplikate zusammenlegen

Sobald ein Doppelte-Filter angewandt ist (siehe oben unter "Spezielle Filter") erscheint unterhalb der Liste der Adressen ein Knopf "Zusammenlegen", mit dem diese Duplikate zusammengelegt werden können. Dafür wird pro Duplikatgruppe die Adresse mit den meisten Informationen behalten und alle anderen gelöscht. Allerdings werden die Informationen der gelöschten Adressen in Adress-Mutationen gespeichert, damit diese Informationen manuell übernommen werden können. Zusätzlich werden alle Gruppen- und Kleingruppen-Zugehörigkeiten aller Adressen vereint.

Die Duplikate werden gruppenweise zusammengelegt, d.h. es ist möglich, mehrere unterschiedliche Duplikate auf einmal zusammenzulegen.

Erweiterte Sortierung

Bei jeder Spaltenüberschrift in der Listenansicht gibt es zwei Pfeil-Icons, mit denen die Adressliste nach diese Spalte sortiert werden kann. Dabei sind sowohl aufsteigende wie absteigende Sortierung möglich. Manchmal kann es aber wünschenswert und sinnvoll sein, nach mehreren Spalten zu sortieren. Dazu gibt es den Link "Erweiterte Sortierung" gleich über der Liste. Beim Anklicken werden zwei Auswahlfelder angezeigt, wobei beim ersten die Spalte ausgewählt ist, nach der momentan sortiert wird. Durch auswählen einer zweiten Sortierspalte werden die Adressen sofort neu sortiert. Mit den Pfeil-Icons rechts neben den Auswahlfeldern kann die Sortierreihenfolge auf auf- oder absteigend geändert werden.

Zur Sortierung stehen alle "normalen" Adressspalten sowie die momentan eingeblendeten Gruppen-Spaten inkl. allfälliger Gruppen-Daten-Spalten zur Auswahl.

Ansichten

Prinzipiell stehen zwei verschiedene Ansichten der Personendaten zur Verfügung:

- Liste: Kompakte Liste. Die angezeigten Spalten können definiert werden.

- Adressliste: Übersicht über die wichtigsten Adressangaben, die mittels Copy&Paste schnell weiterverwendet werden können. In dieser Ansicht finden Sie neben jedem Namen ein Adress-Icon, mit dem Sie eine VCF-Visitenkarte in Ihr Outlook importieren können. Ebenfalls finden Sie einen Link, mit dem Sie die Adresse mit map.search.ch auf der Karte anzeigen lassen können.

Zur besseren Übersicht können in der Personenliste einzelne Spalten ein- und ausgeblendet werden. Die Filterregeln werden davon nicht beeinflusst und können auch auf Spalten angewendet werden, die nicht angezeigt sind. Diese Ansichten können in verschiedenen Vorlagen gespeichert werden.

Die Liste der Personen kann nach allen Spalten sowohl aufsteigend wie auch absteigend sortiert werden.

Die Geburtstagsliste zeigt die nächsten Geburtstage an. Wie viele Tage vor und zurück berücksichtig werden sollen, kann angegeben werden.

Spalten sortieren

Die Reihenfolge der Spalten kann automatisch oder manuell sortiert werden. Zur Umschaltung des Modus können Sie das Häckchen unterhalt der Spaltenliste „Spalten sortieren“ setzen oder entfernen. Wenn das Häckchen entfernt ist, werden neue Spalten immer rechts angefügt. Mit den Doppelpfeilen unterhalb jeder Spalte können Sie nun die Reihenfolge der Spalten manuell anpassen. Die Reihenfolge bleibt bestehen, wenn Sie die gewählten spalten in einer Vorlage speichern.

Wenn das Häckchen „Spalten sortieren“ gesetzt ist, können Sie die Spalten nicht selber sortieren, sondern neue Spalten werden immer an der Stelle eingefügt, in der sie auch in der Liste im Spalten-Submenu erscheinen.

Meine Liste

Sollen beliebige Leute, die nicht einfach über einen Filter aus der Datenbank gefiltert werden können, zusammen angezeigt werden – um sie z.B. zu exportieren oder sie einem Dienst zuzuweisen -, können diese Personen einzeln über Filter oder den Schnellfilter gesucht und zur "Meine Liste" hinzugefügt werden. Diese Liste steht jedem kOOL-Benutzer zur Verfügung, wenn er Zugriff auf die Personendaten hat und ist nur von ihm einsehbar.

Sind alle Personen zusammengefasst, kann z.B. durch eine Email-Aktion an alle Personen aus "Meine Liste" ein Email verschickt werden.

Personen können auch einzeln oder alle zusammen aus dieser "Meine Liste" entfernt werden. Ebenfalls besteht bei einigen Stellen im kOOL die Möglichkeit eine Personenliste in "Meine Liste" zu speichern oder daraus zu importieren.

Aktionen

Die angezeigten Personen können mittels Aktionen exportiert werden. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Excelliste: Dies ist z.B. geeignet für Serienbriefe.
Emailversand: Die Emailadressen der ausgewählten Personen erscheinen als Emaillink, damit entweder allen schnell ein Email zugestellt werden kann, oder damit die Liste dieser Emailadressen an jemand anderen verschickt werden kann, ohne sie alle abschreiben zu müssen. Personen, die über keine Emailadresse in ihren Personendaten verfügen, werden separat aufgeführt und eine Liste dieser Personen kann als Excel-Datei geöffnet werden.
Etiketten: Für die ausgewählten Personen kann über diese Aktion eine Etikette erstellt werden. Mehr dazu folgt im nächsten Abschnitt.
Serienbrief: Für einfache Serienbriefe kann dieser Export verwendet werden, mit dem der Brief direkt in kOOL geschrieben und ausgedruckt werden kann. Mehr siehe unten.
SMS: Falls in den Personendaten im Feld Natel eine gültige GSM-Nummer eingetragen ist, kann mittels der SMS-Aktion an beliebige Empfänger ein SMS mit einem Text von max. 160 Zeichen verschickt werden. Mehr dazu weiter unten.
Statistiken: Hier werden einige Diagramme über die Adressen dargestellt. Dabei werden nur die Adressen ausgewertet, die durch den aktuellen Filter definiert sind. Über das Submenu "Statistiken" kannst du wählen, welche Diagramme dargestellt werden sollen.
PDF: Hiermit können direkt PDF-Listen erstellt werden. Mehr zu den Möglichkeiten und Einstellungen erfahren Sie weiter unten.

Über das Auswahlfeld „Zeilen:“ können Sie auswählen, welche Personen/Familien exportiert werden sollen. Dabei stehen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

Gefilterte (Personen): Sämtliche Personen, die zur aktuellen Liste gehören (inkl. allfällig aktiver Filter) werden als Einzelpersonen exportiert, d.h. die Familienzugehörigkeit wird nicht berücksichtigt.
Gefilterte (Familien): Sämtliche Personen, die zur aktuellen Liste gehören (inkl. allfällig aktiver Filter) werden als Familien exportiert, falls diese zu einer Familie gehören. Dabei werden die pro Familie definierte Werte für Anrede, Vorname und Nachname verwendet, falls diese definiert sind. Ansonsten wird als Anrede "Familie", für den Vornamen werden die Vornamen der Eltern, und der Familien-Nachname als Nachname verwendet. Familien werden nur einmal exportiert, auch wenn mehrere Mitglieder in der Liste vorkommen. Für alleinstehende Personen, werden die Daten der Einzelperson verwendet.
Gefilterte (Ab 2 als Fam): Sämtliche Personen, die zu einer Familie gehören und von deren Familie mindestens zwei Mitglieder in der aktuellen Liste vorkommen, werden als Familien exportiert - alle einzelnen Familienmitglieder und Einzelpersonen (ohne Familien) werden als Einzelpersonen exportiert.
Markierte: Es werden für alle markierten Personen/Familien die Daten gemäss der Auswahl exportiert. Um eine Einzelperson zu wählen, müssen Sie das Kreuzchen in der ersten Checkbox-Spalte der Personenliste machen, und um die Familie zu exportieren, müssen Sie das Kreuzchen in der zweiten Spalte, der Familien-Spalte, setzen.
Markierte (Familien): Alle markierten Personen werden nach Möglichkeit mit ihren Familiendaten exportiert. Wenn es sich um eine Einzelperson handelt, werden diese Daten verwendet.
Markierte (Ab 2 als Fam): Siehe "Gefilterte (Ab 2 als Fam)". Gilt für markierte Personen.

Über das Auswahlfeld „Spalten“ können Sie definieren welche Personen-Daten beim Excel- und Etiketten-Export exportiert werden sollen. So ist es z.B. für einen Serienbrief sinnvoll, nur die Adressdaten und nicht noch alle Kurs-, Kleingruppen- und Telefondaten zu exportierern, da diese in diesem Moment nicht von Interesse sind. Dazu stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

Alle: Dabei werden wirklich alle Daten zu den gewählten Personen exportiert. Das kann eine grosse Datenmenge ergeben.
Angezeigte: Dabei werden nur die angezeigten Spalten exportiert.
Angez. + Elternspalten: Zusätzlich zu den angezeigten Spalten werden bei allen Kindern Angaben zu deren Eltern in zusätzlichen Spalten hinzugefügt, z.B. die Natelnummer der Eltern.
„Vorlage“: Die Optionen in Anführungszeichen stehen für ihre Spalten-Vorlagen, die sie im Leute-Modul gespeichert haben. Damit ist es sehr einfach möglich, die richtigen Daten für einen Serienbrief oder eine Etikette zur Verfügung zu haben. Es empfiehlt sich, Spalten-Vorlagen für die häufig verwendeten Exporte zu speichern, dann können diese hier ausgewählt werden und schon hat man die Daten, die man braucht.

Etiketten drucken

Um Adressdaten von Personen als Etiketten zu drucken, können die Personendaten über die Aktion „Etiketten“ in eine PDF-Datei exportiert werden, welche die zu druckenden Daten enthält. Dadurch ist es z.B. möglich, Adressetiketten zu drucken, aber es sind noch viele weitere Möglichkeiten denkbar, wie z.B. Namensschilder für einen Anlass usw.

Gedruckt werden die im Auswahlfeld „Spalten“ ausgewählten Spalten. D.h. für eine Adressetikette müssten die Spalten Anrede, Vorname, Nachname, Adresse, PLZ und Ort angezeigt sein, wenn sie die Option „angezeigte“ wählen. Vorteilhaft erstellen Sie sich eine Spalten-Vorlage „etiketten“, die diese Spalte enthält und wählen dann die Option „etiketten“ aus. Nach dem Export erscheinen einige Optionen, die vor dem definitiven Druck noch verändert werden können:

Vorlage: Als erstes muss die zu verwendende Vorlage für den Etikettendruck gewählt werden. Diese Vorlagen können über das Admin-Modul definiert werden. (siehe Dokumentation zum Admin-Modul)
Start-Etikette: Mit welcher Etikette soll auf der ersten Seite mit Drucken begonnen werden? Die Zählung beginnt links oben, geht nach rechts, dann eine Zeile nach unten, wieder nach rechts usw.
Rahmen drucken: Entweder kann der Etiketten-Rahmen mitgedruckt werden oder nicht. Falls die Etikettenbögen nicht vorgeschnitten sind, kann der Rahmen als Schnitthilfe mit ausgedruckt werden.
Seite(n) füllen: Mit dieser Option können Sie den Etikettenbogen mit den gwählten Adressen füllen lassen. Wenn z.B. 3 Adressen zum Drucken ausgewählt wurden und Sie diese Option aktivieren, wird der ganze Etikettenbogen mit immer wieder diesen drei Adressen gefüllt.
Rücksendeadresse drucken: Mit dieser Option wird die Rücksendeadresse gemäss den Angaben aus den Allg. Einstellungen im Admin-Modul mit gedruckt. Die Einstellungen zur Position und Schriftgrösse können in der Etiketten-Vorlage definiert werden.
Felder-Trennzeichen: Nach jedem Feld (Anrede, Vorname, Ort usw.) kann entweder ein Leerschlag, ein Zeilenumbruch oder gar nichts gedruckt werden. Sollen z.B. Vorname und Nachname auf einer Zeile zu stehen kommen, kann als Feld-Trennzeichen nach dem Vornamen ein Leerschlag gewählt werden. Damit dann die Adresse wieder auf einer neuen Zeile zu stehen kommt, kann als Feld-Trennzeichen nach dem Nachnamen ein Zeilenumbruch definiert werden.

SMS versenden

Um Personen aus der Datenbank über ihre Natelnummer ein SMS zukommen zu lassen, können die entsprechenden Personen ausgewählt werden. Nach Auswahl der SMS-Aktion erscheint eine Liste der Empfänger, die über eine gültige Natel-Nummer verfügen und ein Textfeld mit all diesen Natelnummern. Ebenfalls können noch manuell weitere Empfänger angegeben werden. Nachdem der Text mit maximal 160 Zeichen verfasst ist, kann das SMS an alle Empfänger verschickt werden.

Die Kosten pro SMS hängen vom Empfänger ab und betragen in der Schweiz zwischen 7 und 10 Rappen. Die noch verfügbaren SMS-Credits werden unter SMS-Kontostand angezeigt. Sollten zuwenige verfügbar sein, können diese bei kirche online bestellt werden.

Falls dem eingeloggten Benutzer eine Mobilenummer zugewiesen ist, wird diese als Absender verwendet - falls diese Nummer als Sender-ID registriert ist. Falls der Benutzer mehrere Mobilnummern in seinen Adressdaten hat und/oder seinem Login eine Admin Mobilnummer zugewiesen ist, erscheint eine Auswahlbox, mit der der Benutzer den Absender wählen kann.

Serienbrief erstellen

Der Serienbrief-Export von kOOL soll nicht die Textverarbeitungs-Software (OpenOffice.org, MS Word etc.) ersetzen, sondern er bietet eine einfache Möglichkeit, einen Serienbrief direkt aus kOOL zu erstellen. Falls du allerdings das volle Potential deiner Textverarbeitung benötigst, kannst du einfach die Adressen aus kOOL als Excel-Datei exportieren und so weiterverwenden.

Wähle wie gewohnt die Zeilen und Spalten, die du für den Serienbrief benötigst und klicke dann auf das Serienbrief-Icon. Die ausgewählten Adressen werden auf vollständige Adressen überprüft. Bei nicht vollständigen wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben, sie werden aber trotzdem für den Serienbrief verwendet. Diese unvollständigen Adressen können in "Meine Liste" exportiert werden, damit man die Adressen einfach vervollständigen kann.

Falls du bereits einen Serienbrief im kOOL geschrieben hast, kannst du diesen als Vorlage auswählen. Dabei wird der ganze Text und alle Einstellungen dieses Briefes unten eingefügt, damit du den neuen Brief darauf basieren kannst.

Falls mehrere Layouts zur Auswahl stehen, kannst du hier ein entsprechendes auswählen. (Diese Layouts können von deinem Systemverantwortlichen als LaTeX .lco-Dateien angelegt werden.)

Nun kannst du den Anrede-Typ wählen.

Falls deinem Login eine Adresse zugewiesen ist und unter den Allgemeinen Einstellungen im kOOL die Kontakt-Angaben ausgefüllt sind, kannst du auswählen, mit welchem Absender du deinen Brief verschicken möchtest. Falls nur eine dieser beiden Adressen hinterlegt ist, wird diese automatisch verwendet.

Nun kannst du den Betreff und den eigentlichen Text deines Briefes eingeben. Mit den Icons oberhalb des Textfeldes kannst du einige Formatierungen vornehmen. Um eine Liste zu erstellen, kannst du einfach jeden Punkt auf eine neue Zeile schreiben, die mit einem Bindestrich ("-") beginnt. Ganz zu unterst auf der Seite findest du eine Liste von Platzhaltern, die du im Text und im Betreff verwenden kannst. Diese werden im eigentlichen Brief durch die entsprechenden Werte des jeweiligen Empfängers ersetzt. Hier stehen die Spalten zur Auswahl, die du für den Export ausgewählt hast.

Am Schluss kannst du noch die Grussformel (z.B. Mit freundlichen Grüssen) und deine Unterschrift angeben. Für die Unterschrift kannst du entweder einfach den Text eingeben und dann allenfalls noch von Hand unterschreiben, oder du kannst ein Bild mit deiner Unterschrift hochladen. Falls du bereits bei einem früheren Brief deine Unterschrift hochgeladen hast, kannst du dieses wiederverwenden. Wenn du ein neues Bild hochlädst, wird das bisherige überschrieben.

Nun kannst du den Serienbrief erstellen lassen, indem du auf Serienbrief erstellen klickst. Danach geht ein Popupfenster auf mit einem Download-Link für die erstellte PDF-Datei, die alle Briefe jeweils auf einer neuen Seite enthält.

PDF-Liste erstellen

Mit der Auswahlbox kann ein PDF-Layout ausgewählt werden, welches zur Erstellung einer PDF-Liste verwendet werden soll. Die verfügbaren PDF-Layouts können über das Admin-Modul bearbeitet werden, mehr dazu in der Dokumentation über das Admin-Modul.

Im folgenden Dialog können folgende Einstellungen für die Erstellung der PDF-Liste gemacht werden:

Filter: Mittels der Filtervorlage wird definiert, welche Adressen exportiert werden sollen. Falls im gewählten PDF-Layout bereits eine Filtervorlage definiert wurde, wird diese vorselektiert "[Gemäss Vorlage]". Um den aktuell angewandten Filter zu verwenden, kann die Option "[Aktueller Filter]" gewählt werden. Oder aber es kann eine der gespeicherten Filtervorlagen direkt ausgewählt werden.
Spalten: Hier wählen Sie aus, welche Spalten pro Adresse in der PDF-Liste erscheinen sollen. Ist im PDF-Layout bereits eine Spaltenvorlage definiert, wird diese ausgewählt: "[Gemäss Vorlage]". Mit der Option "[Aktuelle Spalten]" können die momentan dargestellten Spalten für die PDF-Liste verwendet werden. Oder Sie können eine der gespeicherten Spaltenvorlagen verwenden.
inkl. Gruppen-Datenfelder: Wenn diese Option aktiviert ist, werden zu den gewählten Gruppen-Spalten auch die Gruppen-Datenfelder als einzelne Spalten dargestellt.
Kopf- und Fusszeile: Für die Texte der Kopf- und Fusszeile können Sie neben beliebigem Text einige Platzhalter verwenden, die beim Erstellen durch die entsprechenden Werte ersetzt werden. Z.B. können Sie mittels [[PageNumber]] die aktuelle Seitenzahl ausgeben lassen.

Adressdaten importieren

Im Leute-Submenu finden Sie ab der Berechtigungsstufe 4 eine Option „Import“. Damit können Sie Adressdaten aus externen Quellen importieren. Möglich ist der Import aus einer CSV- oder einer vCard-Datei.

Eine CSV-Datei können Sie z.B. aus einer Excel-Tabelle erstellen, in dem Sie diese als CSV (Comma Separated Value) Datei exportieren.

Der Import erfolgt über 3 Schritte:

1. Wählen Sie den Typ der Datenquelle Ihrer Adressdaten

2. (CSV) Wählen Sie die Spalten, die in der CSV-Datei vorhanden sind in der richtigen Reihenfolge aus, damit die entsprechenden Daten korrekt den Feldern der kOOL-Datenbank zugewiesen werden können. Wählen Sie ebenfalls die Datei mittels dem „Browse“-Knopf aus und geben Sie die Feld- und Texttrenner an. Der Feldtrenner steht zwischen jeder Spalte und der Texttrenner umgibt den Text einer einzelnen Spalte. Falls in der ersten Zeile Ihrer CSV-Datei die Spaltenüberschriften stehen, können Sie diese vom Export ausschliessen, indem Sie „Erste Zeile ignorieren“ aktivieren.

2. (vCard) Hier müssen Sie lediglich die vCard-Datei angeben, welche Sie importieren möchten. Es sind beide Typen von vCards erlaubt, solche mit nur einem Kontakt drin oder auch solche mit mehreren.

3. Falls die Datei korrekt erkannt und alle Angaben richtig gemacht wurden, sehen Sie nun die Anzahl erkannter Datensätze und eine Liste der ersten 5 erkannten Einträge. Falls Sie möchten, können Sie alle diese Adressen einer Gruppe zuweisen und anschliessend den Import durchführen.

Personen bearbeiten

Falls die Berechtigungen reichen, erscheint in der zweiten Spalte jeder Personen-Zeile ein Edit-Symbol. Dieses ist nur in der Listen-Ansicht, nicht aber in der Adresslisten-Ansicht verfügbar. Durch einen Klick darauf erscheint diese Person im Editier-Fenster, wo ihre Angaben verändert werden können. Dort erscheinen immer alle Angaben zu dieser Person, unabhängig davon, welche Spalten in der Liste angezeigt waren.

Möchten Sie eine Spalte von mehreren Personen auf einmal bearbeiten, finden Sie unterhalb der meisten Spalten in der Listenansicht ein Bearbeitungssymbol „Markierte Einträge dieser Spalte bearbeiten“. Dazu müssen Sie zuerst die zu bearbeitenden Datensätze links mit der Checkbox markieren. Durch einen Klick auf die Checkbox in der Titel- Fusszeile werden alle Einträge markiert – oder wieder deselektiert.

Falls pro Person mehrere E-Mail Adressen und/oder Mobilnummern verwaltet werden, erscheint neben all diesen Eingabefeldern eine Checkbox. Falls keine dieser aktiviert ist, wird bei einem Export immer die erste gefundene E-Mail Adresse resp. Mobilnummber verwendet. Durch Aktivieren dieser Checkboxen ist es möglich, dieses Verhalten zu überschreiben, indem bei der bevorzugten Adresse/Nummer das Häckchen gesetzt wird - dann wird für den Export nur noch diese Adresse verwendet.

Damit dies funktioniert müssen die zusätzlichen Felder für die E-Mail Adressen resp. Mobilnummern in ko-config.php definiert werden ($LEUTE_EMAIL_FIELDS resp. $LEUTE_MOBILE_FIELDS).

Neue Personen erfassen

Neue Personen können über den Link „Person hinzufügen“ erstellt werden. Felder können auch leer gelassen werden.

Änderungsverlauf der Adressen

Beim Bearbeiten von Adressdaten wird jedesmal die alte Version gespeichert. Damit ist es möglich die Adressen in einem Zustand in der Vergangenheit anzuzeigen. Diese Option steht ab der Berechtigungsstufe 2 im Leute-Modul zur Verfügung.

Im Submenu Schnell-Filter findet sich unter "Alter Zustand" ein Datumsfeld, welches mit dem gewünschten Datum in der Vergangenheit versehen werden kann, um die Adressen darzustellen, wie sie zu diesem Zeitpunkt in kOOL vorlagen. In der alten Version können wie gewohnt Filter angewandt und Exporte durchgeführt werden.

Mit dem Uhr-Symbol bei jeder Person ist es möglich, einen detaillierten Änderungsverlauf für diese einzelne Person darzustellen. Bei jeder Änderung findet sich ein Rückgängig-Icon, mit welchem die Version vor dieser Änderung wieder hergestellt werden kann.

Schnell-Filter

Um schnell nach einer Person zu suchen, können beim Schnell-Filter Vorname und/oder Nachname angegeben werden. Danach werden die Personendaten nach diesen Kriterien gefiltert und entsprechend angezeigt.

Mit der Checkbox „Gelöschte“ können die gelöschten Personen angezeigt werden. Diese wurden beim Löschen noch nicht definitiv aus der Datenbank entfernt, sondern lediglich als gelöscht markiert. Hier können Sie diese Einträge entweder definitiv löschen oder wiederherstellen.

Wenn die Allgemeine Option "Versteckte Adressen anzeigen oder ausblenden" auf "Gemäss Benutzer-Einstellung" gesetzt ist, erscheint die Checkbox "Versteckte", mit welcher umgeschalten werden kann, ob die versteckten Adressen dargestellt oder versteckt werden sollen.

Mutationen

Um Personendaten aktuell zu halten, ist meist ein grosser Aufwand aufzubringen. Um diese Abwicklung zu vereinfachen, gibt es in kOOL die Möglichkeit, Adressänderungen per Frontmodul zu beantragen. Diese Änderungen müssen dann von einem Moderator (Login mit Moderator-Rechten im Leute-Modul) bestätigt und übernommen werden. Somit kann jeder Änderungen beantragen, aber nicht selber vornehmen.

Im Submenu „Leute“ gibt es einen Eintrag „Mutationen ()“ (falls die Benutzerrechte dazu ausreichen). Wenn es eine oder mehrere offene Mutationen gibt, ist dieser Eintrag ein Link zu einer Liste der gemachten Änderungen. Die beantragten Änderungen können dort kontrolliert und allenfalls korrigiert werden bevor sie übernommen werden. Natürlich können die Änderungen auch gänzlich verworfen werden.

Kleingruppen-Modul (KG)

Die Verwaltung der Kleingruppen ist in einem eigenen Modul, das aber eigentlich nur als Untermodul zum Leute-Modul eingesetzt ist. Dadurch kann es aber pro Login zur Verfügung gestellt oder auch deaktiviert werden.

Über das Submenu „Kleingruppen“ können einerseits alle Kleingruppen angezeigt werden, und es kann auch eine neue Kleingruppe hinzugefügt werden. Die Listenansicht der Kleingruppen ist identisch mit allen anderen Listenansichten im kOOL und sollte deshalb selbsterklärend sein.

Der Name einer Kleingruppe muss nichts mit dem Kleingruppenleiter zu tun haben. Es können also auch Kleingruppen mit Namen „blau“, „gelb“ usw. verwendet werden, wenn das sinnvoll erscheint. Die Leiter, die einer Kleingruppe zugewiesen sind, erscheinen in der Listenansicht in Klammern hinter dem Kleingruppennamen. Ebenfalls kann in der Liste die Anzahl Teilnehmer eingeblendet werden. Diese Werte werden aus der Zuordnung der Personen zu Kleingruppen extrahiert.

Eine Person einer Kleingruppe zuweisen: Wenn du den Personendatensatz bearbeitest kannst du unter "Kleingruppen" die entsprechende Kleingruppe auswählen. Dabei hast du bei jeder Kleingruppe mehrere Einträge für die verschiedenen Rollen innerhalb der Kleingruppe, z.B. Leiter, Mitglied etc. Eine Person kann mehreren Kleingruppen in verschiedenen Rollen zugewiesen werden.

Dies Zuweisung mehrere Personen zu einer Kleingruppe kann ebenfalls über die Mehrfachbearbeitung der Kleingruppen-Spalte erfolgen.

Zugriff auf die Personendaten aus Outlook/Thunderbird

Die Adress-, Telefon- und Emaildaten zu den Personen in der kOOL-Datenbank werden in Echtzeit in einem LDAP-Telefonbuch, oder auch Verzeichnisdienst gespeichert. Auf diese Daten kann mit vielen Emailclients wie z.B. dem Outlook oder Thunderbird zugegriffen werden. Somit hat man jederzeit die aktuellen Daten im eigenen Mailprogramm. Die Personendaten sind natürlich auch hier nur mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich, d.h. man muss sich für den Verzeichnisdienst ebenfalls mit den kOOL-Logindaten anmelden.

Zur Einrichtung des Verzeichnisdienstes im Outlook muss folgendermassen vorgegangen werden:

Menu „Extras --> Konten...“
„Hinzufügen --> Verzeichnisdienst...“ wählen
Als Verzeichnisdienstserver müssen Sie Ihren LDAP-Server eintragen und „Anmeldung erforderlich“ aktivieren.
Der Kontoname lautet für den kOOL-Demoserver: „cn=LOGIN,ou=login,ou=kOOL_demo,dc=Ihr.LDAP.Server,dc=ch“ wobei Sie LOGIN durch Ihren kOOL-Loginnamen ersetzen müssen. Ebenfalls wird es für Ihr kOOL nicht „kOOL_demo“ heissen, sondern dort geben Sie den Namen an, den Sie in config/ko-config.inc definiert haben.
Das Kennwort ist identisch dem fürs kOOL
Wählen Sie den eben erstellen Verzeichnisdienst aus und klicken Sie auf "Eigenschaften"
Unter "Erweitert" müssen Sie als Suchbasis "ou=kOOL_demo,dc=Ihr.LDAPServer,dc=ch" eintragen. Wobei hier kOOL_demo auch wieder für Ihre kOOL-Installation angepasst werden muss.

Zur Einrichtung des Verzeichnisdienstes in Thunderbird muss folgendermassen vorgegangen werden:

Adressbuch öffnen
Datei --> Neu --> LDAP-Verzeichnis...
Folgende Daten eingeben
Name: kOOL-Daten
Hostname: Ihr LDAP-Server
Basis-DN: ou=kOOL_demo,dc=Ihr.LDAP.server,dc=ch
Port-Nummer: 389 (Standard)
Bind-DN: cn=LOGIN,ou=login,ou=kOOL_demo,dc=Ihr.LDAP.Server.dc=ch
(Dabei müssen Sie kOOL_demo jeweils mit dem Wert ersetzen, den Sie in in config/ko-config.inc definiert haben. Ebenfalls müssen Sie „LOGIN“ durch Ihren kOOL Loginnamen ersetzen.)
Nun sehen Sie in der Liste links den neuen Eintrag „kOOL-Daten“, welchen sie nun auswählen können.
Geben Sie oben rechts einen Namen als Suchbegriff ein.
Wenn Sie nach dem Passwort gefragt werden, können Sie Ihr kOOL-Passwort eingeben und es speichern lassen.
Schliessen Sie das Adressbuch
Wählen Sie Extras --> Einstellungen...
Im Abschnitt Verfassen können Sie bei „Adress-Autovervollständigung“ das eben erstellte LDAP-Verzeichnis auswählen.
Nun können sie beim erstellen einer neuen Email im Empfänger-Feld einen Teil eines Namens oder der Emailadresse eingeben und etwas warten, bis sie alle verfügbaren Einträge zur Auswahl erhalten.

Unter Mac OSX oder im iPhone können die obigen Einstellungen ebenfalls vorgenommen werden. Wichtig ist dabei, dass bei der Einstellung "Bereich" "Eine Ebene" ausgewählt wird. Bei einigen Versionen von OSX sind Probleme bei der Verwendung von SSL bekannt, deshalb dieses ev. deaktivieren.